Как ИП правильно работать с иностранными заказчиками?

Василий, здравствуйте.
Расскажу по порядку про налогообложение, затем про порядок действий, составление договора, про валютный контроль без штрафов.
Исходя из своего опыта работы в части сопровождения моих клиентов при работе с иностранными заказчиками (в основном это США, Канада, Кипр, Великобритания, Австралия, Израиль, Германия, Швейцария, Нидерланды, Бельгия, Чехия, Эстония и другие страны ЕС, а также Китай), прохождения валютного контроля, а также прохождения налоговых проверок со своими клиентами хотелось бы сразу отметить, что ничего сложного в том, чтобы начать работу с иностранным заказчиком нет. Главное 1 раз все грамотно настроить и тогда можно будет совершенно спокойно работать, но очень важно на старте не наделать ошибок, так как штрафы за нарушение валютного законодательства довольно большие.
1. Как платить налоги при работе с иностранными заказчиками.
Есть следующие варианты оплаты налогов при работе с иностранным заказчиком:
1.1. Работа с иностранным заказчиком как ИП. Обычно применяем УСН.
Однако в Вашем случае речь идет о разработке ПО – можно рассмотреть патент (ПСН) – в зависимости от региона и планируемых сумм налоговую нагрузку при приобретении патента можно сократить в разы по сравнению с УСН.
Правда для возможности применения патента должны обязательно соблюдаться определенные требования.
1.2. Работа с иностранным заказчиком как самозанятый. Нужно помнить, что у самозанятого есть лимит по доходу – не более 2,4 млн / год.
1.3. Работа с иностранным заказчиком как физическое лицо.
Сказать, что какой-то вариант однозначно лучше нельзя. Чаще всего мы используем вариант работы как ИП, поскольку он универсальный и подходит для всех случаев.
Самозанятость и работа просто как физическое лицо не всегда подходят, по ним есть ограничения, хотя и свои плюсы тоже есть.
Если у Вас только один клиент — можно работать с иностранным клиентом просто как физическое лицо. Правда ставка налога будет 13%, в то время как у ИП всего 6% или вообще патент.
Если клиентов несколько – это уже предпринимательская деятельность и оптимально выбирать вариант с ИП.
Чаще всего вариант работы как физическое лицо мы с клиентами выбираем, когда работа планируется непродолжительная (чаще всего это ситуации, когда клиент несколько месяцев работает с иностранной компанией дистанционно из России, после чего планируется переезд к месту работы).
Если все грамотно настроить, то при работе как ИП можно большую часть взаимоотношений с налоговой автоматизировать, в том числе сдачу отчетности и тогда Вы практически вообще не будете тратить время на юридические формальности.
2. Как открыть счет для валютного контроля.
Если говорить про ИП, то при открытии счета в банке для прохождения валютного контроля нужно учесть следующие нюансы:
А) Если оплата в иностранной валюте — нужно открыть отдельно транзитный и валютный счета. В договоре указываются реквизиты транзитного счета, поскольку именно на него иностранный контрагент будет отправлять деньги.
Плюс всегда к валютному счету открывается рублевый, поскольку, например, налоги Вы можете платить только в рублях.
Итого уже 3 счета.
Б) Не нужен транзитный счет только если оплата идет в рублях РФ (иногда бывает такое при работе с иностранной компанией). Тогда деньги просто поступают на Ваш рублевый счет.
Правда валютный контроль все равно будет. Даже если деньги идут в рублях, банк все равно видит, что деньги пришли от иностранного контрагента и инициирует валютный контроль.
3. Как начать работу с иностранным заказчиком.
Для начала работы на иностранного заказчика Вам нужно заключить договор. Договор можно заключить в следующих формах:
— в форме стандартного договора. Есть следующие варианты:
А) стандартный обмен бумажными формами через курьера (почти не применяется).
Б) подписание договора путем обмена сканами (п.2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ). То есть подписали, отсканировали – скинули контрагенту, он сделал тоже самое и по итогу у каждого есть скан договора, подписанный с двух сторон. Действующее законодательство, а также налоговая и банковская практика полностью допускают такой вариант, то есть этот способ ничем не уступает первому варианту, но при условии, что в этом случае Вы соблюдаете специальные требования, установленные законом и практикой для данного способа подписания Договора и данный способ отражен в самом договоре.
В) через специальные сервисы, типа DocuSign.
— в форме счета-договора (инвойса-договора) – то есть когда мы объединяем инвойс и договор и делаем все в одном документе (больше подходит для разовых/периодических услуг на небольшие суммы).
— в отдельных случаях можно использовать вариант с договором-офертой (есть особенности).
Также часто бывают ситуации, когда у Вас нет вообще договора с иностранным заказчиком по разным причинам (контрагент не хочет подписывать, сотрудничество нерегулярное и т.п.) – в этом случае у Вас все равно сохраняется возможность легализовать свой доход, но нужно детально анализировать всю ситуацию и выбирать оптимальное решение.
4. Требования к Договору с иностранным заказчиком можно разделить на 2 составляющие:
— требования законодательства (то есть для определенных видов договоров закон устанавливает требования что именно в них должно быть учтено, какие условия должны быть прописаны и т.д.).
— требования из банковской практики. В рамках прохождения валютного контроля по валютному договору банк будет изучать Ваш договор и помимо соблюдения формальных требований законодательства банк должен видеть и понимать, что цель договора – это действительно оформление реальных правоотношений между Вами и иностранной компанией. Здесь уже есть отличия от банка к банку (Сбербанк имеет свою практику, Тинькофф, Точка, Модульбанк, Альфа-Банк свою и т.д.).
Если эти требования не соблюдать, то банк может заподозрить Вас в фиктивности договора, а в отдельных случаях еще и в попытке отмывания денег через данный договор.
Логика банка здесь очень простая – когда 2 стороны заключают между собой реальный договор, они заинтересованы в защите своих интересов по договору. Например, если российский ИП заключает договор на разработку программного обеспечения с иностранной компанией, то с точки зрения банка логично, что заказчик будет заинтересован в том, чтобы в договоре были прописаны сроки выполнения работ, порядок устранения недостатков, порядок приемки и т.п., а исполнитель заинтересован в том, чтобы в договоре четко были прописаны условия и порядок оплаты по договору. Если банк видит, что в договоре «криво» прописаны условия про сроки выполнения работы, порядок приемки и т.п., то у банка могут возникнуть сомнения – действительно ли договор реальный, поскольку для банка подозрительно почему заказчик так беспечен по отношению к таким важным пунктам в правоотношениях между сторонами.
Безусловно, все нюансы по требованиям банков к договору здесь я не смогу описать, но наиболее общими требованиями являются следующие:
4.1. Предмет договора с иностранным заказчиком.
Обязательно должен быть конкретизирован, то есть просто «разработка программного обеспечения» — это не лучший вариант, желательно прописать, например, для чего разрабатывается ПО (для каких целей, для какого проекта и т.п.). Здесь допустимы следующие варианты:
— в договоре делается непосредственно ТЗ на разработку (очень редко применяем, обычно только для очень крупных проектов).
— делаем рамочный договор, а именно в договоре прописывается общая формулировка, например, та же «разработка программного обеспечения» + дополнительно прописываем, что Стороны конкретные услуги и требования к ним согласовывают дополнительно и фиксируют в инвойсах (счетах на оплату) или в отдельных дополнительных соглашениях.
— делаем рамочный договор с иностранным заказчиком, а именно в договоре прописывается общая формулировка + дополнительно указываем в договоре, что конкретные услуги согласовываются в переписке по электронной почте, мессенджерах, системах постановки задач и т.п. Обращаю внимание, что подобный вариант также полностью соответствует закону и также устраивает банки.
4.2. Порядок и сроки оплаты.
За нарушение сроков оплаты можно получить крупный штраф вплоть до 30% от суммы перевода, поэтому обычно я рекомендую прописывать сроки таким образом, чтобы они точно не были нарушены (то есть с привязкой к какому-либо событию, которое мы сами контролируем – выставление инвойса, подписание акта + прописывать сроки с запасом и т.д.).
Еще бывают ситуации, когда иностранная компания проводит оплату не напрямую на р/с ИП/ООО, а через различные платежные системы (wise, paypal, payoneer, и т.д.) – тут нужно каждую ситуацию смотреть отдельно (допустимо это или нет) и, если допустимо – этот момент также обязательно должен быть прописан в договоре.
Сумма оплаты тоже может заинтересовать банк, а именно если сумма покажется банку неоправданно завышенной (например, если простая консультация стоит 50000 долларов), либо банку покажется сомнительным порядок формирования стоимости услуг (например, если из договора следует, что услуги оказываются нерегулярно, а стоимость, указанная в договоре, прописана фиксированная каждый месяц) – тоже могут быть проблемы.
Обращаю внимание, что оплата может быть определена в договоре следующими способами:
— фиксированная плата за весь договор – это подходит для разовых услуг.
— фиксированная ежемесячная оплата – это подходит для вариантов, когда Ваш заказчик – это фактически Ваш работодатель, либо, когда объемы работы на иностранного заказчика примерно одинаковый из месяца в месяц.
— почасовая оплата. Подходит для любых ситуаций, поскольку механизм оплаты максимально прозрачен. Этот вариант также полностью законен, единственное к нему есть свои требования. В частности, важно расписать как именно ведется учет количества часов (через специальную программу, либо учет количества часов ведет исполнитель) и по итогу количество часов и общий размер должны фиксироваться в ежемесячных инвойсах или актах. То есть здесь важно, чтобы для банка и для налоговой механизм расчета количества часов был максимально прозрачен (не должно быть ситуаций, когда ИП работает один, а количество часов за месяц вышло 400, например).
Также отмечу, что если нужно, то в договоре можно прописать выплату бонусов (отношения по договору с зарубежным заказчиком не могут признать трудовыми), а также компенсацию расходов (например, на покупку оборудования (ноутбука и т.п.), на связь и иные подобные расходы).
4.3. Сроки выполнения работы.
Если ситуациях такая, что определить срок заранее нельзя (а так происходит в большинстве случаев), то обычно мы привязываем срок к определенным событиям (оплата и т.д.) + в отдельных случаях прописываем предварительные сроки, а затем по ходу работы конкретизируем их через дополнительные соглашения.
Но наиболее распространённый вариант – это история с рамочным договором, когда мы прописываем то, что сроки оказания услуг согласовываются дополнительно путем переписки по электронной почте и т.п.
4.4. Порядок приемки услуг.
Здесь все зависит от ситуации, с точки зрения закона допустимы следующие варианты:
— стандартный вариант, при котором подписываются акты выполненных работ. Акты обычно подписываются:
а) либо один раз за весь договор (обычно подходит если договор на разовую услугу),
б) помесячно/поквартально – если это фактически трудовой договор с иностранным заказчиком, либо договор предполагает выполнение регулярной работы,
в) по итогам выполнения отдельных заданий в рамках договора по каждому заданию отдельно.
— упрощенный вариант (в основном именно его применяем), когда акты мы не подписываем, а факт приемки работ привязываем к определенным событиям (оплата по договору, направление определенного текста на электронную почту, отсутствие претензий в течение какого-либо времени и т.п.).
Выбор конкретного варианта зависит от ситуации, обычно я рекомендую определенный вариант уже после детального изучения ситуации клиента.
4.5. Применимое право по валютному договору.
Здесь нужно определиться с тем, каким законодательством регулируются взаимоотношения с зарубежным заказчиком и суды какого государства будут рассматривать споры – обычно рекомендуется РФ, остальное уже зависит от того, согласен ли на это иностранный заказчик.
4.6. Способ коммуникации по договору с иностранным заказчиком.
Если у Вас дистанционное взаимодействие с контрагентом (а при работе с иностранными заказчиками это почти 100% случаев), то обязательно нужно:
— ввести договором электронный документооборот (если делать это грамотно, там будет достаточно много пунктов, я сейчас не буду все их расписывать),
— указать в договоре все контактные данные Сторон (электронные почты, номера телефонов, мессенджеры) и данные уполномоченных представителей сторон.
— если используются специальные системы для связи между сторонами, а также для постановки задач или учета количества часов – также обязательно нужно это фиксировать в договоре.
4.7. Реквизиты сторон в договоре.
Как ни странно, здесь часто допускаются ошибки. Например, я часто встречал некорректное написание страны контрагента (упускали слово «Республика …» и т.п.). Желательно точное наименование брать из общероссийского классификатора стран мира Классификатор ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001. Также по моей практике часто не полностью указываются реквизиты банка (упускается адрес банка и т.п. ).
5. Как ИП пройти валютный контроль при работе с иностранным заказчиком.
Если Вы будете работать как ИП, то будете проходить валютный контроль при получении денег на расчетный счет в Вашем банке.
Очень важно соблюдать требования Федерального закона «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 N 173-ФЗ, а также Инструкцию Банка России от 16.08.2017 N 181-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций, о единых формах учета и отчетности по валютным операциям, порядке и сроках их представления».
Договоры с иностранными заказчиками подлежат постановке на учет, если сумма контракта 6 млн рублей по экспорту (или эквивалент в валюте), 3 млн рублей (или эквивалент в валюте) по импорту. Если в договоре нет фиксированной суммы, то в этом случае обязанность зарегистрировать договор появится, как только сумма контракта достигнет указанных сумм.
Если сумма договора за весь период его действия не превышает 200 тысяч руб. (то есть если будет 3 платежа по 100 т.р., то это уже 300 т.р. и под исключение Вы не подпадаете), то не обязательно предоставлять документы в банк. Правда формально у банка все равно остается право запросить документы, если у него появятся сомнения относительно совершаемых Вами операций.
В целом нюансов по валютному контролю достаточно много, но они по большей части касаются не отдельных формальных процедур, а составления грамотного договора с иностранной компанией на оказание услуг. 
6. Штрафы за нарушение валютного законодательства (ответственность за нарушение валютного законодательства):
Если требования валютного законодательства не соблюдать, то можно получить штраф по ст. 15.25 КоАП РФ.
Наиболее распространенные штрафы:
— Ч.1 ст. 15.25 КоАП РФ — совершение незаконных валютных операций. от 75% до 100% от сумм всех операций.
— Ч.4 ст. 15.25 КоАП РФ — нарушение сроков репатриации валютной выручки. От 5 до 30% от сумм всех операций, если по договору оплата в иностранной валюте.
Самый простой и популярный пример — иностранная компания нарушила срок оплаты по договору. Даже если нарушила на один день — грозит штраф по Ч.4 ст. 15.25 КоАП РФ.
Есть целый ряд инструкций по тому, как минимизировать риск такого штрафа, основных направлений 2:
а) Изначально в договоре предусмотреть порядок оплаты таким образом, чтобы минимальное количество ситуаций подпадало под нарушение сроков оплаты.
б) В случае, если нарушение все-таки произошло — подписать дополнительное соглашение, которым продлить срок конкретной оплаты.
Это лишь один из примеров штрафов.
В отдельных случаях может грозить ответственность по ст. 193 Уголовного кодекса РФ «Уклонение от исполнения обязанностей по репатриации денежных средств в иностранной валюте или валюте Российской Федерации».
Основной принцип — 99% рисков можно минимизировать, если сделать правильный договор.
7. Как получить оплату от иностранного заказчика так, чтобы банк не заблокировал счет по 115-ФЗ.
Есть такой закон (115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»). На практике его использование банками выходит далеко за пределы отмывания денег и финансирования терроризма.
Суть в том, что на основании данного закона банк вправе запрашивать документы у своих клиентов, если их операции кажутся банку подозрительными. Если документы не понравятся — банк может заблокировать счет.
То есть:
а) Если у Вас грамотный договор, все сделано адекватно — никаких проблем не будет.
б) Если у Вас все сделано «криво» — можно в любой момент получить проблемы с банком.
Например, суммы по договору должны быть адекватны. Адекватны — это не значит маленькие, это значит, что они должны соответствовать квалификации и/или объему работы.
Если Вы только вчера зарегистрировались как ИП и уже сегодня у Вас в месяц пошли суммы 2-3 млн / мес., при этом у Вас нет сотрудников — здесь могут быть вопросы со стороны банка.
Но эти риски тоже решаемы и заранее прогнозируемы, нужно индивидуально разбирать каждую ситуацию.
Если Вам потребуется помощь в подготовке Договора для работы с иностранным заказчиком, а также полная настройка схемы работы с иностранным заказчиком — Вы всегда можете обратиться ко мне в чат и получить помощь в решении своих вопросов (для этого Вам нужно нажать на кнопку «ОБЩАТЬСЯ В ЧАТЕ» на странице моего профиля — pravoved.ru/lawyer/362... (можно перейти по ссылке или нажав на мою фотографию)).
С Уважением,
Васильев Дмитрий.