Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Какие документы вправе требовать работодатель для подтверждения расходов сотрудника по проезду к месту отдыха
Добрый день! Мы - коммерческая организация, находящаяся в районе Крайнего Севера. Как и положено, оплачиваем сотрудникам проезд к местам отдыха раз в два года. В последнее время популярна покупка билетов на интернет-сайтах, люди оплачивают покупку билетов онлайн напрямую с банковских карт. Обычно для компенсации в бухгалтерию предоставляют электронный билет с указанной стоимостью и посадочные талоны. НО! Как оказалось, некоторые из сотрудников накапливают так называемые "мили", за которые потом бесплатно берут билеты, либо доплачивают деньгами незначительные суммы. В электронном билете, который сотрудник подает для компенсации, проставляется полная стоимость. Налицо обман! Подскажите, какие документы я, как работодатель, могу требовать в обязательном порядке для подтверждения расходов работника, ведь, насколько я понимаю, я не обязана возмещать работнику деньги, которые он по факту не потратил. Спасибо
Здравствуйте, Валентин!
Во-первых, данный перечень документов у Вас должен быть закреплен в локальном нормативном акте «Порядок компенсации за проезд работников к месту отдыха и обратно» (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).
Во-вторых, данный вопрос регулируется Законом РФ от 19.02.1993 г. № 4250-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».
В-третьих, ст. 325 ТК РФ исключает компенсацию за проездом такси.
В-четвертых, подтверждение расходов должно быть произведено с помощью проездных документов. Перечень проездных документов не является закрытым.
В-пятых, согласно ч. 6 ст. 325 ТК РФ, не использованные суммы не суммируются., если работник и члены его семьи указанной выплатой своевременно не воспользовались.
Руководствуясь вышеизложенным, Вы обязаны оплатить только сумму, подтвержденную проездными документами. Оставшуюся сумму, если своевременно не воспользовались, оплачивать не должны, она «сгорает».
Если у вас вышеозначенного локального акта нет в организации, то готов его разработать.