Уважаемая Кристина!
Однозначного ответа на Ваш вопрос трудовое законодательство не содержит.
Из разъяснений Роструда следует, что возможность использования сервиса «Электронные заказные письма» Почты России зависит от того, в отношении каких работников и каких документов он применяется.
Так, Роструд в ответе на вопрос № 205385: https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/questions/view/205385 указал, что в отношении дистанционных работников допускается направление копии приказа об увольнении через сервис электронных писем Почты России, если сервис обеспечивает использование усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя. В этом случае такое направление приравнивается к направлению документа на бумажном носителе, а срок, предусмотренный ч. 1 ст. 392 ТК РФ, исчисляется со дня получения документа работником. Основание — ст. 312.3 ТК РФ.
Вместе с тем в более позднем разъяснении (ответ Роструда № 241610: https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/questions/view/241610 ) указано, что использование сервиса «Электронных заказных писем» Почты России для направления кадровых документов (запрос письменных объяснений, уведомление о сокращении, уведомление о необходимости получить трудовую книжку и др.) трудовым законодательством не предусмотрено.
Для дистанционных работников действует специальная глава 49.1 ТК РФ. В силу ст. 312.3 ТК РФ при обмене электронными документами используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная либо усиленная неквалифицированная электронная подпись работника. Поэтому Роструд допускает использование сервиса Почты России применительно к направлению копии приказа об увольнении дистанционному работнику.
Для остальных работников необходимо руководствоваться общими положениями ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Электронный документооборот осуществляется посредством платформы «Работа в России» либо информационной системы работодателя, отвечающей требованиям Трудового кодекса РФ. Сервис «Электронных заказных писем» Почты России в качестве самостоятельной системы кадрового электронного документооборота ТК РФ не предусматривает.
В связи с этим, направлять через сервис ЭЗП уведомления об истечении срока срочного трудового договора, уведомления о расторжении срочного трудового договора, требования о предоставлении объяснений, акты об отсутствии, приказы о дисциплинарном взыскании и иные кадровые документы обычным работникам не рекомендуется, поскольку такой способ прямо не предусмотрен трудовым законодательством и Рострудом не признается универсальным способом кадрового электронного документооборота.
Электронный отчет (уведомление) о вручении, сформированный Почтой России, подтверждает факт доставки электронного отправления, однако сам по себе не подтверждает юридически значимый факт ознакомления работника с кадровым документом, если иной порядок подтверждения установлен Трудовым кодексом РФ.
Такой отчет также не подтверждает факт ознакомления именно с вложенным кадровым документом, если законом требуется получение документа или ознакомление с ним в порядке, установленном трудовым законодательством.
Если работодатель использует КЭДО, необходимо соблюдать требования ст. 22.1–22.3 ТК РФ: оформить локальный нормативный акт о КЭДО, использовать предусмотренную законом информационную систему и соответствующие виды электронных подписей. Само по себе подключение работника к сервису ЭЗП, наличие учетной записи ЕСИА либо использование сервиса «Госпочта» не заменяют требований Трудового кодекса РФ.
Вывод:
для дистанционных работников допускается направление копии приказа об увольнении через сервис электронных писем Почты России при соблюдении требований ст. 312.3 ТК РФ (ответ Роструда № 205385);
для обычного кадрового документооборота Роструд указывает, что использование сервиса «Электронных заказных писем» Почты России трудовым законодательством не предусмотрено (ответ Роструда № 241610).
Поэтому применять данный сервис в отношении обычных работников в качестве единственного способа направления кадровых документов не рекомендуется. Для дистанционных работников его использование возможно в случаях, предусмотренных специальными нормами главы 49.1 ТК РФ.
Следующие документы можно направлять ЭЗП: Уведомление об истечении срока ТД (Ст. 79 ТК РФ требует предупредить работника в письменной форме. ЭЗП признается письменной формой.), о расторжении срочного ТД (Аналогично уведомлению об истечении срока. Основной риск — фиксация даты вручения), уведомление о необходимости явиться на ОРП (Информационное сообщение. Не требует обязательного личного подписания), уведомление о необходимости предоставить объяснение (Соответствует требованиям ст. 193 ТК РФ о затребовании объяснений в письменной форме), требование о предоставлении письменного объяснения (Дублирует суть уведомления. Главное — подтвердить факт и дату получения работником).
Что касается Акта об отсутствии на рабочем месте, акт фиксирует факт и направляется работнику только для ознакомления, если он отказывается подписать его лично, в остальных случаях подписывается на месте.
Уведомление о применении дисциплинарного взыскания (замечание), а также Приказ о дисциплинарном взыскании (замечание): ст. 193 ТК РФ требует объявить приказ работнику под подпись. ЭЗП не заменяет живую подпись на приказе. Есть риск, что работник не подпишет приказ в Госуслугах, взыскание отменит суд или ГИТ.
Электронный отчет Почты России, подписанный УКЭП оператора связи, является надлежащим подтверждением доставки при соблюдении одного ключевого условия: работник согласился на получение ЭЗП в личном кабинете Госуслуг (активировал сервис «Госпочта»).
В этом случае, согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, датой вручения считается момент поступления письма в личный кабинет (вручение в электронном виде).
Если у работника не подключена «Госпочта», Почта России распечатает ваше ЭЗП, запечатает в конверт и понесет как обычное бумажное письмо. Тогда подтверждением будет только бумажное извещение с живой подписью работника.
Электронный отчет подтверждает только факт доставки сообщения, но автоматически не доказывает содержание вложения для суда, если работник заявит, что внутри был «пустой лист».
Уточните у Почты России, есть ли тариф с возможностью формирования описи вложения.
Чтобы ГИТ или суд не признали такую отправку незаконной, работодатель обязаны выполнить следующие шаги:
1. Внедрить КЭДО или локальный акт: Если в компании ведется кадровый электронный документооборот (КЭДО) по ст. 22.1–22.3 ТК РФ, пропишите ЭЗП как один из каналов взаимодействия.
2. Если КЭДО нет, утвердите ЛНА (например, Положение об обмене юридически значимыми сообщениями), где зафиксирован данный порядок.
3. Получить согласие работника: Соберите письменные согласия сотрудников на обмен документами через ЭЗП Почты России с указанием их СНИЛС и номеров телефонов, привязанных к Госуслугам.
4. Проверить статус ЕСИА: Работник должен иметь подтвержденную учетную запись на портале Госуслуг.
5. Активировать «Госпочту»: Работник должен зайти в настройки Госуслуг и включить тумблер «Получать письма от ведомств и организаций в электронном виде». Без этого электронная доставка невозможна.
Кроме этого, необходимо учесть, что в части 3 статьи 22.1 ТК РФ прописан прямой запрет на использование электронного документооборота для некоторых критически важных документов. В частности, КЭДО не применяется в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/6dda95f9b6acf89a431a0737944b9443695b9df9/