С чего начать оформление сокращения штата в организации?

Доброе утро. Начинать нужно с внутреннего решения работодателя. Сначала определите, что именно сокращается: отдельные должности, количество штатных единиц по одной должности или целое подразделение. После этого оформляется решение о сокращении и новое штатное расписание с датой его введения. Сокращение должно быть реальным, поскольку основанием увольнения является именно сокращение численности или штата по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Далее нужно определить конкретных работников, которые могут попасть под сокращение. Если сокращается не вся должность, а только часть одинаковых штатных единиц, необходимо сравнить работников по производительности труда и квалификации и проверить преимущественное право на оставление на работе по ст. 179 ТК РФ. Отдельно необходимо проверить работников, которых увольнять по сокращению запрещено, в частности категории, предусмотренные ст. 261 ТК РФ. Учитывайте также, что с 1 сентября 2026 года расширяется перечень работников с преимущественным правом на оставление на работе.

После формирования списка работников организация уведомляет службу занятости, а при наличии соответствующей первичной профсоюзной организации также выполняет профсоюзную процедуру. Работодатель-организация сообщает службе занятости о сокращении не позднее чем за два месяца до начала соответствующих мероприятий, а при массовом увольнении не позднее чем за три месяца. Это предусмотрено ст. 53 Федерального закона № 565-ФЗ. Самих работников необходимо персонально под роспись предупредить не менее чем за два месяца и в период до увольнения предлагать подходящие имеющиеся вакансии по ст. 180 ТК РФ.

Если хотите провести сокращение без риска восстановления работников через суд, я бы сначала подготовил кадровую схему сокращения, а уже потом приказы и уведомления. Для этого нужны две вещи: сколько работников и каких должностей планируется сократить, и есть ли среди них беременные, работники с малолетними детьми, члены профсоюза либо несколько сотрудников на одинаковых должностях.

Здравствуйте, Дарья!

Начать нужно с определения, какие именно должности или количество штатных единиц сокращаются, и подготовки нового штатного расписания.

После этого оформляется решение, приказ о сокращении и проверяются конкретные работники: есть ли среди них лица, которых нельзя увольнять по сокращению, а если сокращается не вся должность, а часть работников — у кого есть преимущественное право остаться на работе по ст. 179 ТК РФ.

Могу помочь провести процедуру. Можете написать мне в чат (кнопка справа).

Добрый день. Начинать сокращение нужно не с уведомлений работникам, а с оформления самого решения работодателя о сокращении численности/штата и нового штатного расписания. Должно быть понятно, какие именно должности или штатные единицы исключаются и с какой даты.

Далее нужно проверить работников, которых планируется сокращать: есть ли среди них лица, которых нельзя увольнять по инициативе работодателя, а если сокращается не вся должность, а только часть одинаковых штатных единиц — провести сравнение работников по преимущественному праву на оставление на работе по ст. 179 ТК РФ. Основной критерий — более высокая производительность труда и квалификация; при их равенстве учитываются дополнительные категории, прямо предусмотренные законом. С 1 сентября 2026 года этот перечень дополнительно расширяется для работников, вернувшихся после приостановления трудового договора в связи с военной службой.

После этого каждому сокращаемому работнику нужно вручить персональное письменное уведомление не менее чем за 2 месяца до увольнения и на протяжении этого периода предлагать все имеющиеся подходящие вакансии, которые работник может занимать с учётом квалификации и состояния здоровья. Это предусмотрено ст. 180 ТК РФ.

Одновременно организация должна уведомить службу занятости о предстоящем сокращении не позднее чем за 2 месяца, а если сокращение может привести к массовому увольнению — за 3 месяца. Сейчас для этого используется установленная Минтрудом форма. Если в организации есть профсоюз, дополнительно нужно проверить обязанности по его уведомлению и учёту мнения.

В день увольнения оформляется приказ по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, выдаются документы и производится полный расчёт, включая выходное пособие и иные гарантированные выплаты по ст. 178 ТК РФ. Ошибки в процедуре — особенно в выборе работников, сроках уведомления или непредложении вакансий — могут привести к восстановлению сотрудника через суд.

Если нужно оформить сокращение полностью, могу подготовить пакет документов: приказ о сокращении, новое штатное расписание/изменения к нему, уведомления работников, документы по оценке преимущественного права, предложения вакансий, уведомление службы занятости и финальные кадровые документы. Для начала понадобятся действующее штатное расписание, список сокращаемых должностей и сведения о работниках, которых планируется увольнять.

Оформление сокращения штата — это строго регламентированная процедура, малейшее отклонение от которой может привести к признанию увольнения незаконным и восстановлению сотрудников на работе .

Начать стоит с подготовки документов. Первым делом необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, в котором нужно утвердить новую структуру организации и перечень должностей, подлежащих исключению. Именно этот приказ станет официальным основанием для всех последующих действий.

Пошаговая процедура сокращения

1. Подготовительный этап
Утвердите новое штатное расписание и издайте приказ о сокращении. Новое расписание (без сокращаемых должностей) должно вступить в силу после завершения всех увольнений, чтобы сокращение было реальным .

2. Определите работников с преимущественным правом
Прежде чем выбирать, кого уволить, проверьте, кто из сотрудников имеет преимущественное право на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ). К ним относятся работники с более высокой производительностью труда и квалификацией; при равной квалификации — семейные при наличии 2+ иждивенцев, единственные кормильцы, получившие профзаболевание или увечье у данного работодателя, инвалиды боевых действий и др. .

3. Учтите категории, которых нельзя увольнять
Закон категорически запрещает увольнять по сокращению беременных женщин, женщин с детьми до 3 лет, одиноких матерей с детьми до 14 лет или детьми-инвалидами до 18 лет. Также нельзя сокращать сотрудников во время больничного или отпуска .

4. Уведомите работников под роспись
За 2 месяца до предполагаемой даты увольнения каждый сотрудник должен получить письменное уведомление о сокращении под подпись. В уведомлении необходимо:

· Четко указать основание — пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.
· Указать должность и дату сокращения.
· Разъяснить право на перевод на другие имеющиеся вакансии.
· Упомянуть гарантии и компенсации (выходное пособие) .

5. Предложите все имеющиеся вакансии
В течение всего двухмесячного срока вы обязаны предлагать увольняемым сотрудникам все подходящие вакансии, включая нижестоящие и нижеоплачиваемые должности. Это нужно делать письменно, фиксируя отказ или согласие работника.

6. Уведомите профсоюз и службу занятости
Если в организации есть профсоюз, его нужно уведомить за 2 месяца до сокращения (за 3 месяца — при массовом увольнении). В центр занятости уведомление подается через портал «Работа в России» за 2 месяца, а для ИП — за 2 недели до начала мероприятий .

7. Оформление увольнения и выплаты
По истечении двухмесячного срока и при отсутствии возможности перевода, издается приказ об увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В день увольнения необходимо:

· Выдать трудовую книжку и произвести полный расчет.
· Выплатить зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и выходное пособие в размере среднего месячного заработка .

Средний месячный заработок сохраняется на период трудоустройства, но не более двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях, по решению службы занятости, средний заработок может быть сохранен и на третий месяц .

️ Важные нюансы

· Досрочное увольнение: С письменного согласия работника, трудовой договор можно расторгнуть и до истечения двухмесячного срока, выплатив дополнительную компенсацию в размере среднего заработка, пропорционально оставшемуся времени.
· Ответственность: За нарушение порядка сокращения предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для юридических лиц может достигать 50 000 рублей, а уволенный работник может быть восстановлен в должности через суд .

Это общий алгоритм. Он может корректироваться в зависимости от масштабов сокращения, наличия профсоюза и других факторов. Если понадобится помощь с подготовкой какого-либо конкретного документа (уведомления, приказа) — я рядом.

Здравствуйте, Уважаемый пользователь сайта.

В регламент о сокращении входит: Принимается решение о сокращении и издаётся приказ, на основании данного приказа издается уведомления о сокращении, и уведомление о предоставлении вакантных рабочих мест или об отсутствии вакантных мест, за два месяца работодатель должен ознакомить с письменными уведомлениями. Работодатель обязан ознакомить работников со всеми документами под личную подпись. Документы о сокращении должны быть в свободном доступе для работников.

Работодателю нельзя нарушать сроки уведомления о сокращении два месяца, уведомления о наличии вакантных мест или об отсутствии вакантных мест, если сроки пропущены, регламент сокращения отменяется и начинается с начало.

Увольнение по основанию, предусмотренному п. 2 ч.1 ст.81 ТК РФ допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Доброго Вам дня