Насколько юридически надёжен обмен подписанными сканами соглашения по email?

Здравствуйте!

Согласно п. 2 ст. 434 и п. 1 ст. 160 ГК РФ

договор в простой письменной форме может быть заключён путём обмена электронными документами (в т.ч. скан-копиями по email),

если использованный способ позволяет достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Существует риск оспаривания авторства в суде.

Бесплатный почтовый ящик (Mail.ru / BK.ru) сам по себе не содержит криптографической привязки к личности отправителя. При конфликте или судебном споре  недобросовестный получатель может заявить в суде, что он письма не отправлял, либо ящик взломали, либо скан с подписью смонтировали.

Вместе с тем, использование адреса, который ранее фигурировал при регистрации его ИП — это хороший дополнительный аргумент (связывает ящик с его ИНН), но не 100% защита без подтверждающего «цифрового следа».

Второй момент — это 115-ФЗ, 161-ФЗ) и новые проверки переводов. С учётом усиления контроля за переводами между физлицами банк получателя или Ваш банк при крупной сумме может запросить подтверждение экономического смысла перевода. Этот момент тоже нужно учитывать.

Далее продолжу. 

      Добрый день. 

     В соответствии со ст. 434 ГК 

2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго пункта 1 статьи 160 настоящего Кодекса.

Поэтому 

Насколько юридически надёжен обмен подписанными сканами по email?

Надежно и подходит для оформления отношений между контрагентами

Как правильно организовать такой обмен и можно ли усилить его юридическую силу? Какие более надёжные варианты дистанционного подписания доступны, если мы в разных странах и лично встретиться не можем?

Любым способом, в т.ч. через эл.почту, мессенджеры. Важно лишь что бы в случае возникновения спора могли доказать факт принадлежности адреса с которого  отправлялось сообщение контрагенту и что письмо было отправлено именно им( необходимо детально прорабатывать условия договора).

      Все остальные  моменты могут быть детально разобраны в рамках отдельной полноценной услуги в чате( кнопочка рядом с фото юриста, доступна при входе на сайт через браузер).

С уважением Евгений Беляев

Здравствуйте, Кирилл!

Обмен подписанными сканами соглашения по электронной почте имеет юридическую силу при условии, что можно достоверно установить отправителя и содержание документа (ст. 160, 434 ГК РФ). Однако такой способ менее надёжен, чем использование электронной подписи.

Рекомендую сделать следующее:

В соглашении указать ФИО, паспортные данные, ИНН, электронные адреса сторон и банковские реквизиты получателя. Также прямо предусмотреть, что обмен подписанными сканами с согласованных адресов электронной почты признаётся надлежащим способом заключения соглашения.
Зафиксировать основание выплаты, период сотрудничества, сумму и условие об отсутствии взаимных финансовых претензий после окончательного расчёта.
Обменяться подписанными PDF-документами, подтвердить получение по email и сохранить переписку с вложениями.
Более надёжный вариант это подписание соглашения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), в том числе через «Госключ», если обе стороны имеют такую техническую возможность.

Учитывайте при этом, что само соглашение не исключает проверки перевода банком по Федеральному закону № 115-ФЗ.

Таким образом, обмен сканами допустим, но юридическая надёжность во многом зависит от содержания соглашения и порядка его подписания.

Могу предложить Вам помощь в подготовке юридически грамотного соглашения об окончательном расчёте, которое максимально защитит Ваши интересы и снизит риск последующих претензий партнёра.

Пишите мне в чат (кнопка справа). Буду готов ответить на Ваши дополнительные вопросы.

Здравствуйте!

В соответствии со ст. 434 ГК РФ договор может заключен в письменной форме, в т.ч. электронном, также

обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными 

Обмен подписанными сканами по email — это законный способ оформить сделку в простой письменной форме (п. 2 ст. 434 ГК РФ), и суды его признают. Слабое звено не в самой форме, а в доказуемости того, что письмо и подпись действительно от вашего партнёра. Верховный Суд подтверждает: юридически значимое сообщение может быть направлено по электронной почте, если можно установить, от кого и кому оно адресовано (п. 65 Пленума ВС РФ № 25 от 23.06.2015). Президиум ВАС ещё в 2013 году указал, что отсутствие электронной подписи в письмах не делает переписку недопустимым доказательством.

Здравствуйте, Кирилл! Обмен подписанными сканами соглашения по электронной почте не является электронной подписью в смысле Федерального закона № 63-ФЗ и не дает абсолютной гарантии от оспаривания. Однако такая сделка может быть признана судом соблюденной в письменной форме на основании абзаца второго пункта 1 статьи 160 ГК РФ, если из переписки и сканов можно достоверно установить, что воля выражена именно вашим партнером. Для существенного усиления юридической силы рекомендуется либо: а) заключить отдельное соглашение об использовании простой или неквалифицированной электронной подписи (ч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ) и подписывать документы в порядке, предусмотренном этим соглашением, либо б) перейти на усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) через аккредитованный удостоверяющий центр или сервис ЭДО. Обмен голыми сканами с собственноручной подписью — допустимый, но наименее надежный из дистанционных вариантов.

Абзац второй пункта 1 статьи 160 ГК РФ:

«Письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю».

Пункт 2 статьи 434 ГК РФ:

«Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго пункта 1 статьи 160 настоящего Кодекса».

Часть 2 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»:

«Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем».

Сканированная копия с собственноручной подписью, отправленная по почте не является электронной подписью в терминах Закона № 63-ФЗ. Однако суд может признать такие документы письменной формой сделки по ст. 160 ГК РФ, если сторона может доказать, что подпись на скане принадлежит контрагенту, а воля была направлена именно на совершение сделки (например, через последующую переписку, частичное исполнение, признание долга). Но, если партнер впоследствии заявит, что скан подделан или отправлен не им, бремя доказывания подлинности ляжет на вас. Поэтому голый обмен сканами — доказательственно слабее, чем полноценная электронная подпись.

Как усилить юридическую силу дистанционного подписания.

Вариант 1: включить в само соглашение об окончательном расчете условие о признании сканов. Вы можете указать в тексте соглашения, что стороны признают юридическую силу сканированных копий, подписанных собственноручно и направленных по электронной почте, а также подтверждают, что адреса почты используются для юридически значимых сообщений. Это не создаст электронную подпись, но снизит риск оспаривания по мотиву несоблюдения письменной формы, поскольку будет являться соглашением сторон о порядке обмена документами.

Вариант Б: заключить отдельное соглашение об использовании простой или неквалифицированной электронной подписи. Согласно ч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ, стороны вправе своим соглашением признать информацию, подписанную ПЭП или НЭП, равнозначной бумажному документу с собственноручной подписью. Вы можете: подписать (сканами или УКЭП) соглашение об использовании ЭП, в котором определить: какие адреса почты считаются официальными каналами; порядок подтверждения получения и целостности документа. После этого подписывать само соглашение об окончательном расчете уже в соответствии с этим соглашением об ЭП. Это создаст презумпцию равнозначности электронного документа бумажному.

Вариант В: усиленная квалифицированная электронная подпись выдается аккредитованным удостоверяющим центром (для физических лиц — в том числе через коммерческие УЦ). Документ, подписанный УКЭП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью без необходимости отдельного соглашения. Если у партнера есть российский ИНН и он готов получить УКЭП, полагаю, что это наилучший вариант.

Дополнительные риски, которые нужно учесть.

При переводе значительной суммы физическому лицу банк может запросить пояснения о назначении платежа. Соглашение (даже подписанное сканами) послужит подтверждением, что перевод не является дарением или подозрительной операцией. Укажите в назначении платежа: «Окончательный расчет по соглашению от (дата)».

Если партнер — налоговый резидент РФ, у него может возникнуть обязанность задекларировать доход. Четкое указание в соглашении, что сумма является расчетом за ранее выполненные работы/услуги, поможет избежать квалификации как иного дохода. Однако вы как налоговый агент не несете ответственности за его налоги, если он ИП или самозанятый; если он просто физическое лицо, риски перекладываются на него.

Если партнер находится за пределами РФ, валютное законодательство РФ может требовать оформления паспорта сделки или иных формальностей при переводе, но для переводов между физическими лицами в рублях по счетам в РФ обычно достаточно соглашения (потребуется уточнить у банка).

добрый день, по Вашему вопросу могу пояснить следующее

Обмен сканами допустим по ст. 160 и 434 ГК РФ, но надёжность зависит от доказательств авторства и точности самого расчёта. Адрес, указанный когда-то при регистрации ИП, полезен как дополнительное подтверждение, но не заменяет проверку, что сейчас письма отправляет именно партнёр.

Для Вашей ситуации я бы закрепил конкретный проект, период, состав погашаемых требований и условие: обязательство исполнено после зачисления согласованной суммы на указанный счёт. Не ограничивайтесь общей фразой «претензий нет»: отдельно определите судьбу прав на код и иные результаты, если они относятся к расчёту. Проверьте, что кредитором является сам партнёр, а не его компания: перевод физлицу не всегда погашает обязательство перед организацией.

Пусть каждый отправит подписанную окончательную версию PDF со своего согласованного адреса, а партнёр подтвердит в прежнем Telegram-диалоге адрес почты, реквизиты, дату и сумму соглашения. Сохраните исходные письма с заголовками и вложениями, всю цепочку согласования и подтверждение получения денег. Назначение платежа должно точно отсылать к этому соглашению. Условие о признании переписки не обязывает банк отказаться от проверки и не лишает суд права оценивать её достоверность.

Более устойчивый вариант — подписать один электронный файл УКЭП обеих сторон с сохранением файлов подписей и проверки сертификатов. Для простой ЭП нужны также правила идентификации и конфиденциальности ключа (ст. 9 Закона № 63-ФЗ), а не одна фраза о «силе оригинала». Если выберете представителя, не оформляйте схему, где Вы подпишете соглашение одновременно за себя и за партнёра: п. 3 ст. 182 ГК РФ создаёт риск оспаривания такой сделки. Нужен отдельный представитель партнёра.

Нам будет приятно, если Вы оцените консультацию

С Уважением, управляющий партнер Первого адвокатского бюро Ставропольского края, адвокат Рудь Николай Николаевич.