Если у ИП после сентября 2023 года не было никаких выплат физлицам — ни по трудовым договорам, ни по гражданско-правовым — то обязанности сдавать 6-НДФЛ и РСВ попросту нет. Это прямо следует из ст. 230 НК РФ — именно она определяет, кто и когда сдает 6-НДФЛ, — а также из ст. 419 и 431 НК РФ, где прописано, кто признается плательщиком страховых взносов и в какие сроки должен отчитываться. Налоговыми агентами считаются только те, кто действительно выплачивает доходы физическим лицам, поэтому если денег никому не платили — и отчеты не требуются.
Но стоит понимать, что для налоговой «отсутствие выплат» — это не всегда очевидный факт. Инспекторы могут увидеть какие-то «звоночки»: например, движения по счетам или наличие зарплатного проекта в банке. И им может показаться, что вы скрываете выплаты. Иногда после этого звонят и требуют «подать уточненку». Но телефон — не юридический инструмент. Такое требование не имеет силы. Исправлять расчеты стоит только в том случае, если выплаты действительно были. Иначе вы сами создадите себе налоговые обязательства «из воздуха».
Что касается источников данных, то налоговая вправе запрашивать у банков сведения по мотивированным запросам — об этом прямо говорит ст. 86 НК РФ. Банки обязаны предоставить даже зарплатные реестры, и суды этот подход уже подтвердили. Поэтому вопросы инспектора вроде «кто управлял машиной» — это попытка установить, были ли реальные работники. Но опять же: пока нет официального письменного запроса, вы не обязаны ничего комментировать. Самая верная реакция — вежливо попросить прислать требование через Личный кабинет или ТКС со ссылкой на ст. 88 и 93.1 НК РФ (это нормы, регулирующие камеральные проверки и истребование информации).
Если же вы уже получили официальное «требование о пояснениях» по 6-НДФЛ или РСВ, то тут нужно действовать письменно и спокойно. Через тот же ЛК или ТКС дайте ответ, что выплат физлицам не было, и, следовательно, обязанности сдавать расчеты отсутствуют (опять-таки со ссылкой на ст. 230, 419 и 431 НК РФ). Попросите налоговую уточнить, какие именно факты вызвали сомнения — возможно, у них есть какие-то банковские списки или сведения из зарплатного проекта. К письму можно приложить документы, подтверждающие, что у вас не было работников: банковские выписки, где переводы только вам, копию водительского удостоверения, договоры с заказчиками, путевые листы, тахограф, внутренние документы, где видно, что никого не нанимали. Все это показывает, что перевозки или услуги выполнялись лично вами, без помощников. Это важно, потому что при переквалификации неоформленного труда в трудовые отношения инспекция может сослаться на ст. 19.1 ТК РФ, а с точки зрения налогов — на ст. 54.1 НК РФ, где речь идет о борьбе с фиктивными схемами.
Если же выплаты физлицам все-таки были — например, вы платили водителю или помощнику «на карту» — то лучше действовать проактивно. Нужно рассчитать и уплатить НДФЛ как налоговый агент, начислить страховые взносы и сдать уточненные 6-НДФЛ и РСВ за соответствующие кварталы, где эти выплаты были. По срокам — оба расчета сдаются до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Если вы опоздали, подаются уточненки. Здесь есть риски: ст. 123 НК РФ устанавливает штраф 20% от суммы НДФЛ, который вы должны были удержать, но не сделали этого. Правда, если вы все исправите добровольно и перечислите налог до того, как инспекция вынесет решение или начнет проверку, это может быть учтено как смягчающее обстоятельство.
Иногда предприниматели считают, что если их исполнители были самозанятыми и платили налог на профессиональный доход, то они «в безопасности». Но свежая позиция Верховного суда РФ 2025 года говорит обратное: если налоговая переквалифицирует отношения с самозанятым в трудовые, уплата НПД не освобождает ИП от штрафа по той же ст. 123 НК РФ. Поэтому важно собрать все подтверждения того, что это действительно были гражданско-правовые отношения: чеки приложения «Мой налог», акты, задания, доказательства, что люди работали самостоятельно и не были подчинены вам.
Еще один вопрос — нужно ли сдавать что-то в СФР (бывший ПФР). Если после сентября 2023 года у вас не было ни работников, ни исполнителей по договорам, то отчетность ЕФС-1 подавать не требуется. Штрафы за несданный ЕФС-1 касаются только тех, у кого есть застрахованные лица.
Если вы решили закрыть ИП, даже несмотря на переписку с налоговой, это возможно. Наличие спора или недоимки не блокирует процедуру. Просто долги и проверки перейдут на вас уже как на физлицо. Для закрытия подается заявление Р26001, и лучше сделать это электронно — госпошлина в этом случае не взимается. По ст. 431 НК РФ, если у вас были выплаты физлицам, нужно до подачи заявления представить «финальный» РСВ и уплатить взносы за работников в течение 15 календарных дней. Если выплат не было — этот шаг не нужен.
Что касается фиксированных взносов «за себя», то их размер зависит не от того, вели ли вы деятельность, а от самого факта регистрации как ИП. Пока вы числитесь в ЕГРИП, взносы начисляются пропорционально времени. За 2025 год общая сумма — 53 658 руб., но если вы закроетесь, например, в июне, сумма сократится пропорционально. Уплатить фиксированные взносы нужно до 28 декабря 2025 года, а 1% с дохода свыше 300 тысяч — до 1 июля 2026 года. На сайте ФНС есть калькулятор, который поможет посчитать точную сумму.
Если же налоговая докажет, что у вас были неоформленные работники, то, кроме налогов и взносов, могут последовать административные штрафы по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ — для ИП это от 5 000 до 10 000 рублей, а при повторе — до 40 000. Плюс возможные санкции по охране труда (ст. 5.27.1 КоАП РФ).
В целом, стратегия сейчас должна быть осознанной. Если выплат физлицам действительно не было, просто зафиксируйте это документально: подготовьте пояснение со ссылками на ст. 230, 419, 431 НК РФ, приложите подтверждения, что работали сами. Если же выплаты были — лучше честно рассчитать налоги и подать уточненные расчеты, чем ждать, пока это выяснит инспекция.
И еще одно: никакие устные требования «подайте уточненку» не имеют силы. На такие просьбы стоит отвечать спокойно и письменно: «Просим направить официальное требование с обоснованием и перечнем вопросов. Сообщаем, что в спорные периоды выплаты физическим лицам отсутствовали (ИП работал лично), в связи с чем обязанности по сдаче 6-НДФЛ и РСВ не возникали (ст. 230, 419, 431 НК РФ). Готовы предоставить пояснения в рамках требований, направленных по ст. 88, 93, 93.1 НК РФ».
А на практике — просто наведите порядок: проверьте все входящие в Личном кабинете, не отвечайте по телефону, соберите документы, подтверждающие отсутствие найма, или, наоборот, посчитайте суммы выплат и сдайте корректные расчеты. Если все уладите, можно спокойно закрыть ИП и сократить взносы за себя за 2025 год. Чем раньше это сделать — тем меньше переплатите.
