Договор с иностранной компанией

Можно ли считать действительным договор, который подписан ими и мне прислана копия по электронной почте без реальной подписи?

Олеся

Договор заключается путем проставления подписи и печати либо только подписи (для физ лица и ИП)- к тому же устная договоренность между участниками предпринимательской деятельности не устанавливает прав и обязанностей- то есть обязательно должно быть формально выраженное согласие лица с условиями договора- с помощью подписи и печати на бумажном носителе или ЭЦП на электронном варианте договора. Только тогда договор будет признан действительным, то есть устанавливающим для его сторон права и обязанности.

Кому кроме банка этот договор должен быть предоставлен для просмотра? Проверяется ли договор при проверках налоговых, например?

Олеся

Договора никому не надо предоставлять. Для проверок юр лиц (и речь идет не только о налоговой)- если это входит в компетенцию проверяющего органа,- проверять могут также и договора проверяемого лица.

Действителен ли договор на английском языке с отдельным переводом без заверения нотариуса, так как нет реальной подписи? Если нет, как лучше оформлять договор с переводом?

Олеся

Обязательного требования к языку договора нет- то есть он будет действительным и на русском и на английском, и даже на двух сразу ) — нотариально заверенный перевод вам может понадобиться в случае судебного спора.

Олеся, в случае возникновения судебного спора, договор в такой форме не будет признан заключенным. Поэтому, в любом случае просите прислать Вам экземпляр договора по почте (обычной).

Припятсятвием для разрешения спора так же является его изложение на иностранном языке, в лучшем случае, если он будет составлен сразу на двух языках (оформляется в две колонки), в противном случае, Вам потребуется его нотариально заверенный перевод.

Здравствуйте, Олеся!

1. Можно ли считать действительным договор, который подписан ими и мне прислана копия по электронной почте без реальной подписи?

Подпись является одним из обязательных составляющих письменной формы сделки. В идеале нужно иметь оригинал договора. В самом договоре можно прописать о том, что факсимильные копии договора имеют юридическую силу наравне с оригиналом. При этом копии присланные вам по эл. почте должны содержать подпись другой стороны, а также желательно и печать компании.

Также договор должен содержать реквизиты организации, так чтобы можно было ясно определить что это конкретная организация.

Кроме того на всякий случай хотел бы обратить внимание на процедуру разрешения споров по договору и советовал бы прописать вам пункт о том что ко всем спорам применяется законодательство РФ, а также о том все споры разрешаются в арбитражном суде РФ.

2. Кому кроме банка этот договор должен быть предоставлен для просмотра? Проверяется ли договор при проверках налоговых, например?

Налоговая вправе запросить копии договора при проведении проверки, помимо них такие полномочия есть у довольно широкого круга гос органов (ФАС, Прокуратура, Полиция и т.д… все зависит от ситуации)

3. Действителен ли договор на английском языке с отдельным переводом без заверения нотариуса, так как нет реальной подписи? Если нет, как лучше оформлять договор с переводом?

Лучше оформлять на двух языках как вам советует Коливанов Сергей. Только проверьте соответствие русского перевода английскому.

С уважением,

Данилов Д.А.

Здравствуйте!

Согласно п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в надлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенным условием договора поставки в силу ст. 432 ГК РФ является предмет договора.

В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ простая письменная форма договора считается соблюденной, когда договор заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей установить, что документ исходит от стороны по договору.

То есть необходимо, чтобы в вашем договоре было условие о признании юридической силы договоров, полученных по электронной почте. 

ЭЦП (электронная цифровая подпись) в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении условий, указанных в ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»: 

сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания; подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе; 

ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Если договор получен по электронной почте без использования ЭЦП, то может возникнуть проблема при доказывании того, что договор отправлен именно поставщиком (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Поэтому, для таких договоров вам следует приобрести ЭЦП. В этом случае проблем возникать не будет.

Либо произвести заключение договора путем направления экземпляров заказным писмом, после подписания Вы отправите также письмом обратно.

Представлять кому либо договор необходимости нет. Единственное, что у Вас его вправе запросить в случае проведения проверки. Это может сделать не только налоговая но и множество других уполномоченных органов — прокуратура, полиция и т.д.)

Лучше заключить договор на двух языках. Так Вы обережете себя от дальнейших проблем. Либо сразу сделать нотариальный перевод договора.

В случае если договор будет только на иностранном языке, то это будет препятствием для разрешения спора в судебном порядке на территории РФ.

Целесообразным видится также указать, в каком суде будут разрешаться споры в случае их возникновения — иностранном или Российском. Вам конечно же предпочтительнее указать, что к возникшим спорам будет применяться законодательство РФ.

С уважением,

Ярослав Цветков.

1. Можно ли считать действительным договор, который подписан ими и мне прислана копия по электронной почте без реальной подписи?

Олеся

Обычно, обмен договорами происходит по эл. почте следующим образом — каждая сторона присылает договор по эл почте в виде приложения (договор) в формате PDF, где стоят подписи. Такой договор признается заключенным и действительным. Впоследствии стороны обмениваются по почте оригиналами договоров. Но если Вы будете иметь договор с подписями в формате PDF, то этого тоже будет достаточно. Главное — четкое указание на реквизиты стороны (ИНН, адреса и пр. ), и в обязательном порядке — указать адреса эл почты сторон. 

2. Кому кроме банка этот договор должен быть предоставлен для просмотра? Проверяется ли договор при проверках налоговых, например?

Олеся

ну в банк договор также предоставляется только в случае проводки (платежей) денежных средств в соответствии с договором. Но договор может быть представлен в таможенные органы (если будет доставка какого либо товара, экспорт/импорт) в обязательном порядке, также в органы, которые занимаются сертифицированием продукции. В том числе и налоговые органы при проверке предприятия могут потребовать представить договор. Поэтому договоры, заключаемые предприятием, обычно хранятся в отдельной папке в бухгалтерии.  

3. Действителен ли договор на английском языке с отдельным переводом без заверения нотариуса, так как нет реальной подписи? Если нет, как лучше оформлять договор с переводом?

Олеся

Договор без отсутствия подписи сторон даже заверенный нотариусом НЕ является действительным, ибо договор должен быть подписан сторонами в обязательном порядке.  По практике договор с иностранными партнерами (особенно из стран дальнего зарубежья) изготавливаются в виде таблицы, где, например, левая сторона, пункт договора исполнен на русском языке, а справа идет текст пункта договора на английском (или ином выбранном сторонами иностранном языке). Тексты пунктов на русском и английском языках тождественны. Важным представляется — приоритет какому языку будет отдан при наличии разночтений  в договоре, обычно указывают, что в случае наличия разногласий (разночтений) в тексте договора преимущественным будет — язык. И особое значение имеет юрисдикция договора и применимое право. Например, все споры и разбирательства, связанные с данным договором будут переданы на рассмотрение Арбитражного суда Санкт Петербурга или Арбитражного института Торговой палаты Стокгольма (далее идет применимое право).

Олеся, здравствуйте, 

Из существа Ваших вопросов делаю вывод, что вы планируете начать деятельность с иностранной организацией — резидентом или нет? В случае если вы начинаете деятельностьс нерезидентом то Ваши отношения подпадают под действие закона о Валютном регулировании и тогда в зависимости вы подпадаете под валютное регулирование, возникает обязанность по открытию паспорта сделки. И обязанность предоставить контракт в орган валютного регулирования — обслуживающий банк. 

Касательно договорных отношений. Ваш контракт может быть подписан посредством обмена скан копиями по электронной почте если ссылка об этом есть в контракте.  Но желательно иметь оригинал. А касательно англоязычной версии контракта, это уже сложнее. Риски возникают с пониманием содержания текста. Но в целом данная форма может иметь жизнь если устраивает стороны, но для предоставления в налоговую, банк или таможню нужно будет иметь официальный, нотариальный перевод, а лучше делать двуязычную версию и подписывать ее сторонами.

Добрый день!
Прежде всего отмечу, что заключение договора с иностранным заказчиком (валютного договора) и прохождение валютного контроля – не такая сложная процедура как может показаться на первый взгляд. С учетом последних изменений законодательства, во всех случаях обязательными для исполнения являются требования Федерального закона «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, а также инструкции ЦБ от 16.08.17 № 181-И.
Тем не менее не все знают, что в рамках установленных требований всю процедуру получения денег от иностранного заказчика можно в зависимости от конкретной ситуации упростить при полном соблюдении требований законодательства.
Исходя из своего опыта работы в части составления и сопровождения контрактов моих клиентов с иностранными заказчиками (в основном это США, Канада, Великобритания, Австралия, Германия, Нидерланды, Бельгия, Чехия и другие страны ЕС, а также Китай), прохождения валютного контроля, а также налоговых проверок таких контрактов хотелось бы отметить следующее.
1. В целом на сегодняшний день правила такие, что договоры ВЭД подлежат обязательной регистрации если они превышают 6 млн рублей по экспорту (или эквивалент в валюте), 3 млн рублей (или эквивалент в валюте) по импорту. Если в договоре нет фиксированной суммы, то в этом случае обязанность зарегистрировать договор появится, как только сумма контракта достигнет и превысит указанные суммы.
Также с учетом последних изменений если сумма договора за весь период его действия не превышает 200 тысяч руб. (то есть если будет 3 платежа по 100 т.р., то это уже 300 т.р. и под исключение Вы не подпадаете), то не обязательно даже предоставлять документы в банк. Правда формально у банка все равно остается право запросить документы, если у него появятся сомнения относительно совершаемых Вами операций.
2. Что касается взаимоотношений с налоговыми, то для отчетности Вы им предоставляете договоры со всеми приложениями, инвойсы, акты, дополнительные соглашения (некоторых документов может не быть, иногда может быть только договор). Однако стоит отметить, что когда Вы находитесь на УСН 6% и налог оплачиваете со всего оборота, то по моей практике часто налоговая вообще ничего не запрашивает, так как Вы уже и так оплатили все возможные налоги в рамках своей системы налогообложения.
Если Вы ИП на ПСН (патенте), то здесь возможность работы с иностранными заказчиками и оставаться на ПСН полностью зависит от того, насколько грамотно составлен договор.
При этом учет доходов производится по курсу ЦБ на день зачисления валюты на транзитный счет в банке (п. 3 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ, Письма Минфина России от 22.01.2015 № 03-11-06/2/1645, от 27 января 2012 г. N 03-11-06/2/10, от 20 декабря 2011 г. N 03-11-06/2/181).
Аналогично Вы отражаете поступление денег в КУДиР также по курсу ЦБ на день зачисления валюты на транзитный счет в банке.
3. Что касается самого Договора с иностранным заказчиком, то его можно заключить в нескольких формах:
— в форме стандартного договора.
— в форме счета-договора (инвойса-договора) – то есть когда мы объединяем инвойс и договор и делаем все в одном документе (больше подходит для разовых/периодических услуг).
— в отдельных случаях можно использовать вариант с договором-офертой (есть особенности).
Конкретную форму нужно выбирать в зависимости ситуации, в том числе в зависимости от того, насколько сильно нужно упростить процедуру подписания договора, на чем настаивает и на что готов контрагент.
4. Также есть различные способы подписания договора с иностранным заказчиком, в частности:
— стандартный обмен бумажными формами через курьера (сейчас все реже применяется).
— подписание договора путем обмена сканами (п.2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ). То есть подписали, отсканировали – скинули контрагенту, он сделал тоже самое и по итогу у каждого есть скан договора, подписанный с двух сторон. Действующее законодательство, а также налоговая и банковская практика полностью допускают такой вариант, то есть этот способ ничем не уступает первому варианту.
Единственное в этом случае есть 3 обязательных требования:
а) в договоре должен быть введен электронный документооборот,
б) тот факт, что договор подписывается именно путем обмена сканами должен быть обязательно отражен в договоре,
в) в договоре должны быть расписаны каналы электронной связи между сторонами, включая адреса электронной почты, через которые будет происходить процесс обмена сканами договора.
5. К самому договору с иностранным заказчиком есть определенные требования в плане его содержания. Требования, как правило, можно разделить на 2 составляющие:
— требования законодательства (то есть для определенных видов договоров закон устанавливает требования что именно в них должно быть учтено, какие условия должны быть прописаны и т.д.).
— требования из банковской практики. В рамках прохождения валютного контроля банк будет изучать Ваш договор и помимо соблюдения формальных требований законодательства банк должен видеть и понимать, что цель договора – это действительно оформление реальных правоотношений между Вами и контрагентом. Здесь уже есть отличия от банка к банку (Сбербанк имеет свою практику, Модульбанк и Тинькофф свою и т.д.). Если эти требования не соблюдать, то банк может заподозрить Вас в фиктивности договора, а в отдельных случаях еще и в попытке отмывания денег через данный договор.
Логика банка здесь очень простая – когда 2 стороны заключают между собой реальный договор, они заинтересованы в защите своих интересов по договору. Например, если российский ИП заключает договор с компанией из США на разработку программного обеспечения (ПО), то с точки зрения банка логично, что заказчик из США будет заинтересован в том, чтобы в договоре были прописаны сроки выполнения работ, порядок устранения недостатков, порядок приемки и т.п., а исполнитель заинтересован в том, чтобы в договоре четко были прописаны условия и порядок оплаты по договору. Если банк видит, что в договоре «криво» прописаны условия про сроки выполнения работы и порядок приемки, то у банка могут возникнуть сомнения – действительно ли договор реальный, поскольку для банка подозрительно почему заказчик так беспечен по отношению к таким важным пунктам в правоотношениях между сторонами.
Безусловно, что все нюансы по требованиям банков к договору здесь я не смогу описать, но наиболее общими требованиями являются следующие:
5.1. Предмет договора. Обязательно должен быть конкретизирован, то есть просто «разработка программного обеспечения» — это не лучший вариант, желательно прописать, например, для чего разрабатывается ПО (для каких целей, для какого проекта и т.п.). Здесь допустимы следующие варианты:
— в договоре делается непосредственно ТЗ на разработку.
— делаем рамочный договор, а именно в договоре прописывается общая формулировка, например, та же «разработка программного обеспечения» + дополнительно прописываем, что Стороны конкретные услуги и требования к ним согласовывают дополнительно и фиксируют в инвойсах (счетах на оплату) или в отдельных дополнительных соглашениях.
— делаем рамочный договор, а именно в договоре прописывается общая формулировка + дополнительно указываем в договоре, что конкретные услуги согласовываются в переписке по электронной почте, мессенджерах, системах постановки задач и т.п. Обращаю внимание, что подобный вариант также полностью соответствует закону и также устраивает банки.
5.2. Порядок и сроки оплаты. За нарушение сроков оплаты можно получить штраф вплоть до 100% от суммы перевода, поэтому обычно я рекомендую прописывать сроки таким образом, чтобы они точно не были нарушены (то есть с привязкой к какому-либо событию, которое мы сами контролируем – выставление инвойса, подписание акта + прописывать сроки с запасом и т.д.). Еще бывают ситуации, когда компания проводит оплату не напрямую на р/с ИП/ООО, а через различные системы – тут нужно каждую ситуацию смотреть отдельно (допустимо это или нет) и, если допустимо – этот момент также обязательно должен быть прописан в договоре.
Как это ни странно, но сумма оплаты также может заинтересовать банк, а именно если сумма покажется банку неоправданно завышенной (например простая консультация стоит 50000 долларов), либо банку покажется сомнительным порядок формирования стоимости услуг (например, если из договора следует, что услуги оказываются нерегулярно, а стоимость, указанная в договоре, прописана фиксированная каждый месяц) – тоже могут быть проблемы.
Обращаю внимание, что оплата может быть определена в договоре следующими способами:
— фиксированная плата за весь договор – это подходит для разовых услуг.
— фиксированная ежемесячная оплата – это подходит для вариантов, когда Ваш заказчик – это Ваш работодатель, либо, когда объемы работы примерно одинаковые из месяца в месяц.
— почасовая оплата. Самый распространенный вариант. Подходит для любых ситуаций, поскольку механизм оплаты максимально прозрачен. Этот вариант также полностью законен, единственное к нему есть свои требования. В частности, важно расписать как именно ведется учет количества часов (через специальную программу, либо учет количества часов ведет исполнитель) и по итогу количество часов и общий размер должны фиксироваться в ежемесячных актах (бывают исключения из такого порядка, иногда без актов обходимся). То есть здесь важно, чтобы для банка и для налоговой механизм расчета количества часов был максимально прозрачен.
Также отмечу, что если нужно, то в договоре можно прописать выплату бонусов от иностранного заказчика (отношения с иностранным заказчиком все равно не могут признать трудовыми), а также компенсацию расходов (например, на покупку оборудования (ноутбука и т.п.), на связь и иные подобные расходы).
5.3. Сроки выполнения работы. До 2018 г. в плане этого пункта было проще, сейчас с учетом последних изменений требований к данному пункту стало больше, а именно сейчас в плане сроков выполнения работ должно быть больше конкретики. Если ситуациях такая, что определить срок заранее нельзя (а так происходит в большинстве случаев), то обычно мы привязываем срок к определенным событиям (оплата и т.д.) + в отдельных случаях прописываем предварительные сроки, а затем по ходу работы конкретизируем их через дополнительные соглашения.
5.4. Порядок приемки услуг. Здесь все зависит от ситуации, с точки зрения закона допустимы следующие варианты:
— стандартный вариант, при котором подписываются акты выполненных работ. Акты обычно подписываются: а) либо один раз за весь договор (обычно подходит если договор на разовую услугу), б) помесячно/поквартально – если это фактически трудовой контракт, либо договор предполагает выполнение регулярной работы, в) по итогам выполнения отдельных заданий в рамках договора по каждому заданию отдельно.
— упрощенный вариант, когда факт приемки работ мы привязываем к определенным событиям (оплата по договору, направление определенного текста на электронную почту, отсутствие претензий в течение какого-либо времени и т.п.).
Выбор конкретного варианта зависит от ситуации, обычно я рекомендую определенный вариант уже после детального изучения ситуации клиента.
5.5. Применимое право. Здесь нужно определиться с тем, каким законодательством регулируются взаимоотношения с контрагентом и суды какого государства будут рассматривать споры – обычно рекомендуется РФ, остальное уже зависит от того, согласен ли на это контрагент.
5.6. Если у Вас дистанционное взаимодействие с контрагентом (а при работе с иностранными заказчиками это почти 100% случаев), то обязательно нужно:
— ввести договором электронный документооборот (если делать это грамотно, там будет достаточно много пунктов, я сейчас не буду все их расписывать),
— указать в договоре все контактные данные Сторон (электронные почты, номера телефонов, мессенджеры) и данные уполномоченных представителей сторон.
— если используются специальные системы для связи между сторонами, а также для постановки задач или учета количества часов – также обязательно нужно это фиксировать в договоре.
5.7. Реквизиты сторон. Как ни странно, здесь часто допускаются ошибки. Например, я часто встречал некорректное написания страны контрагента (упускали слово «Республика …» и т.п.). Желательно точное наименование брать из общероссийского классификатора стран мира Классификатор ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001. Также по моей практике часто не полностью указываются реквизиты банка (упускается адрес банка).
6. Ответственность. По практике, легче всего при получении денег от иностранного заказчика попасть на ст. 15.25. КоАП РФ «Нарушение валютного законодательства Российской Федерации и актов органов валютного регулирования». Ответственность по данной статье может достигать 100% от полученной Вами на счет суммы. Например, бывают ситуации, когда заказчик перечисляет оплату за услуги, но делает это каждый раз с задержкой на неделю-две — в такой ситуации есть реальные шансы получить штраф до 100% от суммы каждого перевода (то есть вообще могут по всем платежам забрать все деньги).
В отдельных случаях может грозить ответственность по ст. 193 Уголовного кодекса РФ «Уклонение от исполнения обязанностей по репатриации денежных средств в иностранной валюте или валюте Российской Федерации» (репатриация — это промежуток времени между датой экспорта и датой поступления денег в качестве оплаты эксперта или между датой платежа по импорту и датой импорта).
Готов ответить на Ваши дополнительные вопросы.
С Уважением, 
Васильев Дмитрий.