Если факт мошенничества сотрудника?

Если бухгалтер обнаружил, что приложенные к авансовому отчёту железнодорожные билеты имеют статус «возвращён» (с возвратом мест и денег) на сайте РЖД, это является основанием для отказа в утверждении отчёта и требует дальнейших действий. Такой статус билета (код 04 по классификации РЖД) означает, что билет был аннулирован, а деньги за него возвращены. Это свидетельствует о том, что расходы, якобы подтверждённые этими билетами, фактически не были понесены. 

Зафиксировать несоответствие. В акте проверки авансового отчёта или в служебной записке необходимо документально зафиксировать факт обнаружения несоответствия: указать номер билета, дату покупки, статус на сайте РЖД и дату проверки. К документу следует приложить распечатку с сайта РЖД, подтверждающую статус билета.

Уведомить руководство. Бухгалтер должен сообщить о выявленном нарушении руководителю организации. В уведомлении следует описать ситуацию, указать ФИО сотрудника, номер авансового отчёта, дату его подачи и суть нарушения.

Инициировать внутреннюю проверку. Организация может провести внутреннее расследование для установления обстоятельств произошедшего. В рамках проверки могут быть затребованы объяснения от сотрудника, изучены дополнительные документы, связанные с командировкой и выдачей аванса.

Требовать возврата средств. Если установлено, что сотрудник использовал подложные документы с целью получения возмещения расходов, организация вправе потребовать возврата необоснованно полученных денег. Это может быть сделано в рамках гражданско-правовой ответственности (ст. 1102 ГК РФ — обязанность возвратить неосновательное обогащение) или в рамках трудового права (ст. 238 ТК РФ — материальная ответственность работника за причинённый ущерб). 

Отразить ситуацию в бухгалтерском учёте. Если авансовый отчёт ранее был утверждён, необходимо сделать корректирующие проводки для исправления ошибок. Например, если расходы были списаны на затраты, их нужно восстановить.