Как правильно оформить штатное расписание

Добрый вечер, Инесса.

Перед утверждением штатного расписания издается приказ о введении штатных единиц с наименованием этих единиц и их количеством.

Количество штатных единиц определяется не количеством сотрудников, а объемом рабочей недели. Так, если сотрудник на определенной должности будет работать 40 часов, то вводится 1 штатная единица.

Если 20 часов — 0,5 штатных единицы.

В штатном расписании могут быть абсолютно разные дробные объемы штатных единиц, потому что этот объем определяется потребностью организации.

Здравствуйте, Инесса!

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:

Штатное расписание
(форма N Т-3)
Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

С Уважением, Олег Рябинин.

Здравствуйте

начнем с того что сам по себе по закону- это документ не обязательный, но желательный

Почему ведение штатного расписания в организации
считается необязательным?
С одной стороны, наличие данного локального нормативного акта необходимо, так как непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. В ТК РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.
С другой стороны, работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. В силу ч. 1 ст. 22 ТК РФ работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты. Следовательно, издание локальных нормативных актов является правом работодателя, а не его обязанностью, кроме случаев, предусмотренных трудовым законодательством.
Обоснованием такой позиции может служить Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которым утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания Т-3. Также штатное расписание упоминается в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. В частности, в п. 3.1 названной Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
В перечисленных нормативных актах обязанность работодателя по оформлению штатного расписания не закреплена, данный кадровый документ носит лишь рекомендательный характер. Несмотря на это, советуем применять его в работе, поскольку проверяющие органы часто запрашивают штатное расписание при выездных проверках.
Статья: Штатное расписание: быть или не быть?
(Калмыкова Ю.Н.)
(«Руководитель бюджетной организации», 2014, N 8)

Как оформить штатное расписание
инесса

издается приказ ген директора об утверждении штатного расписания- названия должностей- определяете сами

ли в штатном расписании 0,5 ставки или все-таки 1 ставку, если работники работают по основному месту работы с продолжительностью 20 часов в неделю.
инесса

0,5 они у вас работают в связи с чем?

просто вы можете указывать там как 0,5 так и 1 единицу- зависит от вашей необходимости. (будет 0,5 ставки не занято допустим- ничего страшного)

приказом можно в любой момент штатное расписание изменить

Здравствуйте Инесса.

В штатном расписании необходимо указывать именно тот объем рабочего времени, который определен согласно условиям трудового договора, т.е. если это 0, 5 ставки при 8-ми часовом рабочем дне это будет 4 часа.

К примеру если брать в расчет полную рабочую 5-ти дневную рабочую неделю:

30 дней х 8 час.= 240 час. (при полной ставке)

30 дней х 4 час. = 120 час. (при 0,5)

При этом форму можно использовать как Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, которая является необязательной. а рекомендуемой, так и произвольную разработанную самими работодателем. главное чтобы все необходимые реквизиты в «штатке» были указаны:

Рекомендации по заполнению отдельных граф, полей, строк штатного расписания

В поле «Наименование организации» указывается наименование организации в точном соответствии с учредительными документами организации.
Важно! Обязательно указывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО представляет собой идентификационный код предприятия или организации, состоящий из 8 цифр.
Между наименованием формы документа («ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ») и грифом утверждения в присутствующем поле указываются номер и дата составления штатного расписания. В случае если штатное расписание составляется впервые, как правило ему присваивается N 1, далее может применяться сквозная нумерация. В графе «Дата составления» указывается число, когда фактически составлено штатное расписание.
Дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться. В строке «на период ______ с «___» ________ 20___г.» указывается период, на который утверждается штатное расписание (обычно на 1 год), а так же с какой даты оно начинает действовать (например: с 1 января по 31 декабря планируемого года) Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации.
В гриф утверждения документа в поле «Приказом организации от» вносятся реквизиты приказа, которым было утверждено штатное расписание.
Непосредственно под грифом утверждения в поле «Штат в количестве» в единицах указывается общее количество штатных единиц организации. Заполнение граф штатного расписания-В графе 1 «Наименование» указывается наименование структурных подразделений организации.
Под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д., а под другой местностью — местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.
Как правило, в данной графе указываются все подразделения в иерархической последовательности, то есть начиная с руководства («Администрация») и далее по подчиненности. -графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации -графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации».
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
В случае если работа не связана с тяжелыми условиями труда и предоставлением определенных льгот и гарантий (например: дополнительные отпуска, сокращенная продолжительность рабочего времени, повышение оплаты труда), то наименование должности, профессии определяет работодатель.
в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается количество штатных единиц, предусмотренных в данной организации для конкретной должности (специальности, профессии). Например:
В графе 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» указывается наименование должности — «Бухгалтер», далее в графе 4 «Количество штатных единиц» ставится число штатных единиц, выделенных в организации для должности «Бухгалтера», к примеру — 2 При заполнении графы 4 «Количество штатных единиц» по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр. — в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации
Обратите внимание! В тарифную ставку или оклад не включаются надбавки (компенсационные и стимулирующие выплаты), поскольку для них предусмотрены иные графы. Заполнение этой графы зависит от системы оплаты труда.
Иными словами, если для определенной должности предусмотрена повременная система оплаты труда, то в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указывается тарифная ставка (например: 100руб.), затем указывается единица времени, за которую предусмотрена данная тарифная ставка (например: 100руб./час).
Если для определенной должности предусмотрена сдельная система оплаты труда, то в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указывается тарифная ставка (например: 100руб.), затем указывается количество выработанной продукции, за которую предусмотрена данная тарифная ставка (например: 100руб./шт.).
В таком случае в графе 10 «Примечание» как правило, указывается соответствующий вид системы оплаты труда.
Например: простая повременная система оплата труда, повременно-премиальная система оплата труда, простая сдельная система оплата труда, сдельно-премиальная система оплата труда, сдельно-прогрессивная система оплата труда, косвенно-сдельная система оплата труда, косвенно-сдельная система оплата труда, аккордная система оплаты труда.
При этом в графе 10 «Примечание» также рекомендуется указать локальный нормативный акт, который определяет порядок установления оплаты труда при определенном виде системы оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки.
Например, такие показатели могут быть определены в «Положении об оплате труда, о премировании и материальном стимулировании работников»
Обратите внимание!
В соответствии со ст. 22 Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности. Иными словами запрещается указывать в штатном расписании «вилку окладов». Если в одном подразделении числятся две штатные единицы по должности например «бухгалтер», то в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» должен быть указан одинаковый размер оклада, тарифной ставки и пр. См. Письмо Роструда от 27.04.2011 N 1111-6-1 «Об установлении размеров окладов по одноименным должностям»
Однако, в случае необходимости выплачивать например одному из двух бухгалтеров заработную плату в большем размере, данное право работодатель может реализовать путем установления ему доплат или надбавок, которые указываются в разделе «Надбавки, руб.» в графах 6,7 и 8. — в графах 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» указываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации, а также введенные по усмотрению организации. Надбавки бывают: -выплачиваемые по инициативе организации-работодателя (например: за выслугу лет; за знание иностранного языка и др.); -установленные законодательством (которые работодатель обязан выплачивать): -за подвижной характер работы; -за разъездной характер работы; -за работу вахтовым методом; -за работу в условиях Севера; -за допуск к государственной тайне.Набавки могут выплачиваться в твердой сумме (при изменении оклада размер надбавок может быть как сохранен, так и изменен) или в процентах (размер надбавок автоматически изменяется в случае изменения оклада).
При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.) — графа 9 «Всего, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4» На практике существует несколько способов заполнения данной графы: 1. Когда в графах 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» все показатели указаны в рублях (без указания процентов и коэффициентов). В этом случае показатель графы 9 высчитывается простым сложением сумм (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8).

filling-form.ru/blank/5320/index.html

Здравствуйте Инесса! При составлении штатного расписания целесообразно также руководствоваться нижеследующим. Полагаю оно будет полезным.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
ПИСЬМО
от 21 января 2014 г. N ПГ/13229-6-1
В Управлении юридического сопровождения деятельности центрального аппарата и правовой поддержки территориальных органов Роструда Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено Ваше обращение, поступившее в Роструд 23 декабря 2013 г. Сообщаем следующее.
Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируется в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками.
Порядок составления штатного расписания в действующем законодательстве не определен. Как правило, штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Кроме того, согласно ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации наименование должности, профессии и специальности указывается в трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием организации.
По нашему мнению, должность в трудовом договоре с работником следует указывать в строгом соответствии со штатным расписанием, а принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо.
Отсутствие должностей в штатном расписании, в частности, может существенно затруднить проведение мероприятий по сокращению численности или штата работников, кроме того, в отдельных случаях может быть расценено инспекторами Государственной инспекции труда как нарушение, за которое ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена ответственность.
За консультацией по вопросам применения трудового законодательства Вы также можете обращаться на электронный сервис Онлайнинспекция.РФ.
Ответ на Ваш вопрос и аналогичные ему Вы можете найти в соответствующих рубрикаторах сайта.

В Вашем случае, если работники работают по основному месту работы продолжительностью 20 часов в неделю, при нормальной продолжительности рабочего времени 40 часов в неделю, правильнее указывать в штатном расписании 0,5 ставки, а не 1 ставку.

Здравствуйте!

В Вашем случае в штатном расписание указываете наименование должности, и указываете реальный объем работы которую они выполняют, т.е. 0,5 ставки.

При этом в трудовом договоре, обязательно прописываете что данная работа является работой ПО ОСНОВНОМУ месту работы, чтоб не было путаницы с работой по совместительству.

Здравствуйте.

Если все три или хотя бы два человека занимают одну должность, то вы в штатке указываете ставку по совокупности их «работы». Н-р, у вас два инженера, каждый работает по 0,5 ставки. В штатном расписании вы ставите одну ставку инженера, потом оформляете двух работников на половину ставки каждого — по 0,5, в итоге вы выходите на цифру, указанную в штатке. Если у вас каждый работник из трех занимает отдельную должность, то пишете каждому по 0,5 ставки. Если все трое на одной должности (что вряд ли, т.к. один в любом случае должен быть директором, но рассмотрим и такой случай для наглядности), то в штатке ставите 1,5 ставки, каждого принимаете на 0,5 ставки.

Указание в штатке «лишних» единиц нежелательно, поскольку у меня раз был случай, когда эти данные оказались в трудовой инспекции, а та начала проверку — почему при тяжелой ситуации на рынке труда работодатель не ищет работников на оставшиеся 0,5-1 ставку и не выполняют ли уже принятые на 0,5 ставки работники работу этих якобы «отсутствующих» у работодателя людей без дополнительной оплаты.