Как написать объяснительную директору по поводу неоплаченного штрафа?

Добрый день.

В объяснительной вы прописывает причину неисполнения возложенных на вас обязанностей

Здравствуйте. Работодатель требует объяснений по поводу неоплаченного штрафа. Здесь важно сразу разделить два момента: штраф, который вы должны государству (например, ГИБДД), и дисциплинарный проступок, который работодатель пытается вменить вам за его неуплату. Объяснительная нужна именно по второму вопросу.

Правовое обоснование

Требование работодателя основано на ст. 193 ТК РФ, которая обязывает работодателя до применения дисциплинарного взыскания затребовать от работника письменное объяснение. Это ваше право дать объяснения, а не обязанность, но отказ от их предоставления не помешает работодателю составить акт и применить взыскание.

Ключевой момент: неуплата штрафа — это административное правонарушение, за которое вы отвечаете перед государством (по КоАП РФ). Это не является дисциплинарным проступком в смысле ст. 192 ТК РФ, если только ваша должностная инструкция или трудовой договор прямо не обязывают вас своевременно оплачивать штрафы (например, если вы управляете служебным автомобилем и обязаны следить за штрафами). В противном случае привлечение к дисциплинарной ответственности за неуплату штрафа, не связанного с исполнением трудовых обязанностей, незаконно.

Что писать в объяснительной

Объяснительная пишется в произвольной форме на имя директора. В ней нужно изложить факты и вашу позицию. Я рекомендую следующий алгоритм:

1. Шапка: ФИО и должность директора, от кого (ваши ФИО и должность).

2. Заголовок: «Объяснительная записка».

3. Суть: «По факту требования предоставить объяснения о неоплате штрафа №… от… сообщаю следующее».

4. Ваша позиция: Укажите причину. Если штраф получен за нарушение, не связанное с работой, прямо напишите: «Данный штраф был наложен на меня как на гражданина за правонарушение, совершенное в нерабочее время и не связанное с исполнением моих трудовых обязанностей. Обязанность по его оплате не предусмотрена моим трудовым договором и должностной инструкцией».

5. Если причина уважительная: Например, «не оплатил в срок в связи с тяжелым материальным положением / нахождением в командировке / болезнью, что подтверждается...». Если причина неуважительная (забыл), лучше честно это указать, но подчеркнуть, что это не связано с работой.

6. Вывод: «На основании изложенного, считаю, что основания для привлечения меня к дисциплинарной ответственности отсутствуют, так как неуплата штрафа не является нарушением трудовой дисциплины».

Что делать дальше

1. Подайте объяснительную в течение 2 рабочих дней с момента требования (ст. 193 ТК РФ). Если этого не сделать, работодатель составит акт об отказе, и это будет считаться соблюдением процедуры с его стороны.

2. Сделайте копию объяснительной с отметкой о принятии (дата, подпись, входящий номер) или отправьте её по электронной почте с уведомлением о прочтении, если в компании принят такой документооборот. Это защитит вас, если дело дойдет до суда.

3. Если взыскание всё же применено (замечание или выговор), вы вправе его обжаловать в течение 3 месяцев со дня, когда узнали о нарушении своих прав (ст. 392 ТК РФ) — в государственную инспекцию труда, комиссию по трудовым спорам (ст. 385 ТК РФ) или в суд.

Чего делать не стоит

Не пишите в объяснительной «каюсь» и не признавайте вину в нарушении трудовой дисциплины, если штраф не связан с работой. Признание вины — главный аргумент для работодателя при наложении взыскания. Также не стоит отказываться от дачи объяснений вовсе — это формально позволит работодателю применить взыскание без ваших возражений.

Если штраф связан с использованием служебного автомобиля и вашей обязанностью следить за его оплатой, тогда в объяснительной нужно указать объективную причину пропуска срока (например, не уведомили о штрафе, технический сбой) и приложить подтверждающие документы. В этом случае работодатель обязан учесть тяжесть проступка и обстоятельства (ч. 5 ст. 192 ТК РФ).

Уточните, пожалуйста, штраф был получен за нарушение, совершённое на личном автомобиле в нерабочее время, или за нарушение, связанное с исполнением ваших служебных обязанностей (например, на служебной машине)? От этого зависит, есть ли у работодателя формальные основания для взыскания.