Здравствуйте. Для российского издательства лучше оформлять не письмо автора о согласии, а полноценный письменный лицензионный договор с иностранным автором. Исключительное право разрешать перевод произведения принадлежит автору, что прямо следует из статьи 8 Бернской конвенции и российского законодательства. Ваш перевод при этом является самостоятельным производным произведением, авторские права на него принадлежат Вам, но использовать его нужно с соблюдением прав автора оригинала.
Специальной «иностранной формы» документа для российского издательства нет. Стороны могут прямо выбрать применимое право, в том числе российское. Российский ГК допускает такой выбор. Если право не выбрать, для международного лицензионного договора применимое право определяется по специальным коллизионным правилам. Практически оптимально подготовить двуязычный договор, например на русском и английском языках, с указанием, какая версия имеет преимущество, и прямо согласовать применимое право.
В договоре нужно не просто написать «разрешаю переводить и распространять книгу». Нужно точно идентифицировать книгу, желательно указать автора, оригинальное название, издательство, год, ISBN и редакцию, а также предоставить Вам право перевода на русский язык и конкретные способы дальнейшего использования. По российскому праву право использования, прямо не указанное в лицензионном договоре, не считается предоставленным. Поэтому нужно отдельно предусмотреть воспроизведение перевода, выпуск печатных экземпляров, распространение, электронную публикацию, а при необходимости аудиокнигу и размещение в сети. Следует определить территорию, срок, исключительный или неисключительный характер лицензии и вознаграждение либо прямо указать, что лицензия безвозмездная.
Самый важный для последующего обращения в издательство пункт состоит в том, что автор должен письменно разрешить Вам предоставлять соответствующие права российским издательствам по сублицензионным договорам. Без такого согласия Вы не сможете просто передать издательству права, полученные от автора. Статья 1238 ГК РФ прямо требует письменного согласия лицензиара на сублицензию.
При этом издательству потребуются две составляющие цепочки прав. Первая подтверждает законность использования оригинальной книги и ее русского перевода. Вторая подтверждает Ваши права как автора самого перевода и право издательства использовать этот перевод. Поэтому рабочая конструкция выглядит так. Автор оригинала предоставляет Вам лицензию на перевод и использование русскоязычной версии с правом сублицензирования издателям. После выбора издательства Вы заключаете с ним договор, которым предоставляете права на созданный Вами перевод и одновременно в допустимых пределах передаете по сублицензии права на использование оригинального произведения.
Простого e-mail автора я не рекомендую оставлять единственным документом. Российское право допускает электронную форму договора, если содержание можно воспроизвести и можно достоверно установить лицо, выразившее волю. Но для издательства значительно надежнее единый подписанный договор, содержащий сведения об авторе, его заверение о том, что он является обладателем необходимых исключительных прав, сведения о произведении и полный объём предоставляемых прав. Апостиль или нотариальное удостоверение обычного авторского лицензионного договора российский ГК как общее условие его действительности не устанавливает. Конкретное издательство, однако, может запросить дополнительные подтверждения личности автора или его прав в рамках собственной юридической проверки.
Гарантировать заранее, что договор устроит абсолютно любое издательство, нельзя, поскольку у издательств различаются внутренние требования к подтверждению прав. Но можно подготовить договор именно как документ для последующего российского издательского проекта, чтобы издателю не пришлось заново получать разрешение автора. Для точной конструкции нужно знать страну гражданства или постоянного проживания автора. От нее зависит проверка требований иностранного права к подписанию такого соглашения. Если сообщите страну, можно подготовить двуязычный договор с автором с правом последующей передачи издательству всех необходимых прав.
