Оформление документации для списания оргтехники

Практически в каждом учреждении есть компьютеры, кондиционеры, другое электрооборудование. При их списании могут возникнуть проблемы. Какие и как их избежать?

Списание основных средств включает в себя:

• определение технического состояния каждой единицы основных средств;
• оформление необходимой документации;
• получение разрешения на списание;
• демонтаж, разборку;
• утилизацию объектов и постановку на учет материалов, полученных от их ликвидации; списание с балансового (забалансового) учета.

Нормативно-правовые акты Российской Федерации не обязывают учреждения привлекать специализированные организации для представления технического заключения о состоянии компьютерного и электрооборудования и необходимости его списания. Такое решение может принять комиссия, состоящая из сотрудников учреждения с соответствующей квалификацией. В компетенцию комиссии входит:

• непосредственный осмотр объекта, подлежащего списанию, с использованием необходимой технической документации и данных бюджетного учета;
• установление целесообразности (пригодности) его дальнейшего использования, возможности и эффективности его восстановления;
• установление причин списания объекта (физический и моральный износ, нарушение условий эксплуатации и т. д.);
• выявление лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие объекта, внесение предложений об их привлечении к ответственности, установленной законодательством;
• определение возможности использования отдельных узлов, деталей, материалов выбывающего объекта и их оценка исходя из текущей рыночной стоимости;
• контроль за изъятием из списываемых объектов цветных и драгоценных металлов, определение их веса и сдача на соответствующий склад, а впоследствии — в организацию по приему вторсырья;
• составление актов о списании объектов основных средств.

Если в штате учреждения отсутствуют специалисты необходимой квалификации, рассматривается возможность их привлечения из других учреждений, подведомственных главному распорядителю бюджетных средств. И только в случае, если обосновать необходимость списания основных средств возможно только с привлечением специализированной организации, учреждению необходимо заключить соответствующий договор.

По результатам проведенных мероприятий комиссия комплектует пакет документов, которые необходимы для согласования списания основных средств. Перечень таких документов должен быть установлен ГРБС. Применительно к списанию оргтехники понадобятся:

• копия приказа руководителя о создании постоянно действующей комиссии по списанию основных средств;
• копии инвентарных карточек учета основных средств;
• заключения о техническом состоянии, выданные специализированными организациями, подтверждающие непригодность объекта к восстановлению и дальнейшему использованию (при отсутствии в штате учреждения специалистов необходимой квалификации);
• копии технических паспортов;
• выписки из реестра муниципального имущества;
• копии актов об аварии и справки о стоимости нанесенного ущерба;
• справки органов власти, подтверждающие факт стихийного бедствия или чрезвычайного происшествия;
• документы, подтверждающие принятие мер по защите интересов публично-правового образования и возмещению ущерба (при списании основных средств, выбывающих вследствие хищения, недостачи, нанесения ущерба).

Приведенный перечень не является исчерпывающим. Конкретные документы, которые должны прилагаться к акту о списании основных средств, утверждается органом власти, уполномоченным представлять интересы собственника по управлению имуществом.

Оформленные документы представляются руководителю учреждения для принятия соответствующего решения. В зависимости от установленного нормативным актом порядка списания данного основного средства руководитель учреждения вправе:

• самостоятельно утвердить акт о списании основных средств. Такая возможность, к примеру, предусмотрена для федеральных учреждений, подведомственных Минздравсоцразвития России в приказе от 28 апреля 2010 г. № 306н (далее — Приказ № 306н). Там, в частности, сказано, что при списании федерального имущества (кроме объектов недвижимости и автотранспорта), первоначальная стоимость которого не превышает двухсот тысяч рублей, право принятия решения об их списании предоставляется руководителям учреждений. При этом они несут персональную ответственность за соблюдение процедур списания федерального имущества в соответствии с законодательством;
• представить документы главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств для принятия решения о списании основного средства;
• представить документы главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств для принятия решения о списании основного средства по согласованию с органом по управлению муниципальным имуществом.

Вернемся к Приказу № 306н, где прописан перечень необходимых в последних случаях документов. Понадобятся:

• письмо учреждения на бланке, содержащем полное наименование, с приложением перечня объектов основных средств, относящихся к движимому имуществу, списание которых подлежит согласованию. В перечне указываются:
  • номер по порядку;
  • наименование объекта основных средств;
  • инвентарный номер объекта основных средств (а также государственный регистрационный номер, тип, марка в отношении автотранспорта);
  • год выпуска объекта основных средств;
  • первоначальная стоимость объекта основных средств;
  • остаточная стоимость объекта основных средств на момент списания;
  • срок полезного использования, установленный для данного объекта основных средств, и срок фактического использования на момент списания;
  • краткое обоснование причин списания и нецелесообразности дальнейшего использования объекта основных средств;
• акт о списании объекта основных средств (ф. 0306003, ф. 0306004, ф. 0306033) в двух экземплярах;
• копия инвентарной карточки учета основных средств;
• копия заключения о техническом состоянии объекта основных средств, подтверждающего его непригодность к дальнейшему использованию (при отсутствии соответствующих специалистов в штате учреждении — копия указанного заключения, выданного организациями, имеющими лицензии на данный вид деятельности, с приложением копий лицензий);
• копия протокола постоянно действующей комиссии по списанию объектов основных средств о невозможности восстановления объекта либо нецелесообразности их восстановления;
• копия приказа о создании постоянно действующей комиссии по списанию объектов основных средств организации.

При списании объектов основных средств, по которым срок фактической эксплуатации не превышает срока полезного использования, помимо указанных документов также нужны:

• акт проверки, проведенной учреждением, о ненадлежащем использовании/хранении объекта основных средств с указанием виновных лиц;
• письмо о принятых мерах в отношении виновных лиц, допустивших повреждение объекта основных средств, с приложением копий подтверждающих документов (в случае выявления виновных лиц);
• копии постановления о возбуждении или прекращении уголовного дела (при его наличии);
• справка учреждения о стоимости нанесенного ущерба;
• справка учреждения о возмещении ущерба виновными лицами;
• письмо с подробным пояснением причины, вызвавшей списание объекта основного средства до истечения срока полезного использования (в случае отсутствия виновных лиц).

При списании объектов основных средств, пришедших в негодное состояние в результате стихийных бедствий или иных чрезвычайных ситуаций, кроме вышеперечисленных документов понадобятся:

• копия акта о причиненных повреждениях;
• копия справки органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации или муниципальных образований, подтверждающих факт стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций;
• справка учреждения о стоимости нанесенного ущерба.

Копии представляемых документов должны быть заверены подписью руководителя и печатью учреждения. В представляемых документах не допускается наличия помарок, подчисток, исправлений.

Почти во всех компьютерах, мониторах и иной оргтехнике в небольшом количестве присутствуют золото, серебро и другие драгоценные металлы. Любая организация обязана документально оформлять их поступление, движение, инвентаризацию и выбытие.

Учреждение вправе (п. 3.2 Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной приказом Минфина России от 29 августа 2001 г. № 68н (далее — Инструкция № 68н)):

• самостоятельно обрабатывать (перерабатывать) собранный лом, содержащий драгоценные металлы;
• реализовывать лом, содержащий драгоценные металлы;
• передавать на давальческой основе аффинажным организациям или организациям, осуществляющим деятельность по заготовке лома и отходов, первичной обработке и переработке, для дальнейшего производства и аффинажа.

Как правило, в учреждениях нет возможности самостоятельно проводить утилизацию оргтехники и изъятие деталей, содержащих драгметаллы. Кроме того, в ряде случаев их самостоятельное изъятие невозможно. Это обусловлено тем, что помимо драгоценных металлов в компьютерной технике часто содержатся вредные для жизни и здоровья человека вещества (например, ртуть, свинец и т. д.). А мониторы могут быть отнесены к классу опасных отходов, поскольку за годы работы в дисплеях накапливается радиация. В этих случаях законодательство запрещает самостоятельно избавляться от таких отходов. Это могут сделать лишь специализированные лицензированные организации (постановление Правительства РФ от 26 августа 2006 г. № 524). Поэтому учреждения должны планировать расходы с учетом утилизации оргтехники с помощью специализированных организаций.

Перечень организаций, имеющих право осуществлять аффинаж драгоценных металлов, утвержден постановлением Правительства РФ от 17 августа 1998 г. № 972 «Об утверждении Порядка работы организаций, осуществляющих аффинаж драгоценных металлов, и Перечня организаций, имеющих право осуществлять аффинаж драгоценных металлов». Между учреждением и аффинажной организацией заключается договор, в котором указываются все существенные условия. В сопроводительных документах к нему нужно указать (п. 6.3 Инструкции № 68н):

• наименование, массу и количество драгоценных металлов, находящихся в передаваемых деталях и узлах;
• метод, которым определялось содержание драгоценных металлов (например, на основании паспорта на оборудование или согласно техническим документам на аналогичные модели (паспортам, формулярам, этикеткам, руководствам по эксплуатации, справочникам), либо при отсутствии этих сведений (импортное, устаревшее отечественное оборудование и т. п.) — по данным организаций-разработчиков, изготовителей или комиссионно на основе аналогов, расчетов).

После выполнения работ по извлечению драгоценных металлов из лома аффинажная организация представляет учреждению акт (паспорт) аффинажа, в котором указывает фактическое количество драгоценных металлов, извлеченных из лома, и их стоимость. Обычно эти данные не совпадают с первоначальными сведениями. Поэтому в первичные документы вносят соответствующие исправления (зачеркивают первоначальные записи и проставляют над ними сведения, указанные в акте (паспорте) аффинажа) (п. 6.20 Инструкции № 68н).

Пример 1

Учреждение произвело списание морально устаревшего и физически полностью изношенного оборудования (монитор компьютера), приобретенного за счет средств от приносящей доход деятельности (остаточная стоимость — 7000 руб.). Силами учреждения основные средства были демонтированы. После демонтажа были извлечены детали, содержащие драгоценные металлы. В чистом виде их масса составила 40 г на сумму 4000 руб. Оформлен акт приема-передачи деталей (узлов) аффинажной организации. После завершения работ в представленном паспорте указано содержание драгоценных металлов — 35 г на сумму 3500 руб. (в т. ч. НДС — 534 руб.). Данная сумма поступила на лицевой счет учреждения, открытый ему в территориальном органе Федерального казначейства для учета операций со средствами, полученными от приносящей доход деятельности. Заметим, в этом случае в поле «Назначение платежа» платежного поручения указывают наименование источника образования дохода или пункта Генерального разрешения, выданного учреждению. При поступлении денежных средств на лицевой счет по приносящей доход деятельности учреждение должно перечислить указанные средства в доход федерального бюджета на счет 40101. В поле 104 платежного поручения указывают код бюджетной классификации 000 1 14 02013 01 0000 440 «Доходы от реализации имущества, находящегося в оперативном управлении федеральных учреждений (за исключением имущества федеральных автономных учреждений), в части реализации материальных запасов по указанному имуществу» с указанием в 1–3 разрядах кода дохода кода главного администратора дохода (федерального органа исполнительной власти), за которым закреплено право распоряжения федеральным имуществом. А в поле «Назначение платежа» указывается код 000 3 02 02010 01 0000 440 и основание перечисления: «Перечисление в доход федерального бюджета доходов от реализации имущества, находящегося в оперативном управлении». В этом случае Генеральное разрешение на открытие лицевых счетов по учету средств, полученных от приносящей доход деятельности, должно содержать указания на источник образования поступающих на лицевой счет доходов: «Реализация лома и отходов цветных металлов и (или) доходы от аффинажа, с последующим перечислением полученных источников в доход федерального бюджета».
Впоследствии учреждение перечислило средства в доход федерального бюджета.
Бухгалтеру нужно сделать такие записи:

Дебет 2 401 01 172 «Доходы от реализации активов» Кредит 2 101 04 410 «Уменьшение стоимости машин и оборудования»
— 7000 руб. — списано основное средство;

Дебет 2 105 06 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» Кредит 2 401 01 172 «Доходы от реализации активов»
— 4000 руб. — оприходованы детали, содержащие драгоценные металлы;

Дебет 2 105 06 340 (аффинажная организация) «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» Кредит 2 105 06 340 (склад) «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»
— 4000 руб. — переданы детали аффинажной организации (основание — акт передачи);

Дебет 2 205 09 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от реализации активов» Кредит 2 401 01 172 «Доходы от реализации активов»
— 3500 руб. — начислен доход от реализации драгоценных металлов (основание — паспорт аффинажной организации);

Дебет 2 201 01 510 «Поступления денежных средств учреждения на счета» Кредит 2 205 09 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от реализации активов»
— 3500 руб. — поступили денежные средства на лицевой счет учреждения;

Дебет 2 401 01 172 «Доходы от реализации активов» Кредит 2 303 04 730 «Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость»
— 534 руб. — начислен НДС;

Cторно: Дебет 2 105 06 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» Кредит 2 401 01 172 «Доходы от реализации активов»
— 500 руб. — произведена коррекция по содержанию драгоценных металлов в деталях методом «красное сторно»;

Дебет 2 401 01 172 «Доходы от реализации активов» Кредит 2 105 06 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов»
— 3500 руб. — произведено списание деталей (узлов) при их реализации;

Дебет 2 401 01 172 «Доходы от реализации активов» Кредит 2 303 05 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет»
— 3500 руб. — начислена задолженность в бюджет;

Дебет 2 303 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость» Кредит 2 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»
— 534 руб. — перечислен НДС в бюджет;

Дебет 2 303 05 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет» Кредит 2 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»
— 3500 руб. — перечисление в бюджет начисленной задолженности от утилизации материальных ценностей.

Обратите внимание: администратор, за которым закреплено администрирование указанных платежей, должен произвести следующие записи:

Дебет 1 210 02 440 «Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации материальных запасов» Кредит 1 401 01 172 «Доходы от реализации активов»
— поступление в бюджет дохода от утилизации материальных ценностей.

Пример 2

Воспользуемся примером № 1, с той лишь разницей, что организация, принявшая отходы цветных металлов, перечисляет денежные средства непосредственно в доход федерального бюджета на счет 40101. При этом в поле 104 платежного поручения указывают код бюджетной классификации 000 1 14 02013 01 0000 440 «Доходы от реализации имущества, находящегося в оперативном управлении федеральных учреждений (за исключением имущества федеральных автономных учреждений), в части реализации материальных запасов по указанному имуществу» с указанием в 1–3 разрядах кода дохода кода главного администратора дохода (федерального органа исполнительной власти), за которым закреплено право распоряжения федеральным имуществом.
В этом случае записи по получению средств от аффинажной организации будут такими:

Дебет 1 303 05 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет» Кредит 1 205 09 660 «Погашение дебиторской задолженности по доходам от реализации активов»
— 3500 руб. — отражена зачисленная в бюджет сумма, поступившая от специализированной организации (запись делают после получения выписки органа казначейства из сводного реестра поступлений).

Администратор поступлений в бюджет, за которым закреплено администрирование указанных доходов, делает запись:

Дебет 1 210 02 440 «Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации материальных запасов» Кредит 1 401 01 172 «Доходы от реализации активов»
— 3500 руб. — поступление в бюджет дохода, перечисленного организацией, специализирующейся на утилизации материальных ценностей.