Стоит ли нанять в штат человека?

Здравствуйте, Андрей!

1) Может ли бухгалтер, который не числится как сотрудник, подписывать первичку или внутренние документы компании как «главный бухгалтер»?

 Исполнитель, оказывающий услуги бухгалтерского учета, не может называться главных бухгалтером. Исходя из ст. 145, 181, 349.5 ТК РФ, главный бухгалтер — это должность, а на должность принимаются, согласно ст. 57 ТК РФ, по трудовому договору. Соответственно, если у Вас в штатном расписании такой должности нет — и нет человека, на нее принятого, — подписываться главным бухгалтером никто не может.

2) Нужно ли в таком случае бухгалтеру расшифровывать свою подпись как «ИП» или просто писать ФИО?

 Необязательно. В любом случае ИП ФИО и ФИО — это один и тот же человек с одними и теми же паспортными данными и ИНН. Как правило, доверенность выдают на физическое лицо, а не на ИП.

3) Нужна ли для этих подписей доверенность, если в самом договоре четко прописано – ведение бухгалтерского учета и все в этом духе?

 Да, нужна. Согласно ст. 975 ГК РФ, даже при наличии договора поручения поверенному необходимо выдать доверенность.

4) Если я пишу доверенность, я пишу ее на ИП бухгалтера или на ФИО, без указания его ИП?

 Как я уже упоминала, это одно и то же лицо, паспортные данные — одни и те же. ИП — это лишь статус, легализующий предпринимательскую деятельность физического лица, указывать его в доверенности необязательно.

5) Насколько вообще правомерны отношения между ООО и ИП как оказание услуг? Стоит ли нанять в штат человека?

 Согласно ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ, заключение договора на оказание бухгалтерских услуг правомерно. Поэтому Вы не обязаны нанимать человека в штат.

Здравствуйте Андрей! 

1) Может ли бухгалтер, который не числится как сотрудник, подписывать первичку или внутренние документы компании как «главный бухгалтер»? 

Лицо, которое  не числится  у Вас  как штатный работник не имеет  права и не будет  наделен такими  полномочиями, пока не будет официально оформлен как  работник   на должность главбуха. Подписывать документы вправе сам директор или же лицо его заменяющее на основании  внутреннего приказа ,  также  и  с главным бухгалтером ,  Если  в штате имеется   должностное лицо подходящее по параметрам, чтобы  замещать глав. буха, то Вы  вправе  возложить обязанности, в т. ч. и право подписи документов.  

2) Нужно ли в таком случае бухгалтеру расшифровывать свою подпись как «ИП» или просто писать ФИО?

При подписании документов расшифровка подписи обязательна. Также к Вашему  сведению следует указать, что  в настоящее время  широко применяется  новый порядок подписей, как ЭЦП ( электронно — цифровая подпись), которая регулируется Законом  № 63 " Об электронной подписи" 

www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/

3)Нужна ли для этих подписей доверенность, если в самом договоре четко прописано – ведение бухгалтерского учета и все в этом духе?

Доверенность нужна обязательно. Если Вы  планируете  уполномочить лицо  на  совершение   каких либо  действий , а также правом подписи, то все четко должно быть указано в доверенности.  

 Кроме того,  ( к  Вашем  сведению) :  в случае если не  имеется в штате должности главного бухгалтера, то   документы вправе подписывать руководитель, если он возложит обязанности  главбуха на себя.  Также  руководитель вправе  возложить обязанности  на  другого  штатного специалиста, подтвердив его полномочия   приказом. или же  на третье лицо по такому же принципу.  

4) Если я пишу доверенность, я пишу ее на ИП бухгалтера или на ФИО, без указания его ИП?

В данном случае не принципиально  будет  написание доверенности, как на ИП , так и на физическое лицо( а по сути ИП — это физ. лицо).  Оформляйте  доверенность согласно ст. 185 ГК РФ  www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/deb1e7bbc3371002688161fcfd76eafcd9c94c99/

5) Насколько вообще правомерны отношения между ООО и ИП как оказание услуг? Стоит ли нанять в штат человека?

Данные правоотношения законны  и правомерны. Так, как заключили договор на оказание услуг  который регулируют Ваши правоотношения . 

Вы  вправе  выбрать по Вашему усмотрению. варианты решения вашего вопроса: 

1.привлекать главного бухгалтера по договору оказания услуг ( бухгалтерских услуг) одновременно оформить на данное лицо доверенность и уполномочить выполнять  определенные функции в том числе и право подписи. 

 2. оформить   полномочия по праву подписи на руководителя или же на другого штатного работника, а также на третье лицо.

Здравствуйте,  Андрей.

Если у Вас с бухгалтером по найму фактически трудовые отношения, то есть риск признания их трудовыми инспекцией по труду в случае проверки или в судебном порядке при подаче соответствующего иска.

Характеристика трудовых отношений по ТК

Трудовой кодекс

Статья 15. Трудовые отношения
 
Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.

Ответы на Ваши вопросы по пунктам

1. Нет, бухгалтер по гражданско-правовому договору не может подписывать документы компании подписываясь как бухгалтер или главный бухгалтер не являясь штатным сотрудником компании. 

Документы компании может подписывать только директор в Вашем случае.

Как вариант,  их может подписывать указанный бухгалтер по ГПД и по доверенности от руководителя. Но в этом случае он так должен и указывать, представитель директора по доверенности.

2. Бухгалтер по ГПД не должен указывать что он ИП, просто подпись, ФИО. 

3. 4. Да, нужна доверенность с правом подписания первичных бухгалтерских документов от директора с указанием что она выдается такому то гражданину, не надо указывать что она выдается ИП.

5. Отношения правомерны если они не носят постоянный (системный) характер. Так как я указал, что при определенных условиях, как правило по инициативе сотрудника отношения могут быть признаны трудовыми.

Таким образом, если у Вас есть возможности, я бы рекомендовал заключить с бухгалтером (главным бухгалтером) соответствующий трудовой договор. В этом случае он будет нести материальную ответственность за свои действия. Бухгалтер после подписания Договора о полной материальной ответственности. Главный бухгалтер по факту своей должности и наличия указания о полной материальной ответственности в его трудовом договоре (ч. 2 ст. 243 ТК РФ).

С уважением!  Г.А. Кураев

Здравствуйте, Андрей!

1) Может ли бухгалтер, который не числится как сотрудник, подписывать первичку или внутренние документы компании как «главный бухгалтер»? 

Подписывать, может,   если  Вы, как   директор    делегировали   подписание этих документов   уполномоченному лицу. 

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

п.14  Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержден Министерством финансов РФ от 29 июля 1998 года N 34н  https://docs.cntd.ru/document/901716287

Но это лицо  не состоит у ООО в штате, поэтому главным бухгалтером не является.

Или документы должен подписывать директор в таком случае?

При отсутствии   в штате главного бухгалтера,  руководитель   субъектов малого и среднего бизнеса   может   принять ведение бухучета на себя. (ст.7 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ)

2) Нужно ли в таком случае бухгалтеру расшифровывать свою подпись как «ИП» или просто писать ФИО?

Поскольку речь идет о делегировании полномочий,  более правильно писать представитель ООО и Ф.И.О.

1) Может ли бухгалтер, который не числится как сотрудник, подписывать первичку или внутренние документы компании как «главный бухгалтер»? Или документы должен подписывать директор в таком случае?

Здравствуйте.

Дам свои ответы на Ваши вопросы.

Согласно ст. 7 ФЗ «О бухгалтерском учете» имеется несколько вариантов организации бухгалтерского учета в компании. Для малых и средних компаний наличие в штатном расписании главного бухгалтера необязательно.

3. Руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено настоящей частью

Таким образом указанная статья допускает полную передачу ведения бухгалтерских дел иному лицу по оказанию соответствующих услуг. 

При этом в соответствии со ст. 9 указанного закона в учетных и отчетных документах необходимо указывать должность лица, их подписывающего. Однако в случае, когда речь идет о привлеченном ИП словно «главный» применять не следует. В данном случае документы необходимо подписывать «бухгалтер».

Передача функций по ведению учета ИП должна найти отражение в учетной политике Вашей организации. 

2) Нужно ли в таком случае бухгалтеру расшифровывать свою подпись как «ИП» или просто писать ФИО?

 Согласно ст. 9 вышеназыванного закона 

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

.....

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Исходя из вышеизложенного полагаю, что указание на ИП не требуется, т.к. лицо идентифицируется посредством ФИО.

3) Нужна ли для этих подписей доверенность, если в самом договоре четко прописано – ведение бухгалтерского учета и все в этом духе?

 Для этих подписей доверенность не нужна, лицо получило данные полномочия на основании договора. Но при этом в подтверждение того факта, что бухучет ведет лицо, не состоящее в штате организации, от Вас могут потребовать предъявить договор с этим ИП.

4) Если я пишу доверенность, я пишу ее на ИП бухгалтера или на ФИО, без указания его ИП?

 Доверенность Вы не пишете, указанное лицо действует на основании договора. 

5) Насколько вообще правомерны отношения между ООО и ИП как оказание услуг? Стоит ли нанять в штат человека?

 Тут проблема исключительно в рисках. Для того, чтобы не было рисков, что договор с ИП переквалифицируют в трудовой нужно, чтобы данный ИП оказывал подобные услуги не только вашему ООО (т.е имел и других контрагентов). Хорошо бы чтобы этот ИП имел свою электронную подпись.

Переквалификация весьма легка, что подтверждается многими судебными актами. Например:

Определение ВС РФ от 5 февраля 2018 г. № 34-КГ17-10
Постановление Президиума ВАС РФ от 16 июля 2013 г. № 3372/13
Определение ВС РФ от 25 сентября 2017 г. № 66-КГ17-10
Определение Верховного Суда РФ от 21.09.2020 № 304-ЭС20-12184 по делу № А03-20988/2018

Если договор с ИП признают трудовым, то ООО могут привлечь к ответственности согласно п. 4, ст. 5.27 КоАП РФ. 

Презумпцией, содержащейся в статье 19.1 ТК РФ, неустранимые сомнения при рассмотрении судом споров о признании отношений, возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями толкуются в пользу наличия трудовых отношений.

Таким образом все упирается в грамотно составленный договор с ИП, поскольку даже в нем могут содержаться условия, которые приведут налоговый орган к мнению, что это договор прикрывает собой трудовой. Например, Так в договоре должно быть прописано кто и главное когда будет подписывать документы, потому что ИП не находясь в штате организации не должен подчиняться трудовому распорядку. Есть и иные особые обстоятельства, которые необходимо в договоре учесть. Но самое пожалуй главное — чтобы ИП оказывал эти услуги не одному Вашему ООО.

Если Вам потребуется дополнительная консультация по этому вопросу и/или составление документов, либо возникнут иные вопросы, Вы можете обратиться ко мне в чат за платной персональной консультацией.    

Здравствуйте.

Коллеги уже в принципе ответили, но выскажу свое мнение.

На счёт найма в штат — самое важное. Вообще если бухгалтер работает постоянно и регулярно, по графику, то это трудовые отношения конечно и человека есть смысл в штат брать. И не только с точки зрения штрафа по коап по ст 5.27 ( раз человек ип — он ведёт так свой бизнес бухгалтерский, поэтому именно такой штраф очень маловероятен),  а именно с точки зрения его ответственности за все ваши документы и отчётность.

То есть в случае проверок фнс проходить их конечно проще имея в штате своего бухгалтера, чем ип на аутсорсе, но и это не запрещено. Просто бухгалтер на аутсорсе может в любой момент отказаться от работы с вами по ст 782 гк,  а вот работник — нет, там предупреждение минимум за 2 недели об увольнении по ст 80 тк.

Самое главное тут это вот момент с отчётностью и вообще ведение ваших документов. Плюс полная мат ответственность в рамках тк проще, чем через гк доказывать убытки например.