Иван, добрый день!
1. Это Ваш внутренний документ, наличие/отсутствие которого в принципе никак не влияет на Ваши взаимоотношения с контрагентом;
2. Договор с физ. лицом об аренде помещений необходимо составить в письменной форме, согласно п.1 ст. 609 ГК РФ:
Договор аренды на срок более года, а если хотя бы одной из сторон договора является юридическое лицо, независимо от срока, должен быть заключен в письменной форме.
При этом чтобы договор считался заключенным необходимо указать индивидуально-определенные характеристики предмета аренды — точный адрес, кадастровый номер, ссылка на документы о праве собственности, схема помещения.
Также необходимо помнить, что в соответствии с п.2 ст. 651 ГК РФ:
Договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации.
2.1. Технически доверенность не требуется. Однако, желательно в Приложении к договору закрепить точный список лиц, которые будут проживать в помещении. Перечень документов, необходимый для оформления регистрации по месту пребывания указан в Постановлении Правительства РФ от 17.07.1995 N 713, согласно которому:
Граждане, прибывшие для временного проживания в жилых помещениях, не являющихся их местом жительства, на срок более чем 90 дней, обязаны до истечения указанного срока обратиться к лицам, ответственным за прием и передачу в органы регистрационного учета документов, и представить:
документ, удостоверяющий личность;
заявление установленной формы о регистрации по месту пребывания;
документ, являющийся основанием для временного проживания гражданина в указанном жилом помещении (договоры найма (поднайма), социального найма жилого помещения, свидетельство о государственной регистрации права на жилое помещение или заявление лица, предоставляющего гражданину жилое помещение).
3. Да, в соответствии с условиями договора. Здесь ограничений законом нет, условие диспозитивно.
3.1. В соответствии с п.1 ст. 226 НК РФ:
Российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в пункте 2 настоящей статьи, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со статьей 224 настоящего Кодекса с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей.
НДФЛ уплачиваете Вы, при этом в сумме договора необходимо в части оплаты предусмотреть входит ли НДФЛ в сумму ежемесячного платежа или нет.
В соответствии с п.2 ст. 230 НК РФ:
Налоговые агенты — российские организации, имеющие обособленные подразделения, представляют документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации, и расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.
3.2. Если Вы спрашиваете о ежемесячном документе, то вполне достаточно акта сдачи-приемки оказанных услуг, в котором стороны подтверждают, что услуги были оказаны надлежащим образом. Процесс составления, подписания актов необходимо предусмотреть в самом договоре, в соответствии с Письмом Минфина от 15.06.2015 N 03-07-11/34410
С уважением, Константин.
