Уважаемая Марина!
В ФНС обращаться сейчас не нужно. Сейчас Вам необходимо исправить порядок выплаты заработной платы и выплатить работнику компенсацию за просрочку выплаты заработной платы за первую половину каждого месяца.
То, что работник сам хотел получать зарплату один раз в месяц и его это устраивало, ситуацию не меняет. По ч. 6 ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Отказаться от этой гарантии по соглашению с работодателем работник не может. В документах работодателя должны быть установлены конкретные даты выплаты заработной платы.
Алгоритм действий
Шаг 1. Установите на будущее две конкретные даты выплаты зарплаты, например 25-го числа текущего месяца — за первую половину месяца и 10-го числа следующего месяца — окончательный расчет. Даты необходимо закрепить в ПВТР, коллективном договоре или трудовом договоре в соответствии со ст. 136 ТК РФ.
Шаг 2. За прошедшие 17 месяцев определите, какая сумма должна была выплачиваться работнику за первую половину каждого месяца исходя из фактически отработанного им времени.
Саму эту сумму повторно выплачивать не требуется, поскольку заработную плату за месяц Вы в итоге выплатили полностью. Но выплата части зарплаты была произведена с опозданием.
Шаг 3. Рассчитайте и выплатите работнику денежную компенсацию по ст. 236 ТК РФ за каждый месяц.
Компенсация рассчитывается не ниже:
сумма задержанной выплаты × 1/150 ключевой ставки Банка России × количество дней задержки.
Срок задержки считается со следующего дня после даты, когда должна была быть выплачена зарплата за первую половину месяца, до дня фактической выплаты включительно. Если в период задержки менялась ключевая ставка, расчет производится с учетом ставки, действовавшей в соответствующий период.
Компенсацию работодатель обязан выплатить независимо от своей вины, поэтому незнание требования о двух выплатах в месяц от этой обязанности не освобождает.
Что касается ответственности: выплата зарплаты один раз в месяц может быть квалифицирована по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. Для ИП предусмотрен административный штраф от 1 000 до 5 000 руб. При определенных условиях, в том числе если нарушение совершено впервые, возможно применение предупреждения вместо штрафа с учетом положений КоАП РФ.
Сам факт того, что нарушение продолжалось 17 месяцев, не означает автоматически назначение 17 отдельных штрафов. Конкретная квалификация зависит от обстоятельств выявления нарушения.
При этом добровольное устранение нарушения до проверки или жалобы работника — установление правильных сроков выплаты и самостоятельная выплата компенсации по ст. 236 ТК РФ — существенно снижает риски и является правильной тактикой.
Вывод
В ФНС Вам обращаться не нужно. Установите две даты выплаты зарплаты, начиная с ближайшего расчетного периода выплачивайте зарплату каждые полмесяца, а за предыдущие месяцы рассчитайте и выплатите сотруднику компенсацию по ст. 236 ТК РФ. Согласие работника на выплату зарплаты один раз в месяц нарушение не устраняет.
Если потребуется, можете обратиться ко мне в чат: можно рассчитать компенсацию за все 17 месяцев и проверить, как правильно закрепить новые даты выплаты в трудовом договоре и локальных документах. Специализируюсь на трудовом праве, опыт работы более 20 лет.
В ФНС Вам идти точно не надо, поскольку ФНС не следит за соблюдением трудового законодательства.
Если Вы выполняли обязанности налогового агента (удерживали с работника НДФЛ и платили соцвзносы, как полагается), то сторону ФНС Вам ничего не грозит.
Невыплата части заработной платы работника представляет собой нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
но такого рода нарушения выявляются, как правило, по жалобам работника в трудовую инспекцию или прокуратуру.
Проверьте по реестрам проверок, если Вы не включены в план плановых проверок, то вероятно без жалобы сотрудника Ваше нарушение не выявят, а потому и к ответственности Вас не привлекут.
Впредь такого нарушения не допускайте, платите зарплату сотруднику согласно требованиям закона не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ)