Документы для использования авто по лизингу

Поскольку автомобиль оформляется на организацию, то Вы при его использовании все же должны заполнять путевые листы и сверять показания одометра только в том случае, если предполагается уменьшение полученные доходы на сумму произведенных расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля.

Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) учитываются в составе расходов организации на содержание служебного транспорта в силу пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом расходы налогоплательщика на содержание служебного транспорта могут уменьшать полученные им доходы при условии, что данные расходы экономически обоснованны и документально подтверждены.

Например, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.05.2008 N А33-8583/07-03АП-1623/07-Ф02-1777/08 рассмотрена ситуация, когда налоговым органом исключены из состава расходов организации лизинговые платежи за имущество (автомобиль TOYOTA CAMRY) в результате того, что оно не использовалось обществом в своей деятельности, что подтверждается отсутствием путевых листов, заправочных ведомостей и актов на списание ГСМ, документов, подтверждающих прохождение автомобилем технического осмотра.

Таким образом,  при отсутствии документального подтверждения использования автомобиля в производственной деятельности при налоговой проверке лизинговые платежи будут исключены из состава расходов, уменьшающих налоговую базу при исчислении налога на прибыль.

В том случае, если такая цель не преследуется — то Вам нет необходимости оформления путевых листов.

Достаточно, чтобы транспортное средство было застраховано по ОСАГо.

Вам же не требуется прохождение переодического медицинского освидетельствования.\

Согласно ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» обязательные предварительные медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, принимаемых на работу в качестве водителей транспортных средств.

Вы же его используете в личных целях, а не осуществляете трудовую деятельность по договору в качестве водителя, что и исключает обязанность прохождения предварительного медицинского осмотра. 

Кроме того, в силу ст. 1 ФЗ  от 20.12.2017 N 398-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О безопасности дорожного движения“ в части установления дополнительных требований по обеспечению безопасности дорожного движения при перевозке пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом»

Обязанность по соблюдению специальных требований, в том числе заполнению путевого листа, снятии показаний одометра и т.п. возложена на юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки пассажиров на основании договора перевозки или договора фрахтования и (или) грузов на основании договора перевозки (коммерческие перевозки), а также осуществляющие перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями).

Данная обязанность определена как 

организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;

Если организация или ИП использует для своих нужд только легковые автомобили, проводить такой контроль и, соответственно, делать отметку в путевом листе не требуется.

Рекомендую заключить  договор аренды ТС с минимальной (разумной) оплатой арендной платы, тогда риски будут гораздо меньше, а также точно не понадобится оформлять путевой лист и медосмотры.

Дополнительный вопрос — что нужно будет оформить, чтобы я мог передавать управление данным автомобилем своей жене. Также — есть ли какие-то нюансы, помимо требований лизинговой компании, при выезде на таком авто за рубеж.