Также излишне зачтенная сумма была удержана в июле 2025г, в том же периоде что и начислены отпускные

Здравствуйте!
В вашей ситуации ключевой вопрос — правомерность удержания излишне выплаченных отпускных. Позиция ревизии, скорее всего, неверна, а ваш подход (отразить удержание в расчете отпускных 2026 года) — ошибочен и нарушает закон.

Главное правило: удержание незаконно (если нет счетной ошибки). Согласно ст. 137 ТК РФ, излишне выплаченную зарплату (и отпускные) можно взыскать с работника только в строго ограниченных случаях:
· Счетная ошибка (например, арифметическая опечатка в расчетах).
· Вина работника, установленная судом.
· Неотработанный аванс или отпуск при увольнении.

В вашем случае ошибка — техническая (сбой районного коэффициента), и вины работника нет. Такая ошибка не является счетной, если это не механическая опечатка в цифрах.

На основании изложенного:
· Удержание из зарплаты в июле 2025 незаконно (исключение — если есть заявление работника, но даже оно не всегда основание).
· Месячный срок для принятия решения об удержании по счетной ошибке уже пропущен (он составляет 1 месяц со дня неправильной выплаты, т.е. с сентября-октября 2024).

Ситуация с отпускными июля 2025:
Средний заработок для них уже был рассчитан по неверным данным. Пересчитывать его задним числом и удерживать сумму нельзя — это прямое нарушение. Ваш план на 2026 год — не работает, нельзя «переносить» удержание в расчет будущих отпускных. Заработок за июль 2025 войдет в расчет отпускных июля 2026 в том размере, который фактически был начислен и выплачен (без учета незаконного удержания). Ревизия может требовать пересчета, но закон на вашей стороне.

Что модно сделать:
1. Зафиксируйте позицию: Сошлитесь на ст. 137 ТК РФ и укажите, что это не счетная ошибка.
2. Возврат удержанного: Если деньги уже удержаны, работодатель обязан их вернуть (выплатить с процентами за задержку) — это прямое нарушение.
3. Альтернатива: Если работодатель настаивает, возможно только добровольное согласие работника на возврат (письменное заявление), но даже это спорно, поскольку закон не предусматривает такого основания.

Таким образом, ваша логика «исправим в 2026 году» противоречит ТК РФ. Ошибка в расчете среднего заработка должна быть исправлена пересчетом отпускных, но только если это увеличивает сумму в пользу работника, а не наоборот.

Здравствуйте, Татьяна!

Коллега выше абсолютно верно указал на ограничения статьи 137 ТК РФ и неправомерность вашего плана на 2026 год. Но на практике ситуация глубже, а слепое выполнение требований ревизии грозит штрафами от ГИТ.

Ваша схема с переносом переплаты на 2026 год ошибочна. Ревизия права в том, что средний заработок за июль 2025 года рассчитан неверно, но их требование взыскать деньги с работника незаконно.

Уточню два момента: дал ли сотрудник письменное согласие на удержание переплаты в июле 2025 года и зафиксирован ли сбой программы техническим актом?

Согласно Постановлению Правительства РФ № 922, средний заработок исчисляется из начислений за расчетный период. Проведенное сторно за сентябрь-октябрь 2024 года относится к 2024 году. Оставив записку-расчет за 2025 год без изменений, вы зафиксировали переплату отпускных. Пытаясь уменьшить базу июля 2025 года на сумму сторно в 2026 году, вы искусственно занизите средний заработок. За это ГИТ оштрафует компанию за недоплату.

Алгоритм действий выглядит так:

1. Пересчитайте средний заработок за июль 2025 года по скорректированным за 2024 год данным и внесите исправления в записку-расчет.
2. Зафиксируйте переплату. Поскольку сбой районного коэффициента считается технической ошибкой, а не счетной, вы не вправе удерживать эти деньги принудительно.
3. Получите у сотрудника письменное согласие на удержание излишне выплаченных отпускных. Без него взыскать переплату не выйдет.

В моей практике сопровождения бизнеса в Parma Legal я часто помогаю находить баланс между требованиями ревизоров и ограничениями ТК РФ. Переходите в мой чат, где я детально проведу экспресс-аудит ваших расчетных документов за 2 часа, подготовлю возражение на акт ревизии и составлю соглашение с сотрудником за 1 рабочий день через кнопку «Общаться в чате».

Здравствуйте Татьяна.

… При начислении отпускных в июле 2025г. (взят период для их расчета июль 2024-июнь 2025г) была выявлена техническая в том, что в сентябре -октябре 2024г была неверно начислена заработная плата (сбился районный коэффициент).

Здесь изначально следовало выполнять такой порядок.

Выявление такой ошибки должно быть оформлено в соответствующем порядке,  работодатель вправе оформить  акт и приказ, с которыми были  обязаны ознакомить работника которому произвели неверное начисление  под роспись.

В соответствии со статьей ТК РФ Статья 22. Основные права и обязанности работодателя:

Работодатель обязан:

 знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;-https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/98b31fb9ec68d01fefb5bb66cad3bfa2c9705789/

Если по результатам проверки установлено:

— отсутствие счетной ошибки;

— отсутствие недобросовестности со стороны работника;

удержание производить работодатель только на основании технической ошибки не вправе согласно статье ГК РФ Статья 1102. Обязанность возвратить неосновательное обогащение-https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_9027/49f09b23a7383f77a52746e03ffe821d13bd9b4e/

ТК РФ Статья 137. Ограничение удержаний из заработной платы.

Из статьи следует:

Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

счетной ошибки;-https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/0b97a8e40bb5179ac150db9bb34324c945278f2d/

В соответствии со статьей ГК РФ Статья 1109. Неосновательное обогащение, не подлежащее возврату.

Из этой статьи следует:

Не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения:

3) заработная плата и приравненные к ней платежи....при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки;-www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_9027/74101bba473ca3987c1700379355492346b8d062/

Работник конечно может ее вернуть  добровольно, но в таком случае рекомендуется чтобы имелось такое основание для возврата как заявление самого работника.

С дополнительными разъяснениями можете ознакомиться также по ссылке:

Работодатель не вправе взыскать с сотрудника излишне выплаченное из-за технических ошибок-https://its.1c.ru/db/newsprac/content/481304/hdoc

Во вложении к ответу образец заявления.

Далее я продолжу в следующем ответе ниже.

Уважаемая Татьяна, здравствуйте! 

По сути ревизия в этом вопросе права -  отпускные за июль 2025 года нужно было считать не по ошибочно завышенной зарплате за сентябрь–октябрь 2024 года, а по корректным данным после исправления районного коэффициента.

На дату начисления отпускных в июле 2025 года применяется не Постановление Правительства РФ № 540, а еще Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, поскольку № 540 вступило в силу только с 01.09.2025.

normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=493883

Но подход там тот же — по ст. 139 ТК РФ и п. 2, 4, 10 Постановления Правительства РФ № 922 средний заработок для отпускных считается исходя из выплат, предусмотренных системой оплаты труда, фактически начисленных за расчетный период.

Районный коэффициент учитывается, но только в правильном размере.

Ошибочно завышенная сумма зарплаты не является надлежащей выплатой работнику за труд, поэтому оставлять ее в базе для расчета среднего заработка неправильно.

То, что излишне выплаченную зарплату удержали в июле 2025 года, само по себе не означает, что отпускные за июль 2025 года можно не пересчитывать.

Удержание— это не “минусовая зарплата июля” для целей среднего заработка, а возврат ранее излишне выплаченной суммы.

Поэтому позиция о том, что это удержание просто уменьшит отпускные в июле 2026 года — увы, никакая..

При расчете отпускных за 2026 год будет браться зарплата за новый расчетный период, но удержание как таковое не является выплатой по системе оплаты труда и не должно автоматически уменьшать средний заработок.

Правильный вариант — оформить исправление начислений за сентябрь–октябрь 2024 года, пересчитать средний заработок для отпускных июля 2025 года и определить сумму переплаты отпускных.

Записку-расчет не нужно “переписывать задним числом”, но нужно оформить корректирующий расчет, исправленную записку-расчет с датой исправления.

Это соответствует общему правилу об исправлении первичных учетных документов по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/

Отдельно важный момент по удержанию.

По ст. 137 ТК РФ работодатель вправе удержать из зарплаты излишне выплаченные суммы только в ограниченных случаях, в том числе при счетной ошибке, и с соблюдением месячного срока и порядка удержания.

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/0b97a8e40bb5179ac150db9bb34324c945278f2d/

Ошибка в районном коэффициенте может быть спорной — контролеры и суды не всегда признают такую ошибку именно счетной, иногда считают ее ошибкой применения правил оплаты труда.

Поэтому безопаснее иметь письменное согласие работника на удержание или идти в суд.

Т.е.,  отпускные июля 2025 года нужно пересчитать по исправленной зарплате за сентябрь–октябрь 2024 года. Удержание, проведенное в июле 2025 года, не заменяет перерасчет отпускных и не является основанием ждать до расчета отпуска в 2026 году.

С уважением, Дарья