Оформление договора оказания услуг с иностранной компанией

Здравствуйте,Pavel!

4. Как правильно подписать договор в том смысле, чтобы не дожидаться получения оригиналов с подписями от каждой из сторон? Всё-таки пересылка по почте будет времязатратной, а начинать хотим уже вот-вот. И соответственно как этот способ принятия условий договора прописать в самом договоре?

Начну с этого вопроса, поскольку далее все строится на этом. В первую очередь необходимо определить, какое право будет регулировать Ваши отношения? 

Если РФ, то проблем нет. Главное все грамотно прописать. 

Согласно ч.2 ст. 434 ГК РФ.

2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

т.е. договор может быть заключен путем обмена электронными документами по электронной почте. 

Можно обменяться сканами договора и он будет легитимным- действующим, заключенным. 

1. Так как планируются долгосрочные отношения, то хотелось бы оформить один глобальный договор с описанием выполняемых услуг, и потом я бы выставлял счета-договоры с конкретным списком выполненных услуг. Как это оформить в договоре? И устроит ли это валютный контроль?

Будет руководствоваться, что применяется право РФ. В этом случае можно заключить рамочный договор, который бы предусматривал общие условия, а конкретику, тех. задание, а также конкретный печень работ как раз в смете, акте, выполненных работ. 

ДА, это устроит валютный контроль, поскольку все будет соответствовать требованиям ГК РФ. 

2. Договор будет на русском (учредители компании русскоговорящие), нет ведь необходимости делать договор на двух языках (в колонку ru-en)?

Нет, если у Вас все в договоре об этом будет прописано. 

3. Оплата будет в валюте, соответственно вопрос как правильно сформулировать оплату в договоре?

По праву РФ. СОгласно ч.1-2 ст. 317 ГК РФ 

1. Денежные обязательства должны быть выражены в рублях (статья 140).
2. В денежном обязательстве может быть предусмотрено, что оно подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных денежных единицах (экю, «специальных правах заимствования» и др.). В этом случае подлежащая уплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законом или соглашением сторон.

т.е. по ГК РФ у Вас должно быть прописано, что цена столько  у.е. или евро или долларов США, что определяется по курсу к рублю РФ на день перечисления и т.д. 

Если у Вас имеются вопросы, напишите. Обсудим детали. 

Доброго времени суток, отвечу по вашим вопросам

1. Так как планируются долгосрочные отношения, то хотелось бы оформить один глобальный договор с описанием выполняемых услуг, и потом я бы выставлял счета-договоры с конкретным списком выполненных услуг. Как это оформить в договоре? И устроит ли это валютный контроль?

Pavel

вполне все это можно прописать и в одном договоре, исходя из принципа свободы договора, где в одном из пунктов указать что услуги выполняются поэтапно и по каждому этапу в оговоренное время выставляется акт выполненных услуг и проведенных работ, это разрешено законом.

2. Договор будет на русском (учредители компании русскоговорящие), нет ведь необходимости делать договор на двух языках (в колонку ru-en)?

Pavel

Обязанность заключать договор на двух языках в случае если договор заключается между контрагентами из разных стран законодательно не установлена. 

Но в ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» использование русского языка в договоре обязательно.

Текст договора на иностранном языке является факультативным, необязательным. 

при этом желательно в самом договоре выбрать право, которое будет подлежать применению в договоре.

Согласно ст. 1210 ГК РФ 

стороны договора могут при заключении договора или после заключения выбрать по взаимному согласию право, которое подлежит применению к их правам и обязанностям по договору.

ГК РФ Статья 1211. Право, подлежащее применению к договору при отсутствии соглашения сторон о выборе права

1. Если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или другим законом, при отсутствии соглашения сторон о подлежащем применению праве к договору применяется право страны, где на момент заключения договора находится место жительства или основное место деятельности стороны, которая осуществляет исполнение, имеющее решающее значение для содержания договора.

1. Так как планируются долгосрочные отношения, то хотелось бы оформить один глобальный договор с описанием выполняемых услуг, и потом я бы выставлял счета-договоры с конкретным списком выполненных услуг. Как это оформить в договоре? И устроит ли это валютный контроль?

Pavel

Павел, добрый день! Да, это вполне допустимо, в договоре Вы определяете порядок формирования заказов в допсоглашениях с техзаданием и размером оплаты по каждому заказу указывая что такие документы будут неотъемлемой частью договора

п. 4.2 Инструкции Банка России от 16.08.2017 N 181-И

Сумма обязательств по контракту (кредитному договору), указанному в пункте 4.1 настоящей Инструкции, определяется на дату заключения контракта (кредитного договора) либо в случае изменения суммы обязательств по контракту (кредитному договору) на дату заключения последних изменений (дополнений) к контракту (кредитному договору), предусматривающих такое изменение суммы по официальному курсу иностранных валют по отношению к рублю.

2. Договор будет на русском (учредители компании русскоговорящие), нет ведь необходимости делать договор на двух языках (в колонку ru-en)?

Pavel

вполне допустимо если устраивает стороны, перевод для местного банка Ваш контрагент может сделать самостоятельно

3. Оплата будет в валюте, соответственно вопрос как правильно сформулировать оплату в договоре?

Pavel

так и формулируйте, расчеты в валюте в данном случае допустимы так как заказчик не является валютным резидентом РФ

Всё-таки пересылка по почте будет времязатратной, а начинать хотим уже вот-вот. И соответственно как этот способ принятия условий договора прописать в самом договоре?

Pavel

это вполне допустимо, что договор будет считаться подписанным например с использованием факсимиле или обмена отсканированными документами по эл. почте с последующей досылкой бумажных экземпляров

ст. 434 ГК РФ

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами,а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

эти моменты Вы прописываете в самом договоре, в том числе можно использовать ЭЦП

Здравствуйте, Павел.

1. Вы можете предусмотреть в договоре, что услуги будут оказываться по заданию заказчика и приниматься по актам, в которых детально указывать перечень оказанных услуг и их стоимость.

2. Можете сделать договор на русском.

3. Вы можете предусмотреть в договоре условие об оплате в иностранной валюте. Согласно ст. 317 ГК РФ

3. Использование иностранной валюты, а также платежных документов в иностранной валюте при осуществлении расчетов на территории Российской Федерации по обязательствам допускается в случаях, в порядке и на условиях, определенных законом или в установленном им порядке.

Закон о валютном регулировании и контроле предусматривает возможность валютных операций между резидентами и нерезидентами.

4. Можете предусмотреть в договоре например такое условие:

Стороны устанавливают, что при заключении Договора и взаимодействии в рамках его исполнения надлежащей формой и способом закрепления их воли и согласия помимо собственноручного подписания и передачи оригиналов документов на бумажном носителе будет являться обмен документами и сообщениями посредством электронных сообщений по адресам, указанным в Договоре (признается аналогом собственноручной подписи), в том числе с приложением в тело письма отсканированных документов в бумажном виде.

Добрый день! 

Как это оформить в договоре? И устроит ли это валютный контроль?

Сделать перечень услуг в виде приложения к договору. Далее заказчик будет выбирать из данного перечня, давая поручения. На основании поручения будет выставлен счет с описанием услуг. Таким образом поручения и счета будут составлять единый договор. Валютный контроль подобная схема работы устраивает.

2. Договор будет на русском (учредители компании русскоговорящие), нет ведь необходимости делать договор на двух языках (в колонку ru-en)?

Это решают стороны договора, учитывая, что в РФ есть требование вести документацию на русском языке (ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»), банк примет договор на русском языке, будет ли второй язык — все на усмотрение сторон. Исходите из того, что один язык — меньше вероятности споров из — за интерпретации терминов.

3. Оплата будет в валюте, соответственно вопрос как правильно сформулировать оплату в договоре?

Учитывая сделку: резидент — нерезидент в договоре можно согласовать оплату в любой валюте, а не только в рублях. Моментом исполнения обязательства по оплате рекомендую указать момент поступления денежных средств на Ваш расчетный счет. 

4. Как правильно подписать договор в том смысле, чтобы не дожидаться получения оригиналов с подписями от каждой из сторон? Всё-таки пересылка по почте будет времязатратной, а начинать хотим уже вот-вот. И соответственно как этот способ принятия условий договора прописать в самом договоре?

В этом случае согласовывают процедуру обмена документами по электронной почте и признание факсимильной подписи. В ГК РФ данный способ разрешен ч.2 ст. 434 ГК РФ. Рекомендую установить для сторон обязательство обменяться оригиналами в течение определенного срока. Кроме того стоит указать адреса электронной почты, с которых стороны будут обязаны принимать сообщения и документы. 

Для Вас также важно согласовать в договоре применимое право и выбрать арбитраж. Помимо данного условия необходимо прописать меры, направленные на обеспечение получения денежных средств (неустойка, претензионный порядок, автоматическое принятие актов), это необходимо для валютного контроля (репатриация валюты). 

Добрый день!
Коллеги уже ответили на Ваш вопрос, хотелось бы дополнить ответ в части прохождения валютного контроля.
Прежде всего отмечу, что заключение договора с иностранным заказчиком (валютного договора) и прохождение валютного контроля – не такая сложная процедура как может показаться на первый взгляд. С учетом последних изменений законодательства, во всех случаях обязательными для исполнения являются требования Федерального закона «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, а также инструкции ЦБ от 16.08.17 № 181-И.
Тем не менее не все знают, что в рамках установленных требований всю процедуру получения денег от иностранного заказчика можно в зависимости от конкретной ситуации упростить при полном соблюдении требований законодательства.
Исходя из своего опыта работы в части составления и сопровождения контрактов моих клиентов с иностранными заказчиками (в основном это США, Канада, Кипр, Великобритания, Австралия, Германия, Нидерланды, Бельгия, Чехия и другие страны ЕС, а также Китай), прохождения валютного контроля, а также налоговых проверок таких контрактов хотелось бы отметить следующее.
1. В целом на сегодняшний день правила такие, что договоры ВЭД подлежат обязательной регистрации если они превышают 6 млн рублей по экспорту (или эквивалент в валюте), 3 млн рублей (или эквивалент в валюте) по импорту. Если в договоре нет фиксированной суммы, то в этом случае обязанность зарегистрировать договор появится, как только сумма контракта достигнет и превысит указанные суммы.
Также с учетом последних изменений если сумма договора за весь период его действия не превышает 200 тысяч руб. (то есть если будет 3 платежа по 100 т.р., то это уже 300 т.р. и под исключение Вы не подпадаете), то не обязательно даже предоставлять документы в банк. Правда формально у банка все равно остается право запросить документы, если у него появятся сомнения относительно совершаемых Вами операций.
2. Что касается взаимоотношений с налоговыми, то для отчетности Вы им предоставляете договоры со всеми приложениями, инвойсы, акты, дополнительные соглашения (некоторых документов может не быть, иногда может быть только договор). Однако стоит отметить, что когда Вы находитесь на УСН 6% и налог оплачиваете со всего оборота, то по моей практике часто налоговая вообще ничего не запрашивает, так как Вы уже и так оплатили все возможные налоги в рамках своей системы налогообложения.
Если Вы ИП на ПСН (патенте), то здесь возможность работы с иностранными заказчиками и оставаться на ПСН полностью зависит от того, насколько грамотно составлен договор.
При этом учет доходов производится по курсу ЦБ на день зачисления валюты на транзитный счет в банке (п. 3 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ, Письма Минфина России от 22.01.2015 № 03-11-06/2/1645, от 27 января 2012 г. N 03-11-06/2/10, от 20 декабря 2011 г. N 03-11-06/2/181).
Аналогично Вы отражаете поступление денег в КУДиР также по курсу ЦБ на день зачисления валюты на транзитный счет в банке.
3. Что касается самого Договора с иностранным заказчиком, то его можно заключить в нескольких формах:
— в форме стандартного договора.
— в форме счета-договора (инвойса-договора) – то есть когда мы объединяем инвойс и договор и делаем все в одном документе (больше подходит для разовых/периодических услуг).
— в отдельных случаях можно использовать вариант с договором-офертой (есть особенности).
Конкретную форму нужно выбирать в зависимости ситуации, в том числе в зависимости от того, насколько сильно нужно упростить процедуру подписания договора, на чем настаивает и на что готов контрагент.
4. Также есть различные способы подписания договора с иностранным заказчиком, в частности:
— стандартный обмен бумажными формами через курьера (сейчас все реже применяется).
— подписание договора путем обмена сканами (п.2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ). То есть подписали, отсканировали – скинули контрагенту, он сделал тоже самое и по итогу у каждого есть скан договора, подписанный с двух сторон. Действующее законодательство, а также налоговая и банковская практика полностью допускают такой вариант, то есть этот способ ничем не уступает первому варианту.
Единственное в этом случае есть 3 обязательных требования:
а) в договоре должен быть введен электронный документооборот,
б) тот факт, что договор подписывается именно путем обмена сканами должен быть обязательно отражен в договоре,
в) в договоре должны быть расписаны каналы электронной связи между сторонами, включая адреса электронной почты, через которые будет происходить процесс обмена сканами договора.
5. К самому договору с иностранным заказчиком есть определенные требования в плане его содержания. Требования, как правило, можно разделить на 2 составляющие:
— требования законодательства (то есть для определенных видов договоров закон устанавливает требования что именно в них должно быть учтено, какие условия должны быть прописаны и т.д.).
— требования из банковской практики. В рамках прохождения валютного контроля банк будет изучать Ваш договор и помимо соблюдения формальных требований законодательства банк должен видеть и понимать, что цель договора – это действительно оформление реальных правоотношений между Вами и контрагентом. Здесь уже есть отличия от банка к банку (Сбербанк имеет свою практику, Модульбанк и Тинькофф свою и т.д.). Если эти требования не соблюдать, то банк может заподозрить Вас в фиктивности договора, а в отдельных случаях еще и в попытке отмывания денег через данный договор.
Логика банка здесь очень простая – когда 2 стороны заключают между собой реальный договор, они заинтересованы в защите своих интересов по договору. Например, если российский ИП заключает договор с компанией из США на разработку программного обеспечения (ПО), то с точки зрения банка логично, что заказчик из США будет заинтересован в том, чтобы в договоре были прописаны сроки выполнения работ, порядок устранения недостатков, порядок приемки и т.п., а исполнитель заинтересован в том, чтобы в договоре четко были прописаны условия и порядок оплаты по договору. Если банк видит, что в договоре «криво» прописаны условия про сроки выполнения работы и порядок приемки, то у банка могут возникнуть сомнения – действительно ли договор реальный, поскольку для банка подозрительно почему заказчик так беспечен по отношению к таким важным пунктам в правоотношениях между сторонами.
Безусловно, что все нюансы по требованиям банков к договору здесь я не смогу описать, но наиболее общими требованиями являются следующие:
5.1. Предмет договора. Обязательно должен быть конкретизирован, то есть просто «разработка программного обеспечения» — это не лучший вариант, желательно прописать, например, для чего разрабатывается ПО (для каких целей, для какого проекта и т.п.). Здесь допустимы следующие варианты:
— в договоре делается непосредственно ТЗ на разработку.
— делаем рамочный договор, а именно в договоре прописывается общая формулировка, например, та же «разработка программного обеспечения» + дополнительно прописываем, что Стороны конкретные услуги и требования к ним согласовывают дополнительно и фиксируют в инвойсах (счетах на оплату) или в отдельных дополнительных соглашениях.
— делаем рамочный договор, а именно в договоре прописывается общая формулировка + дополнительно указываем в договоре, что конкретные услуги согласовываются в переписке по электронной почте, мессенджерах, системах постановки задач и т.п. Обращаю внимание, что подобный вариант также полностью соответствует закону и также устраивает банки.
5.2. Порядок и сроки оплаты. За нарушение сроков оплаты можно получить штраф вплоть до 100% от суммы перевода, поэтому обычно я рекомендую прописывать сроки таким образом, чтобы они точно не были нарушены (то есть с привязкой к какому-либо событию, которое мы сами контролируем – выставление инвойса, подписание акта + прописывать сроки с запасом и т.д.). Еще бывают ситуации, когда компания проводит оплату не напрямую на р/с ИП/ООО, а через различные системы – тут нужно каждую ситуацию смотреть отдельно (допустимо это или нет) и, если допустимо – этот момент также обязательно должен быть прописан в договоре.
Как это ни странно, но сумма оплаты также может заинтересовать банк, а именно если сумма покажется банку неоправданно завышенной (например простая консультация стоит 50000 долларов), либо банку покажется сомнительным порядок формирования стоимости услуг (например, если из договора следует, что услуги оказываются нерегулярно, а стоимость, указанная в договоре, прописана фиксированная каждый месяц) – тоже могут быть проблемы.
Обращаю внимание, что оплата может быть определена в договоре следующими способами:
— фиксированная плата за весь договор – это подходит для разовых услуг.
— фиксированная ежемесячная оплата – это подходит для вариантов, когда Ваш заказчик – это Ваш работодатель, либо, когда объемы работы примерно одинаковые из месяца в месяц.
— почасовая оплата. Самый распространенный вариант. Подходит для любых ситуаций, поскольку механизм оплаты максимально прозрачен. Этот вариант также полностью законен, единственное к нему есть свои требования. В частности, важно расписать как именно ведется учет количества часов (через специальную программу, либо учет количества часов ведет исполнитель) и по итогу количество часов и общий размер должны фиксироваться в ежемесячных актах (бывают исключения из такого порядка, иногда без актов обходимся). То есть здесь важно, чтобы для банка и для налоговой механизм расчета количества часов был максимально прозрачен.
Также отмечу, что если нужно, то в договоре можно прописать выплату бонусов от иностранного заказчика (отношения с иностранным заказчиком все равно не могут признать трудовыми), а также компенсацию расходов (например, на покупку оборудования (ноутбука и т.п.), на связь и иные подобные расходы).
5.3. Сроки выполнения работы. До 2018 г. в плане этого пункта было проще, сейчас с учетом последних изменений требований к данному пункту стало больше, а именно сейчас в плане сроков выполнения работ должно быть больше конкретики. Если ситуациях такая, что определить срок заранее нельзя (а так происходит в большинстве случаев), то обычно мы привязываем срок к определенным событиям (оплата и т.д.) + в отдельных случаях прописываем предварительные сроки, а затем по ходу работы конкретизируем их через дополнительные соглашения.
5.4. Порядок приемки услуг. Здесь все зависит от ситуации, с точки зрения закона допустимы следующие варианты:
— стандартный вариант, при котором подписываются акты выполненных работ. Акты обычно подписываются: а) либо один раз за весь договор (обычно подходит если договор на разовую услугу), б) помесячно/поквартально – если это фактически трудовой контракт, либо договор предполагает выполнение регулярной работы, в) по итогам выполнения отдельных заданий в рамках договора по каждому заданию отдельно.
— упрощенный вариант, когда факт приемки работ мы привязываем к определенным событиям (оплата по договору, направление определенного текста на электронную почту, отсутствие претензий в течение какого-либо времени и т.п.).
Выбор конкретного варианта зависит от ситуации, обычно я рекомендую определенный вариант уже после детального изучения ситуации клиента.
5.5. Применимое право. Здесь нужно определиться с тем, каким законодательством регулируются взаимоотношения с контрагентом и суды какого государства будут рассматривать споры – обычно рекомендуется РФ, остальное уже зависит от того, согласен ли на это контрагент.
5.6. Если у Вас дистанционное взаимодействие с контрагентом (а при работе с иностранными заказчиками это почти 100% случаев), то обязательно нужно:
— ввести договором электронный документооборот (если делать это грамотно, там будет достаточно много пунктов, я сейчас не буду все их расписывать),
— указать в договоре все контактные данные Сторон (электронные почты, номера телефонов, мессенджеры) и данные уполномоченных представителей сторон.
— если используются специальные системы для связи между сторонами, а также для постановки задач или учета количества часов – также обязательно нужно это фиксировать в договоре.
5.7. Реквизиты сторон. Как ни странно, здесь часто допускаются ошибки. Например, я часто встречал некорректное написания страны контрагента (упускали слово «Республика …» и т.п.). Желательно точное наименование брать из общероссийского классификатора стран мира Классификатор ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001. Также по моей практике часто не полностью указываются реквизиты банка (упускается адрес банка).
6. Ответственность. По практике, легче всего при получении денег от иностранного заказчика попасть на ст. 15.25. КоАП РФ «Нарушение валютного законодательства Российской Федерации и актов органов валютного регулирования». Ответственность по данной статье может достигать 100% от полученной Вами на счет суммы. Например, бывают ситуации, когда заказчик перечисляет оплату за услуги, но делает это каждый раз с задержкой на неделю-две — в такой ситуации есть реальные шансы получить штраф до 100% от суммы каждого перевода (то есть вообще могут по всем платежам забрать все деньги).
В отдельных случаях может грозить ответственность по ст. 193 Уголовного кодекса РФ «Уклонение от исполнения обязанностей по репатриации денежных средств в иностранной валюте или валюте Российской Федерации» (репатриация — это промежуток времени между датой экспорта и датой поступления денег в качестве оплаты эксперта или между датой платежа по импорту и датой импорта).
Готов ответить на Ваши дополнительные вопросы.
С Уважением, 
Васильев Дмитрий.