Вопрос - какой я могу заключить с ними договор (я как ИП они как самозанятые или физ лицо)?

Здравствуйте 

Ну если без оформления в штат по трудовому договору, то это только гражданский договор услуг в рамках ст 779 ГК. Лучше, чтобы они были спмощанятыми, тогда соц взносы вам за них платить не придется. Технику можно тоже передавать в рамках такого договора, но она должна передаваться и приниматься по акту.

Здравствуйте!

Лучше заключить договор возмездного оказания услуг с самозанятым, сделать отдельные заявки на каждую экскурсию. С физлицом без статуса НПД работать можно, но Вы тогда будете удерживать НДФЛ как налоговый агент и платить налоги и страховые взносы самостоятельно. Если исполнитель будет НПД, то он сам будет платить налог.

Ну и смотрите, чтобы Ваш договор не переквалифицировали в трудовой. В договоре с гидом лучше не писать про смены, обязательный выход на каждый заказ, отпуск, дисциплинарные взыскания и постоянное подчинение Вашему графику. Лучше указывать, что Вы направляете заявку на конкретную экскурсию, гид вправе ее принять или отказаться, а деньги получает за конкретно проведенную экскурсию по акту. 

Если будете работать с самозанятым, требуйте чтобы он присылал Вам чеки после каждой оплаты, нужно следить, чтобы гид не был Вашим работником сейчас и не был Вашим работником меньше двух лет назад, потому что в такой ситуации режим НПД для этих выплат не работает. И помните про ограничения самого режима, доход не больше 2,4 млн рублей в год. 

Договор о полной материальной ответственности из трудового права здесь не подходит, потому что он рассчитан на работников по трудовому договору и только на специальные случаи, прямо предусмотренные ТК РФ. В договоре оказания услуг нужно прописать обязанность бережно пользоваться оборудованием, вернуть его в конкретный срок и в конкретном состоянии, а при утрате или повреждении возместить убытки. Радиогиды лучше передавать не по договору, а по отдельному акту, где указаны модель, серийный номер, комплектность, состояние и стоимость. Еще лучше оформить отдельный договор безвозмездного пользования, можно добавить договорную неустойку за просрочку возврата. 

Если турист платит за Вашу экскурсию именно Вам как ИП, лучше принимать оплату сразу на Ваш счет. Если гид берет деньги от клиента за Вас, тогда уже нужны формулировки агентского договора по ст. 1005 и 1008 ГК РФ.

Здравствуйте Анна. 

1. Краткий юридический вывод
Да, вы можете не оформлять гидов в штат, но безопасно это делать только через гражданско-правовые договоры под конкретные экскурсии/заказы, лучше всего — с самозанятыми.
Главный риск у вас не в форме договора, а в том, чтобы отношения не выглядели как трудовые: постоянная личная занятость, подчинение вашему графику, обязательность выхода, работа “в составе персонала”, регулярные выплаты “как зарплата” и прием наличных от туристов как от вашего кассира. 

2. Норма закона
Статья 15 Трудового кодекса РФ
ТК РФ у вас загружен в редакции от 29.12.2025, с изменениями от 06.02.2026.

Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции … в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка…
Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.
Позиция Верховного Суда РФ

По договору возмездного оказания услуг исполнитель сохраняет положение самостоятельного хозяйствующего субъекта, в то время как по трудовому договору работник … включается в состав персонала работодателя, подчиняется установленному режиму труда и работает под контролем и руководством работодателя.
Если между сторонами заключен гражданско-правовой договор, однако … будет установлено, что этим договором фактически регулируются трудовые отношения, к таким отношениям … должны применяться положения трудового законодательства.
Статья 244 Трудового кодекса РФ

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности … могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
По самозанятым
ФНС прямо указывает, что НПД применяют физлица и ИП, не имеющие работодателя и не привлекающие наемных работников. ФНС также относит к рискам подмены труда использование самозанятого 3 и более месяца подряд, повторяющиеся выплаты, одного и того же заказчика, минимальный штат при большом числе самозанятых.

3. Объяснение нормы простым языком
Для вас это означает следующее:

Можно
заключать договор с гидом как с самозанятым на оказание услуг по проведению конкретной экскурсии или пакета конкретных экскурсий.

Нельзя
делать вид, что это “самозанятый”, если по факту человек:

обязан выходить по вашему расписанию;
подчиняется вашим правилам как сотрудник;
не может отказаться от заказа;
постоянно выполняет одну и ту же трудовую функцию в вашем бизнесе;
получает регулярные выплаты, похожие на зарплату;
фактически работает как “ваш штатный гид”.
Отдельно важно: полная материальная ответственность по статье 244 ТК РФ — это институт именно трудового права, то есть для работников.
Если гид у вас не сотрудник, он не будет “материально ответственным лицом” в смысле ТК РФ. Но это не значит, что он вообще не отвечает. Просто ответственность надо строить по гражданско-правовому договору: за утрату оборудования, за не сдачу наличных, за порчу имущества, за штрафы и убытки по вине исполнителя.

4. Анализ вашей ситуации
Ваша модель сейчас
У вас сезонный бизнес, заказов немного, график плавающий, один гид может взять заказ, другой — отказаться.
Это подходит под гражданско-правовую модель, если вы правильно ее оформите.

Наиболее безопасный вариант
ИП ↔ самозанятый гид
Договор возмездного оказания услуг, где предмет — проведение конкретной экскурсии / экскурсионного сопровождения по конкретной заявке.

Почему это лучше, чем договор с обычным физлицом:

самозанятый сам платит НПД;
вы не удерживаете с него НДФЛ как с обычного физлица;
обычно нет страховых взносов как по обычному ГПХ;
меньше кадровой нагрузки.
Сам факт работы с самозанятым допустим, но только без подмены трудовых отношений.
Менее удобный вариант
ИП ↔ физлицо без статуса самозанятого
Тоже возможно по договору ГПХ, но уже тяжелее по администрированию: у заказчика возникают налогово-страховые обязанности и отчетность по договору ГПХ. СФР отдельно указывает на представление ЕФС-1 по договорам ГПХ.

Самый рискованный блок у вас
Прием наличных на месте.
Если гид берет деньги с туристов, он начинает выглядеть не просто как внешний исполнитель, а как лицо, которое принимает оплату в вашей модели продаж. Это не запрещает гражданскую схему, но делает ее намного более чувствительной по кассовой дисциплине и доказательствам.
Передача дорогого оборудования.
Это можно урегулировать, но не через трудовую матответственность, а через:
акт передачи оборудования;
обязанность вернуть в срок;
обязанность возместить стоимость утраты/повреждения;
описание состояния, серийного номера, комплектации;
порядок удержания/взыскания по гражданскому договору.
Наличие “плавающего графика”.
Если это реально “предложили заказ — гид согласился или отказался”, риск ниже.
Если по факту вы распределяете смены и ждете обязательного выхода, риск выше.
5. Что делать — практический алгоритм
Вариант, который я бы рекомендовал вам как основной
С каждым гидом-самозанятым заключать не трудовой договор, а пакет из 3 документов:

1. Рамочный договор возмездного оказания услуг
В нем:

гид — исполнитель, а не работник;
он оказывает услуги самостоятельно, не подчиняется ПВТР;
не обязан принимать каждый заказ;
услуги оказываются по отдельным заявкам;
оплата — за конкретную экскурсию / заказ, а не за месяц или смену;
результат подтверждается актом/отчетом;
чек НПД обязателен после оплаты.
2. Заявка / приложение на каждый заказ
Там указываете:

дата;
маршрут;
время начала;
число туристов;
стоимость услуг гида;
обязан ли он принять оплату от туриста или нет;
какое оборудование передается.
3. Акт передачи оборудования
Отдельно на радиогид:

модель, серийный номер;
комплект;
состояние;
дата передачи и возврата;
стоимость для целей возмещения;
подпись гида.
Как лучше решить вопрос с наличными
Самый безопасный путь — вообще убрать наличные у гида.
То есть:

клиент платит вам заранее онлайн/по QR/переводом на расчетный счет;
гид на месте только проводит экскурсию;
вы платите гиду его вознаграждение.
Это резко снижает риск и по кассе, и по спору “кто сколько получил”.

Если наличные все-таки оставляете
Тогда лучше делать смешанную модель:

основной договор — оказание услуг;
отдельный раздел/приложение — что гид по вашему поручению принимает деньги от туристов;
обязан отчитаться и передать сумму в срок;
ведет отчет по принятым суммам;
подписывает отчет агента/отчет исполнителя;
порядок ККТ и выдачи чека должен быть у вас выстроен по 54-ФЗ.
ФНС разъясняет, что агент при реализации товаров/услуг принципала попадает в кассовую модель с применением ККТ; именно поэтому прием наличных через третье лицо требует аккуратной настройки, а не “просто взял деньги и потом занес”.
Именно поэтому для вашего бизнеса я бы советовал: наличные у гидов — только если без этого вообще никак.

6. Сроки
Если речь не о споре, а об оформлении отношений, специальных “сроков обращения” тут нет.
Но practically:

договор лучше подписывать до первого заказа;
статус самозанятого проверять перед каждой оплатой;
чек НПД получать после каждой выплаты;
акт по оборудованию — в день передачи и в день возврата;
если работаете с обычным физлицом по ГПХ, отчетные обязанности возникают уже с даты заключения договора.
7. Необходимые документы
Минимальный комплект:

рамочный договор с гидом;
приложение/заявка на конкретную экскурсию;
акт оказанных услуг;
чек самозанятого из “Мой налог”;
акт приема-передачи радиогида;
отчет по принятым от туристов суммам, если наличные все же принимает гид;
подтверждение статуса самозанятого на дату оплаты.
8. Возможный результат
Если оформить так, как я описал, вы получаете:

законную внештатную сезонную модель;
возможность работать хоть с 10 гидами;
оплату только за реальные заказы;
понятную гражданскую ответственность за оборудование и деньги;
заметно меньший риск претензий о неоформленном трудоустройстве.
Что я рекомендую именно вам
Практически — так:

Основная схема:
ИП + самозанятый + договор услуг по заявкам + безналичная оплата клиентов вам напрямую.

Не рекомендую:
делать гидов “самозанятыми”, но при этом:

вести их по графику;
заставлять брать заказы;
платить дважды в месяц фиксированно;
выдавать им наличные/принимать от них наличные без оформленной агентской модели;
называть их “материально ответственными” по ТК РФ.
Итог в одной фразе
Не в штат — можно. Лучше с самозанятыми. Но договор должен быть не “про постоянную работу гида у вас”, а “про конкретную экскурсионную услугу по отдельной заявке”, а деньги и оборудование нужно оформлять отдельными гражданско-правовыми документами.