Правомочно ли требование Минфина о передаче персональных данных работников школы?

Здравствуйте, Валентина Ильинична!

разработала свой тарификационный список

 Что это за список? 

Форма тарификации не совпадает со школьной.

 Форма «тарификации» чего именно? Речь про оплату труда идёт?

Пока слишком мало информации. Надо понимать, что это за список такой и о чём вообще речь идёт.

Здравствуйте Валентина Ильинична.

Т.к. речь идёт о работниках, т.е. состоящих в трудовых отношениях с работодателем, следует в первую очередь руководствоваться трудовым законодательством РФ.

Общие положения закрепляет ТК РФ Статья 88. Передача персональных данных работника, можете ознакомиться полностью по следующей ссылке-https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/693c16ad10f7f494a958cb007737bd678c221d4c/

Из статьи следует:

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;

Т.е. в такой ситуации если ранее  согласия на это работниками не давалось, следует взять отдельное согласие с работников на такую передачу их персональных данных.

Далее я продолжу в следующем ответе ниже.

Здравствуйте, Валентина Ильинична.

Согласно ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», обработка персональных данных включает в себя, в том числе, передачу данных. 

Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Если запрос Минфина связан с выполнением ими функций государственного органа, например, контроль за расходованием бюджетных средств, формирование отчетности, проверка тарификации, то такая обработка может быть признана законной.
Передача персональных данных без согласия субъекта, т.е. работника, допускается, если она осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе для осуществления полномочий органов государственной власти.

Часть 1 статьи 6 Закона N 152-ФЗ устанавливает перечень условий, при которых обработка персональных данных является правомерной:

https://internet.garant.ru/#/document/12148567/paragraph/22720:0 

Школа как работодатель является оператором персональных данных своих работников. При получении запроса от государственного органа школа должна убедиться, что запрос направлен в рамках компетенции данного органа, что объем запрашиваемых данных (ФИО, дата рождения, табельный номер) соответствует целям запроса и передача данных необходима для выполнения функций, предусмотренных законодательством.

Если у школы возникают сомнения в правомерности требования, то школа вправе направить в Министерство финансов официальный запрос с просьбой указать конкретную норму права, на основании которой требуется предоставление персональных данных работников в указанном формате.

Поскольку передача планируется по электронной почте, школа обязана обеспечить защиту персональных данных при их передаче в соответствии с требованиями законодательства, т.е. использовать защищенные каналы связи, если это предусмотрено внутренними регламентами по защите персональных данных.

Уважаемая Валентина Ильинична, здравствуйте! 

Вообще,  Министерство финансов края вправе разрабатывать формы бюджетной и финансовой отчетности и запрашивать сведения у муниципальных учреждений только в пределах предоставленных ему полномочий.

Такие полномочия могут вытекать из БК РФ, регионального законодательства, соглашения о предоставлении межбюджетного трансферта либо проведения финансового контроля.

В частности, полномочия органов внутреннего государственного финансового контроля предусмотрены статьей 269.2 БК РФ.

www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19702/f9326f84473ca91312e73a717befd43c925de20f/

Однако одного письма министерства или утвержденной им формы недостаточно для передачи любых персональных данных работников.

ФИО, табельный номер и дата рождения относятся к персональным данным.

Согласно статье 88 ТК РФ работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия, кроме случаев, прямо предусмотренных ТК РФ или иным федеральным законом.

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования: не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами....

www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/693c16ad10f7f494a958cb007737bd678c221d4c/

Ведомственная инструкция или письмо министерства сами по себе такого исключения не создают.

Передача без согласия допустима, когда обработка необходима для исполнения полномочий, возложенных федеральным законом.

Это следует также из пункта 2 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/315f051396c88f1e4f827ba3f2ae313d999a1873/

Поэтому школе следует запросить у министерства официальный документ, в котором указаны цель сбора сведений, правовое основание, круг получателей, срок хранения и порядок защиты информации.

Министерство должно обосновать необходимость каждого реквизита.

По части 2 статьи 5 Федерального закона № 152-ФЗ содержание и объем обрабатываемых данных должны соответствовать заявленным целям, а избыточная обработка не допускается.

В частности, министерству необходимо пояснить, зачем для тарификации нужна именно дата рождения, когда расчеты можно проверить по ФИО, должности, нагрузке, ставке и табельному номеру.

Несовпадение формы министерства со школьной формой само по себе нарушением не является.

Министерство вправе установить отдельную отчетную форму в рамках своей компетенции, но не вправе произвольно заменять обязательную школьную документацию либо требовать персональные данные без надлежащего основания.

Статья 19 Федерального закона № 152-ФЗ обязывает оператора принимать правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных.

Передача должна проводиться через официальный защищенный канал, с ограничением доступа и фиксацией получателя.

Работники вправе получить полную информацию об обработке своих данных и обжаловать незаконную передачу на основании статьи 89 ТК РФ.

www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/dc0a9a9993940d29a8daafe8144d3454c11b92cc/

Т.е., разработать форму министерство может, а требовать ее заполнения персональными данными и передачу по электронной почте — только при наличии установленного законом полномочия, обоснованной цели и надлежащей защиты информации.

При отсутствии этих условий школе не следует направлять список без письменных согласий работников.

Форма с последними изменениями по Вашему краю

(Об утверждении отраслевого положения об оплате труда работников системы образования Забайкальского края) такая 

https://docs.cntd.ru/document/407714756/titles/L347BV?ysclid=mtsycedk5j228298988

С уважением, Дарья

Уважаемая Валентина Ильинична!

Сам по себе факт того, что сведения запрашивает Министерство финансов края, еще не означает, что школа обязана передать ему персональные данные работников в любом запрошенном составе.

ФИО, дата рождения, а также табельный номер, позволяющий идентифицировать конкретного работника, относятся к персональным данным. Передача таких сведений другому лицу также является обработкой персональных данных по смыслу ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». 

Согласно ст. 88 ТК РФ работодатель не должен сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, кроме случаев, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. 

В то же время согласие не требуется, если обработка необходима для осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством, что следует из п. 2 ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 152-ФЗ. 

Для Вашей ситуации особенно важны Методические рекомендации для общеобразовательных организаций, направленные письмом Минцифры России от 28.08.2020 № ЛБ-С-074-24059. Они подготовлены Минцифры совместно с Минпросвещения России и Роскомнадзором именно по вопросам обработки персональных данных в школах. В рекомендациях прямо указано: согласие работника не требуется при поступлении мотивированного запроса государственного или иного органа, который вправе запрашивать такие сведения в пределах установленной законодательством компетенции.

При этом мотивированный запрос должен содержать:

1. цель получения персональных данных;
2. правовое основание запроса, подтверждающее полномочия соответствующего органа;
3. конкретный перечень запрашиваемой информации.
Если организация или орган соответствующими полномочиями не обладает, для передачи персональных данных необходимо согласие работника. 

Поэтому в Вашей ситуации я бы рекомендовала прежде всего посмотреть не только сам разработанный Минфином тарификационный список, но и документ, на основании которого Министерство требует его представить.

Если в письме Минфина нет ссылки на конкретное нормативное основание, позволяющее ему получать именно персональные данные работников муниципальной школы, школе целесообразно письменно запросить такое обоснование до направления сведений.

Особенно это касается даты рождения. По ст. 5 Федерального закона № 152-ФЗ объем обрабатываемых персональных данных должен соответствовать цели обработки, а избыточные данные запрашивать и обрабатывать нельзя. Поэтому Минфин должен иметь возможность обосновать, зачем для проверки тарификации необходима дата рождения каждого работника. 

Дополнительно обращу внимание: утвержденная Приказом Министерства образования Забайкальского края от 26.03.2025 № 15 форма тарификационного списка даты рождения работников не содержит. Само по себе это еще не означает, что Минфин вообще не вправе установить иную отчетную форму для целей бюджетного контроля, но является дополнительным основанием запросить, каким нормативным актом установлена именно представленная Вам форма и обязательность ее заполнения.

Алгоритм действий:

Шаг 1. Проверить письмо или иной документ Минфина, которым затребован тарификационный список.

Шаг 2. Найти в нем ссылку на нормативный акт, устанавливающий полномочие Минфина получать такие сведения и обязанность школы их представлять.

Шаг 3. Если правового основания или обоснования необходимости даты рождения нет, направить в Минфин официальный запрос с просьбой указать правовое основание требования и цель обработки именно этих персональных данных.

Шаг 4. До получения такого обоснования не направлять дополнительные персональные данные работников только на основании самой разработанной Минфином таблицы.

Если законное основание будет подтверждено, отдельные согласия работников получать не потребуется.

Что касается отправки файла по электронной почте, Федеральный закон № 152-ФЗ не устанавливает общего запрета на электронную почту как способ передачи. Однако школа как оператор обязана обеспечить защиту персональных данных от неправомерного доступа и принять необходимые организационные и технические меры по ст. 19 Федерального закона № 152-ФЗ. Поэтому способ передачи также должен соответствовать установленным в школе требованиям информационной безопасности. 

Вывод:

Минфин вправе разработать отдельную форму в пределах своей компетенции, однако сам факт существования такой формы еще не является достаточным основанием для передачи ФИО, табельных номеров и дат рождения работников.

Если Минфин запрашивает эти сведения в рамках предоставленных ему законодательством полномочий и направил мотивированный запрос с указанием цели, правового основания и перечня необходимых данных, согласия работников не требуются.

Если такого основания в запросе нет, школе следует сначала потребовать его у Минфина. Передавать дополнительные персональные данные работников, в частности даты рождения, только потому, что соответствующая графа появилась в разработанной Министерством таблице, не следует.

Если потребуется, можете обратиться ко мне в чат: можно посмотреть непосредственно письмо Минфина и саму форму и уже точно определить, обязана ли школа ее заполнять. Специализируюсь на трудовом праве и вопросах персональных данных работников, опыт работы более 20 лет.