Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Кадровый учет
Пытаюсь нанять сотрудника для удаленной работы в ООО по ТК РФ.
Самому кадровый учет вести некогда да и плохо представляю что это такое. Скорее всего буду обращаться к специалистам.
На данном этапе хотел бы получить консультацию, которая позволит мне понять три вещи:
- какой минимальный набор документов требуется для учета
- какие периодические действия требуются для учета
- как будет выглядеть план/календарь действий на год вперед
Например:
1. Оформляю документы
1) Трудовой договор.
2) Соглашение о конфиденциальности. (Доведение до сотрудника секретной информации или как это называется?)
3) Трудовая книжка.
2. Периодически плачу зарплатные налоги (НДФЛ, ПФ, ОМС). Отправляю отчеты в ПФ.
Наверняка я что-то упустил.
Предполагаю что нужны еще какие-то документы:
- должностные инструкции
- приказ о приеме на работу
- сотрудник - мужчина. оформление военнообязанного (не понятно нужно ли на удаленке)
и т.д.
Спасибо
— какой минимальный набор документов требуется для учета
Николай
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.
Согласно ст. 65 ТК РФ
Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
[Трудовой кодекс РФ] [Глава 11] [Статья 65]
Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.
— какие периодические действия требуются для учета
Николай
Для какого именно учёта, рабочего времени?
— как будет выглядеть план/календарь действий на год вперед
Николай
Думаю логичнее всего составлять план на год (можно разбить по месяцам) и ознакамливать с ним сотрудника
Предполагаю что нужны еще какие-то документы: — должностные инструкции — приказ о приеме на работу — сотрудник — мужчина. оформление военнообязанного (не понятно нужно ли на удаленке) и т.д.
Николай
Да, раз он будет у Вас работать официально, то и инструкции и приказ о приеме на работу, так же нужно сотрудника ознакомить с данным приказом и иными нормативными актами Вашей компании. Документы для военнообязанного так же требуются если он таковым являются.
С уважением Дмитрий!
Здравствуйте, Николай!
Привлечение к работе дистанционных работников предусмотрено главой 49.1. «Особенности регулирования труда дистанционных работников» Трудового кодекса РФ. Она предусматривает, что на дистанционного работника распространяются все положения Трудового кодекса с учетом особенностей, установленных данной главой. То есть документы — это
Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.
В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Эти документы направляются электронно, а также, если Вы этого потребуете — заказным письмом нотариально заверенные копии.
Далее, обязательные документы — это трудовой договор, приказ о приеме на работу, ознакомление с локальными нормативными актами, должностная инструкция (документ не обязательный, но желательный, т.к. именно там обычно подробно описывается трудовая функция и обязанности работника), если работник будет заниматься обработкой персональных данных работников — то условие о конфиденциальности и о правилах такой обработки должно быть прописано в трудовом договоре или, если хотите, в отдельном соглашении. Кроме этого обычно на работника заводится личная карточка формы Т2. Соответственно, как и в отношении других работников, платятся все налоги и другие отчисления в фонды. Для документарного учета в отношении конкретного работника добавляются приказы об отпусках и изменениях в трудовой договор.
Кадровая работа конкретизирована:
УКАЗАНИЯ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ
1. По учету кадров
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
(форма N Т-1)
Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
(форма N Т-1а)
Применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма N Т-1 — на одного работника, форма N Т-1а — на группу работников. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма N Т-1) или «Период работы» (форма N Т-1а) строка (графа) «по» не заполняется.
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а).
Личная карточка работника
(форма N Т-2)
Личная карточка государственного (муниципального) служащего
(форма N Т-2ГС(МС))
Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Более подробно изучите эти Указания Госкомстата РФ от05.01.04 № 1
Можете его посмотреть:http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=47274
Добрый день!
Прием сотрудника на работу сопровождается не только заключением трудового договора, но и приказом о приеме работника на работу.
Необходимо завести карточку личного дела, где вносятся личные данные о работнике(Ф.И.О, образование).
Конечно необходима должностная инструкция, в ней обязанности работника можно прописать больше, чем в трудовом договоре. Т.е в графе обязанности работника сослаться на должностную инструкцию.
Необходимо вести табель рабочего времени работников.
Также две завести две тетради: одна с буквой Л (личного дела) — это отпуска туда вносить и К (кадрового) — прием и увольнение работников.
Оформление военнообязанного влечет за собой помимо оформления всех вышеуказанных документов также снять у него копию военного билета и отнести в соответствующее учреждение.
Можно узнать, какие из этих документов требуют постоянной работы с ними? Как я понимаю, большинство из указанных документов достаточно распечатать и подписать один раз и на год(ы), по крайней мере до следующего сотрудника. Из регулярных вижу: — приказы об основной деятельности Т.е. получается, что просто делаем набор документов, подписываем и кладем их в стол. Что-то менять придется очень редко. Приказы тоже можно заранее написать. Например: — приказ принять на работу — приказ отправить в отпуск Тогда получается что все или почти все документы статические и не требуют изменений. Верно?
Николай
да, так и есть. большинство документов шаблонные.
их можно распечатать или распечатывать каждый раз из консультанта и заполнять.
только номер разный присваивать, по порядку.
Здравствуйте, Николай!
1. Минимальный набор документов для кадрового учета следующий: штатное расписание, штатная расстановка, приказы по кадрам, табеля учета рабочего времени, правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных, инструкции по охране труда по профессиям, журнал инструктажа, журнал прохождения работниками медосмотров, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходная книга по учету трудовых книжек и вкладышей к ним, положения об оплате труда, о системе обучения, об аттестации работников, график отпусков, должностные инструкции, приказы об основной деятельности, приказы об отпусках и командировках, книга учета заявлений работников, карточки формы Т-2, книга учета приказов, журнал командировочных удостоверений, график сменности, книга учета проверок инспектирующими органами и ряд других. Это обязательные документы. Есть еще рекомендованные документы и документы, относительно специфики деятельности.
2. В своем варианте действий Вы упустили приказ о приеме на работу, ознакомление с локальными нормативными актами (ознакомление с которыми обязательно при приеме на работу), уведомление в течение трех дней ПФР России о приеме сотрудника. Естественно, нужен в установленные срок отчет военкомату по военнообязанным сотрудникам (в т.ч. и женщин, т.к. существует довольно обширный перечень специальностей, по которым женщина подлежит воинскому учету и обязана иметь в наличии военный билет- например, медицинские работники, географы, топографы, операторы ЭВМ и мн. др.).
3. Вполне возможно ввести суммированный учет рабочего времени в порядке установленном Трудовым кодексом Российской Федерации.
Спасибо за ответ.
Под "минимальным набором документов" я имею ввиду перечень документов, без которых организация будет признана грубым нарушителем кадрого учета и отсустствие которых может повлечь серьезные административные штрафы.
Поэтому у меня вопрос по списку (1), в котором вы перечислили 23 документа.
Действительно ли все эти документы принадлеат к минимальному необходимому набору?
Можно ли максимально сузить набор до 5-10 документов?
Какие штрафы/риски грозят организации если ограничиться самым минимальным набором в 5 самых основных документов?
Это ещё не все документы, которые являются обязательными.
До десятка первоначально перечень, в принципе, можно снизить, но только до первой проверки ООО инспектирующими органами. А затем уже дополнять, согласно замечаниям той же инспекции труда.
О сумме штрафов возможно лишь говорить, когда будет предъявлено привлечение к административной ответственности.
Здравствуйте, Николай.
— какие периодические действия требуются для учета
Николай.
Заранее регламентированных периодических действий нет, кадровые документы оформляются о мере как увольняете/ принимаете сотрудника, предоставляете отпуск
.1. Оформляю документы 1) Трудовой договор. 2) Соглашение о конфиденциальности. (Доведение до сотрудника секретной информации или как это называется?) 3) Трудовая книжка.
Николай
Ну еще работника нужно ознакомить со всеми локальными нормативными документами, которые есть в организации, с должностной инструкцией.
Еще на работника заполняется личная карточка Т-2 и заводится личное дело.
2. Периодически плачу зарплатные налоги (НДФЛ, ПФ, ОМС). Отправляю отчеты в ПФ. Наверняка я что-то упустил. Предполагаю что нужны еще какие-то документы: — должностные инструкции — приказ о приеме на работу — сотрудник — мужчина. оформление военнообязанного (не понятно нужно ли на удаленке) и т.д.
Николай
Приказ о приеме на работу обязателен, должностная инструкция желательна, чтобы не было споров по трудовой функции. Если мужчина военнообязанный, то и воинский учет нужно вести.
Неужели на него нужно оформлять полный перечень документации с медосмотрами, инструктажем, охраной труда, и т.д? Для меня это очень похоже на излишнюю бюрократию. Есть ли способ это обойти с минимальными рисками?
Николай
Нет, медицинские осмотры оплачивать не нужно.
Так как рабочее место дистанционного работника находится вне организации (офиса), то в данном случае на работодателя не возлагается большинство требований по обеспечению безопасных условий и охране труда.
Все требования по охране труда, которые должен соблюдать работодатель содержатся в ст. 212 ТК РФ (в том числе медосмотры, аттестация рабочих мест).
Согласно ст. 312.3 ТК РФ
В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет обязанности,предусмотренные абзацами семнадцатым, двадцатым и двадцать первым части второй статьи 212 настоящего Кодекса, а также осуществляет ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.
Что предусмотрено выделенными абзацами ст. 212 ТК РФ :
расследование и учет в установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные настоящим Кодексом, иными федеральными законами сроки;
обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
ознакомить дистанционного работника с требованиями охраны труда Вы должны только в том случае, если предоставляете или рекомендуете к применению какие либо оборудование и средства.
Перечень документов коллеги Вам указали, дополнительно отмечу, что должностную инструкцию следует разработать и обозначить максимально конкретно, поскольку фактически она будет являться основополагающим документом.
Необходимо прописать в инструкции все порядки, которым подчиняется работник: как он должен работать (трудовая функция), как он будет делать отчеты, как будет их передавать Вам, в какие сроки, задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника.
Судебная практика. Согласно Постановлению ФАС Западно-Сибирского округа от 25.07.2011 по делу N А27-15734/2010 факт выполнения дистанционным работником своих должностных обязанностей подтверждается, среди прочих документов, его должностной инструкцией, в которой указано, что он выполняет их дистанционно, посредством связи по Интернету и телефону.
Можно ли максимально сузить набор до 5-10 документов?
Это не в Ваших интересах, сузить можно, но ведь Вам не нужны лишние проверки Трудовой инспекции. Образцы имеются в интернете, можете прибегнуть к услугам специалиста, лучше оформить все в соответствии с требованием законодательства.
Я конечно все понимаю, что документы нужно держать в порядке и т.д.
Но мой сотрудник - это удаленный работник, который живет на другом конце России и работает из дома на компьютере. Неужели на него нужно оформлять полный перечень документации с медосмотрами, инструктажем, охраной труда, и т.д? Для меня это очень похоже на излишнюю бюрократию. Есть ли способ это обойти с минимальными рисками?
Единственный способ, который вижу на данный момент - заключить договор подряда.
+ нужно изучить главу ТК РФ 49.1 Глава 49.1. Особенности регулирования труда дистанционных работников см тут http://www.zakonrf.info/tk/gl49.1/
Статья 312.2. Особенности заключения и изменения условий трудового договора о дистанционной работе
[Трудовой кодекс РФ] [Глава 49.1] [Статья 312.2]
Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. При этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.
В случае, если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.
При заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные статьей 65 настоящего Кодекса, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.
Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 настоящего Кодекса, может осуществляться путем обмена электронными документами.
По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, указанный в части второй настоящей статьи.
При отсутствии указанного в части шестой настоящей статьи соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.
не смотря на то что работник работает удаленно нужно соблюдать нормы ТК РФ по охране труда -312.3 ТК РФ
В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абзацами семнадцатым, двадцатым и двадцать первым части второй статьи 212 настоящего Кодекса, а также осуществляет ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
т/е если дистанционный сотрудник в работе пользуется например ЭВМ — должна быть инструкция по охране труда при работе на персональных
электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ)-типовые есть в интернете с ней нужно ознакомить работника под роспись.
при проверке возможные штрафы тут -
Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
[Кодекс РФ об административных правонарушениях] [Глава 5] [Статья 5.27]
1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
3. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей
при проверке инспектора штрафуют казалось бы за незначительные нарушения- у нас выписывали 3000 т.р работнику кадров — не было подписи работника на правилах трудового распорядка, нашли экземпляр трудового договора где не было подписи работника в получении экземпляра трудового договора на руки, отсутствовала запись в книге учета движения трудовых книжек по 1 работнику ...
Самое необходимое: штатное расписание, табеля учета рабочего времени, правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных, инструкции по охране труда по профессиям, журнал инструктажа, книга
учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, положение об оплате
труда, график отпусков, должностные инструкции, карточки
формы Т-2, график сменности (если сменный график работы), книга учета проверок инспектирующими органам.
Это тоже выход, главное, чтобы на это согласился работник, т.к. гражданско-правовые отношения не так сильно защищают права работника, как трудовые. К тому же, если будет доказано, что такой договор фактически прикрывает трудовой — за это тоже предусмотрена административная ответственность
Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
3. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.