Как правильно все документировать?

Да, вы можете уволить сотрудника по этому основанию, и три дня — это как раз тот срок, который дает закон для соблюдения процедуры. Увольнение за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения (пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) является одним из видов дисциплинарного взыскания.

Поскольку до этого у него был прогул (также дисциплинарное нарушение), это будет уже второе нарушение в течение года, что позволяет вам уволить сотрудника даже за этот новый проступок, не учитывая его предыдущие заслуги.

Вот пошаговый алгоритм действий и правила документирования.

Шаг 1. Фиксация факта (Акт о нахождении в состоянии опьянения)
Как только вы обнаружили сотрудника в таком состоянии, необходимо составить Акт о появлении работника на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.

Кто составляет: Комиссия из не менее трех человек (например: руководитель отдела, HR-менеджер, коллега).
Что указать в акте: Дату, точное время и место составления.
Фамилии и должности членов комиссии.
Подробное описание состояния сотрудника: запах алкоголя, неустойчивость позы, нарушение речи, поведение, внешний вид.
Подписи: Акт подписывают все члены комиссии. Желательно предложить сотруднику ознакомиться с актом и подписать его. Если он отказывается — в акте делается соответствующая запись: «От подписи отказался».
Шаг 2. Медицинское освидетельствование
Это критически важный этап. Без медицинского заключения доказать факт опьянения в суде будет крайне сложно.

Обязанность: Вы обязаны предложить сотруднику пройти медицинское освидетельствование.
Документирование: Отказ сотрудника от освидетельствования фиксируется в отдельном акте или в самом первом акте.
Важный нюанс: Если сотрудник отказывается ехать к врачу, это не мешает процедуре увольнения, но вам нужно иметь доказательства того, что вы предлагали ему такую возможность (например, запись с камер видеонаблюдения или показания свидетелей).
Справка: Если он прошел освидетельствование — прикладываете медицинское заключение к личному делу.
Шаг 3. Извещение и затребование объяснительной
Согласно ст. 193 ТК РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.

Срок: У сотрудника есть 2 рабочих дня на предоставление объяснительной записки.
Как оформить: Вы вручаете ему (под подпись или направляете заказным письмом) уведомление о необходимости дать объяснения.
Если не дал объяснений: По истечении двух дней составляется Акт об отказе в предоставлении письменного объяснения. Это не мешает увольнению.
Шаг 4. Сроки (Почему именно 3 дня?)
Закон устанавливает жесткие сроки для наложения дисциплинарного взыскания:

Срок со дня обнаружения: Не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (не считая времени болезни или отпуска работника). В вашем случае срок идет с момента составления Акта из Шага 1.
Срок со дня совершения: Не позднее 6 месяцев со дня совершения. По факту опьянения — это день обнаружения.
Срок с учетом объяснительной: Вы ждете 2 дня на объяснительную. На 3-й день (если объяснительная не предоставлена или проступок очевиден) вы имеете полное право издать приказ об увольнении.
Шаг 5. Издание приказа об увольнении
Приказ издается по унифицированной форме Т-8 или по форме, разработанной вашей организацией.

В основании приказа перечисляются все документы-основания: Акт о появлении в состоянии опьянения (от даты инцидента).
Медицинское заключение (если есть) или акт об отказе от него.
Объяснительная записка работника (если он ее написал) или Акт об отказе дать объяснения.
Документы по предыдущему прогулу (если они еще актуальны для учета повторности).
С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись в течение 3-х рабочих дней со дня его издания (не считая времени отсутствия).
Итог
Ваша схема абсолютно рабочая:

День 1: Составили акт, предложили медосвидетельствование.
День 2-3: Ждали объяснительную (или составили акт об отказе).
День 4: Издали приказ об увольнении и ознакомили с ним сотрудника.
Главное правило: Все документы должны быть составлены в указанные сроки и содержать четкие факты, а не эмоции. Запах алкоголя от коллеги — это субъективное мнение, а «резкий запах алкоголя изо рта, шаткая походка, невнятная речь» — это документально зафиксированный факт.

Здравствуйте!

1. Зафиксируйте факт опьянения (в день появления).
Создайте комиссию (не менее 2-3 человек) и составьте акт в произвольной форме. В акте укажите:

ФИО сотрудника, дату, время, место.
Внешние признаки опьянения (запах алкоголя, неустойчивость позы, невнятная речь и т.д.).
Показания свидетелей (если есть).
Предложите сотруднику пройти медицинское освидетельствование (он имеет право отказаться, зафиксируйте отказ в акте). Отказ не отменяет увольнения, если есть другие доказательства (акт, показания).
Ознакомьте сотрудника с актом под подпись. Если отказывается — составьте отдельный акт об отказе .

2. Отстраните от работы (в тот же день).
На основании акта издайте приказ об отстранении от работы (ст. 76 ТК РФ) до устранения причин (пока не протрезвеет). Ознакомьте сотрудника под подпись. Это ваша обязанность, а не право. Отстранение не является обязательным условием для увольнения, но обязательно для безопасности .

3. Затребуйте письменное объяснение (в день фиксации).
Вручите сотруднику письменное требование (уведомление) о даче письменного объяснения по факту опьянения. Убедитесь, что он расписался в получении. Если отказывается — составьте акт об отказе от получения требования.

4. Дождитесь объяснения или истечения срока.
У сотрудника есть 2 рабочих дня на объяснение (ст. 193 ТК РФ). Если он не предоставил объяснение в этот срок — составьте акт об отказе от дачи объяснений .

5. Издайте приказ об увольнении (после истечения срока на объяснение).
Если вы решили уволить, издайте приказ по унифицированной форме Т-8 с формулировкой: «Уволить за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения, подпункт „б“ пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись в течение 3 рабочих дней со дня его издания. Если отказывается — составьте акт об отказе. В трудовую книжку вносится запись с той же формулировкой. Приказ должен быть издан не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (с даты составления первого акта) .

Важное дополнение по поводу прогула:
Вы упомянули, что сотрудник две недели прогулял. Прогул — это отдельное основание для увольнения (подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ). За каждый проступок (прогул и опьянение) можно применить только одно взыскание. Поэтому, если вы хотите уволить его за прогул, то двухнедельное отсутствие — это уже веский повод, и процедура была бы проще (требуется объяснение по факту прогула). Однако, так как сотрудник уже появился на работе и вы зафиксировали его пьяным, вы можете уволить его именно за опьянение (это однократное грубое нарушение), но тогда прогул не будет являться основанием для увольнения, так как за два проступка два взыскания применить нельзя. Если вы хотите уволить его за прогул, нужно было действовать раньше, пока он отсутствовал. В вашей ситуации законнее уволить за опьянение, так как факт прогула уже «устарел» и вы его не фиксировали. Напомним: у вас есть 1 месяц на увольнение со дня обнаружения проступка. День обнаружения опьянения — день составления акта.