Можно ли принять фотографию в отчет за командировку или обязательно оригинал документов

Добрый день, Вадим.

По общему правилу в качестве подтверждения расходов выступают подлинники документов.

Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

При этом, учитывая, что пункт 1 статьи 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы.

Если оригиналы документов отсутствуют или утеряны Вы можете их заменить дубликатами, или копия или справкой от компании кто выдал чек.

Ваша задача задокументировать свою поездку и предъявить все подтверждающие документы: билеты, чеки, договоры. Иначе будет сложно доказать, что вы выполняли служебный долг, а не, скажем, отсыпались дома. Основные отчётные документы: билеты на самолёт, поезд или автобус, договор с отелем или арендодателем, распечатки бронирований, кассовые чеки. В транспортные расходы могут включаться билеты на автобус, маршрутку или стоимость такси. Но только если это прописано в локальном нормативном акте о командировках или в коллективном договоре компании. В случае если вы расплачивались картой можете заказать выписку с банка и предъявить её в бухгалтерию.