Объяснение написать нужно, и это в ваших интересах. По общему правилу работник отвечает за ущерб в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ), а не на всю утраченную сумму.
Полный размер возможен только в случаях из ст. 243 ТК РФ. Для вашей ситуации значение имеет один из них: недостача ценностей, вверенных по письменному договору о полной материальной ответственности либо полученных по разовому документу. Должность водителя сама по себе такого договора не предполагает, её нет в перечне, утверждённом постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Если договора нет и деньги вам не передавали по доверенности или иному разовому документу, полная ответственность не наступает.
Отдельно посмотрите на ст. 239 ТК РФ: ответственность работника исключается, если работодатель не обеспечил надлежащие условия для хранения вверенного имущества. Порядок сдачи наличной выручки, сроки, сейф, инкассация. Если ничего этого в компании не установлено, это довод в вашу пользу, и изложить его нужно прямо в объяснении.
Что делать:
1. Объяснение дать письменно и оставить себе копию с отметкой о принятии. Если объяснения не будет, работодатель составит акт и проведёт проверку без ваших доводов (ст. 247 ТК РФ). 2. В тексте описать, как именно заказчик передавал деньги, какой порядок их сдачи был установлен в компании и был ли он вообще, где и при каких обстоятельствах они пропали. 3. Письменно запросить копии договора о материальной ответственности, приказа о проведении проверки и документов о размере ущерба. Знакомиться с материалами проверки вы вправе по той же ст. 247 ТК РФ. 4. Согласие на удержание не подписывать. В пределах среднего месячного заработка работодатель удерживает по своему распоряжению и не позднее месяца со дня, когда размер ущерба окончательно установлен, а всё сверх этого только через суд (ст. 248 ТК РФ).
Договор о полной материальной ответственности вы подписывали при приёме на работу, и была ли на эту доставку доверенность или накладная на получение денег? От этих двух документов зависит, отвечаете вы в пределах заработка или за всю сумму.