Видно необходимо лететь в СПб лично?

Евгений, добрый день.

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Вы вправе обратиться по почте, так как

Гражданин направляет письменное обращение непосредственно в тот государственный орган, орган местного самоуправления или тому должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Таким образом можно отправить заказное письмо

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

Я не посоветую отправлять через интернет, поскольку по РПО Вы на сайте Почты России сможете отследить когда оно было получено адресатом.

Здравствуйте,

На сайте ВУЗа, о котором идёт речь, есть ответ на Ваш вопрос. 

https://letters.mil.ru/questio...

Пишете заявление на имя руководителя учебного заведения в свободной форме, направляете заказным письмом желательно с описью и уведомлением о вручении по адресу, указанному на сайте. В аналогичном порядке Вам направят документ