Здравствуйте, Ксения!
Сам по себе факт, что именно Вы технически подготовили приказ о продлении отпуска, не означает, что переплату должны возмещать Вы. Сначала колледж обязан установить, кто допустил нарушение, входил ли контроль срока выплат в должностные обязанности этого работника и имеется ли причинная связь между его действиями и переплатой.
По ст. 238 ТК РФ работник отвечает перед работодателем только за причиненный по его вине прямой действительный ущерб. До взыскания работодатель обязан провести проверку причин возникновения ущерба и затребовать письменные объяснения работников (ст. 247 ТК РФ).
При этом нужно проверить и действительно ли образовалась переплата. Для студентов-сирот закон предусматривает сохранение полного государственного обеспечения и социальной стипендии в период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет (п. 8 ст. 6 Федерального закона от 21.12.1996 № 159-ФЗ).
Рекомендую Вам действовать пошагово:
Не подписывайте добровольное согласие на возмещение переплаты, пока не проведена служебная проверка.
Запросите расчет: какие именно выплаты, за какие 8 месяцев и на каком основании признаны излишними.
Посмотрите свою должностную инструкцию: обязаны ли именно Вы контролировать сроки социальных выплат сиротам либо Вы только оформляете приказ на основании поступившего заявления.
Проверьте должностные инструкции секретаря филиала и работника, отвечающего за социальные выплаты.
В объяснительной укажите, от кого Вы получили заявление, на основании каких документов подготовили приказ и кто обязан контролировать назначение и прекращение выплат.
Если колледж потребует деньги именно с Вас, требуйте письменный приказ и материалы проверки. При несогласии взыскание можно обжаловать в Государственную инспекцию труда или суд.
Что касается студентки: с нее также нельзя автоматически взыскать всю сумму только потому, что возникла переплата. Нужно установить основание выплаты и причину переплаты — сообщила ли она недостоверные сведения, скрыла необходимые обстоятельства либо деньги перечислялись вследствие ошибки самого колледжа.
Поэтому сейчас главный вопрос — не «Вы, педагог или студентка», а кто по внутренним документам колледжа отвечал за прекращение конкретной выплаты и вследствие чьих виновных действий возникла переплата.
Если Вы напишете, какое именно пособие продолжали выплачивать эти 8 месяцев и что было указано в заявлении студентки о продлении отпуска, можно точнее определить, с кого вообще возможно взыскание.
Если мой ответ был полезен для Вас, буду признательна за положительную оценку и благодарность через кнопку «Отблагодарить юриста» в моём профиле.
Здравствуйте, Ксения!
Спасибо за уточнение. С учетом новой информации ситуация выглядит скорее в Вашу пользу.
Если речь идет именно о выплатах студентке-сироте в период отпуска по уходу за ребенком, то п. 8 ст. 6 Федерального закона от 21.12.1996 № 159-ФЗ прямо устанавливает: за студенткой-сиротой сохраняются полное государственное обеспечение и государственная социальная стипендия на период отпуска по уходу за ребенком только до достижения ребенком возраста трех лет.
Следовательно, если выплаты продолжались еще 8 месяцев после исполнения ребенку трех лет, основания для их дальнейшего получения по этой норме действительно отсутствовали.
Однако это не означает, что переплату обязаны возмещать именно Вы. Из Вашего уточнения следует важное обстоятельство: студентка обучается в филиале, заявление принимал и пересылал Вам секретарь филиала, а свидетельство о рождении ребенка при последнем продлении Вам вообще не передавалось. Если Вы лишь технически готовили приказ на основании документов, поступивших из филиала, а проверка возраста ребенка и права на социальные выплаты не входила в Ваши должностные обязанности, взыскание всей переплаты с Вас выглядит спорным.
По ст. 238 и 247 ТК РФ для материальной ответственности работника недостаточно самого факта ошибки в приказе. Работодатель должен установить Вашу вину, противоправность действий, размер прямого ущерба и причинную связь, а до решения о взыскании провести проверку и затребовать письменное объяснение.
Поэтому я бы рекомендовала Вам в объяснительной подробно указать:
студентка ежегодно подавала заявление через секретаря филиала;
при последнем продлении Вам было передано заявление, но свидетельство о рождении ребенка не передавалось;
Вы готовили приказ на основании документов, поступивших из филиала;
Вы не располагали документом, из которого можно было определить дату достижения ребенком трехлетнего возраста;
отдельно указать, если контроль сроков социальных выплат студентам-сиротам не входит в Вашу должностную инструкцию.
Также колледжу необходимо установить, почему заявление о продлении вообще было принято после достижения ребенком трех лет, кто должен был проверять свидетельство о рождении и возраст ребенка и кто непосредственно принимал решение о продолжении выплаты.
Поэтому сейчас добровольно признавать долг и соглашаться удерживать деньги из Вашей зарплаты я бы не советовала. Сначала должна быть проведена служебная проверка с изучением должностных инструкций всех работников, участвовавших в оформлении.
Если пришлете формулировку приказа о продлении отпуска и Вашу должностную инструкцию (можно фото), я смогу оценить, есть ли в Ваших действиях нарушение и действительно ли работодатель вправе требовать деньги именно с Вас.
Если мой ответ был полезен для Вас, буду признательна за положительную оценку и благодарность через кнопку «Отблагодарить юриста» в моём профиле.