Законно ли удержание судом оригинала договора займа и как подтвердить его передачу?

Здравствуйте, Ася!

Само по себе оставление судом оригинала договора займа не является незаконным, даже если Вы возражали. Однако передача документа должна быть надлежащим образом зафиксирована.

Согласно статье 71 ГПК РФ, суд вправе исследовать подлинные документы, если без них невозможно разрешить дело. Статья 72 ГПК РФ предусматривает возможность возвращения оригиналов документов.

В Вашей ситуации рекомендую следующие действия.

Подайте замечания на протокол судебного заседания в соответствии со статьёй 231 ГПК РФ. Укажите, что ходатайства об оставлении оригинала договора Вы не заявляли, напротив, возражали против этого. Срок подачи замечаний — 5 дней после подписания протокола. При пропуске срока необходимо заявить ходатайство о его восстановлении.
Подайте заявление об ознакомлении с материалами дела и аудиозаписью заседания. Проверьте, отражена ли передача оригинала договора и где именно он находится.

Ася, здравствуйте.

Сама по себе ситуация, когда суд оставляет подлинник договора займа в деле, не является нарушением. По ч. 2 ст. 71 ГПК РФ подлинники представляются, когда без них дело невозможно разрешить, а для займа подлинная расписка или договор — ключевое доказательство (ст. 808, 812 ГК РФ: ответчик может оспаривать заём по безденежности, и суд вправе проверять сам документ). Поэтому суд часто приобщает оригинал к делу, а не только копию.

Но порядок должен быть соблюдён:
1. Передача подлинника должна быть отражена в протоколе судебного заседания (ст. 229 ГПК РФ). Если в протоколе указано, что ходатайствовал истец, а на деле это была инициатива судьи, — в течение 5 дней со дня подписания протокола подайте письменные замечания на протокол (ст. 231 ГПК РФ). Сначала ознакомьтесь с протоколом и аудиозаписью.
2. Подайте заявление об ознакомлении с материалами дела и убедитесь, что оригинал подшит в дело (обычно — в конверте, с отметкой на листе дела). Сфотографируйте лист дела — это ваша фиксация.
3. Подлинник вам вернут по вашему заявлению после вступления решения в законную силу, а в деле останется заверенная судьёй копия (ст. 72 ГПК РФ). Можно просить вернуть и раньше, если суд сочтёт это возможным.
4. Перед передачей стоит иметь у себя нотариальную или хотя бы качественную цветную копию, если её ещё нет.

Риск утраты при хранении в деле небольшой: в таком случае есть порядок восстановления утраченного производства (ст. 313 ГПК РФ), а суд несёт ответственность за сохранность материалов. Гораздо важнее для исхода другое: правильно ли определён круг наследников-ответчиков и пределы их ответственности стоимостью наследства (ст. 1175 ГК РФ), не пропущен ли срок исковой давности, как распределено бремя доказывания по безденежности. Это видно только по документам и материалам дела.

Если хотите, чтобы дело кто-то вёл рядом с вами, — я работаю и дистанционно: напишите мне в личный чат на сайте, посмотрим материалы и подготовим нужные ходатайства и позицию.

Само по себе принятие судом оригинала договора не является незаконным, даже если вы не заявляли соответствующего ходатайства. Но документ должен иметь статус доказательства по конкретному делу, а факт его нахождения в суде должен быть документально подтверждён.
Суд вправе потребовать подлинник письменного доказательства, если без него невозможно разрешить дело либо возникает вопрос о содержании или подлинности документа. Например, это особенно важно при оспаривании подписи наследодателя, необходимости почерковедческой экспертизы или расхождениях между копиями.
ГПК РФ не ставит принятие подлинника в зависимость от ходатайства или согласия истца. Поэтому отсутствие вашего ходатайства и ваше несогласие сами по себе не делают действия судьи незаконными.
Однако необходимо различать:
— законное принятие подлинника в качестве письменного доказательства с приобщением к материалам дела;
— неоформленное хранение документа отдельно от дела, когда невозможно установить, где он находится и в каком качестве принят.
Само помещение документа в сейф суда ещё не доказывает нарушение. Нужно выяснить, приобщён ли он к материалам дела и на каких листах дела находится.
Применимые нормы:
Гражданский процессуальный кодекс РФ: статья 71, часть 2:
«Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.

Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию. Если копии документов представлены в суд в электронном виде, суд может потребовать представления подлинников этих документов». 
ГПК РФ, статья 72, части 1–2:
«1. Письменные доказательства, имеющиеся в деле, по просьбе лиц, представивших эти доказательства, возвращаются им после вступления решения суда в законную силу. При этом в деле оставляются засвидетельствованные судьей копии письменных доказательств.
До вступления решения суда в законную силу письменные доказательства могут быть возвращены представившим их лицам, если суд найдет это возможным». 
Таким образом, досрочный возврат возможен, но является правом, а не обязанностью суда. Если подлинник необходим для экспертизы или проверки подлинности, суд может оставить его в деле.
Вы также вправе знакомиться с материалами дела и снимать копии. ГПК РФ, статья 35, часть 1:
«Лица, участвующие в деле, имеют право знакомиться с материалами дела, делать выписки из них, снимать копии…». 
Как подтвердить, что оригинал находится в суде:
Подайте в суд письменное «Заявление о подтверждении нахождения подлинника доказательства в материалах дела и обеспечении его сохранности».
Укажите:
наименование суда, номер дела, стороны;
точное наименование документа: договор займа, дата, стороны, количество листов;
дату заседания, на котором документ был передан;
что передача произошла по инициативе суда;
что вашего ходатайства об оставлении подлинника не было, а возражения в протоколе не отражены.
В просительной части можно написать:
«Прошу подтвердить получение судом подлинника договора займа, указать дату его приобщения к материалам дела и листы дела, на которых он находится.
Прошу обеспечить хранение подлинника в составе материалов дела, разрешить мне ознакомиться с ним и изготовить копии всех страниц, а также засвидетельствовать копию договора для оставления в материалах дела в случае последующего возврата подлинника».
Дополнительно запросите:
Копию письменного протокола предварительного заседания.
Копию аудиозаписи заседания.
Если принималось отдельное определение по этому вопросу — его копию.
Суд не обязан составлять специальную «справку о нахождении оригинала у судьи» именно в предложенной вами форме, но ваше зарегистрированное заявление создаст документальный след и позволит зафиксировать ответ либо бездействие суда.
Как подавать:

Через канцелярию в двух экземплярах, оставив себе экземпляр с отметкой о принятии, либо через систему подачи документов в электронном виде с сохранением подтверждения отправки.
Как исправить неверную запись в протоколе:
Судебное заседание подлежит аудиопротоколированию и составлению письменного протокола. ГПК РФ, статья 228, часть 1:
«В ходе каждого судебного заседания судов первой и апелляционной инстанций (включая предварительное судебное заседание), а также при совершении вне судебного заседания отдельного процессуального действия ведется протоколирование с использованием средств аудиозаписи (аудиопротоколирование) и составляется протокол в письменной форме…». 
Подайте замечания на протокол, указав, например:
«В протоколе  судебного заседания от (дата) ошибочно указано, что истец ходатайствовал о передаче либо оставлении в суде подлинника договора займа. В действительности подлинник был принят судом по инициативе председательствующего. Истец ходатайства об оставлении (приобщении) подлинника не заявлял и возражал против его оставления в суде. Указанные возражения в протоколе не отражены. Прошу исправить соответствующую запись и дополнить протокол указанными сведениями, сверив их с аудиозаписью заседания».
Срок — пять дней после подписания протокола, а не после заседания или получения вами копии. Об этом говорит статья 231, часть 1 ГПК РФ. 
Если срок истёк, одновременно подайте ходатайство о его восстановлении по части 2 статьи 109 ГПК РФ, объяснив причину пропуска — например, позднее получение копии протокола. Без такого ходатайства просроченные замечания суд не рассматривает и возвращает.
Судья обязан рассмотреть замечания в пятидневный срок: при согласии удостоверить их правильность, при несогласии вынести мотивированное определение об отклонении. Замечания приобщаются к делу во всяком случае — статья 232, части 1–2 ГПК РФ. 
Как просить о возврате оригинала:
Подайте отдельное либо включите в общее заявление ходатайство:
«На основании части 2 статьи 72 ГПК РФ прошу возвратить мне подлинник договора займа после его исследования судом, оставив в материалах дела засвидетельствованную судьёй копию».
Если суд откажет, повторно просите возврат после вступления решения в законную силу по части 1 статьи 72 ГПК РФ. 
Риски утраты и что делать при отсутствии подтверждения:
Утрата или повреждение подлинника может затруднить экспертизу и доказывание содержания договора. Значение каждого доказательства зависит от конкретных обстоятельств и возражений ответчика.
Если суд не подтверждает нахождение документа либо подлинник не обнаружен:
подайте председателю суда заявление о проверке организации хранения документа и делопроизводства по делу;
приложите копии предыдущих обращений и отметки об их подаче;
просите дать письменный ответ и зафиксировать результат проверки;
сохраните все документы для возможного обжалования итогового судебного акта.
Неверная запись в протоколе также не приводит к автоматической отмене решения, но её необходимо своевременно оспорить и зафиксировать.
Изложенное носит информационный характер и не является официальной юридической консультацией. Для защиты прав в конкретном споре рекомендую обратиться к практикующему юристу.

Здравствуйте, Ася.

В деле о взыскании долга по договору займа (наследственный спор) судья на предварительном заседании по своей инициативе изъяла единственный оригинал договора в сейф суда.

Это — полностью законная и обязательная процедура в делах такой категории. После рассмотрения дела, оригинал расписки будет подшит в материалы дела. Делается это для того, чтобы расписка не была использованга в судах, еще несколько раз. А по копиям расписок, суды — решения не выносят.

Здравствуйте. До вступления решения  суда в законную силу оригинал договора останется в материалах дела. После вступления решения суда в законную силу необходимо подать заявление о выдаче оригинала, суд самостоятельно обязан копировать оригинал, вшить в материалы дела вместо оригинала копию договра, оригинал передать тому, у кого он был до приобщения к материлам дела.