И через какой сервис лучше зафиксировать видео?

Фотография да, частично присутствует (изменена, но основной объект сохранен)

Переработка произведения также не защищает от возможных претензий правообладателя

ГК РФ Статья 1260. Переводы, иные производные произведения. Составные произведения

3. Переводчик, составитель либо иной автор производного или составного произведения осуществляет свои авторские права при условии соблюдения прав авторов произведений, использованных для создания производного или составного произведения.

В случаи предъявления иска Вы можете привлечь исполнителя, как соответчика по делу. Переписку главное сохранить, чтобы она не была удалена и ее можно было предоставить на обозрение суду.

2. Фотография да, частично присутствует (изменена, но основной объект сохранен)

 вами изменена?

потому что это может быть другое фото в принципе

3. Оформление группы ВК делалось не нами, а заказывал у отдельного исполнителя (Физ лицо, имеется отдельная группа в ВК). На данный момент сохранена переписка в ВК где видно, что «оформление» делали не мы.

 это хорошо, но вообще с исполнителем должен быть договор на эту тему

В данном случае — какой правильный порядок действий. И через какой сервис лучше зафиксировать (видео?) переписку с «тем, кто делал оформление»

 сервис вам не строго обязателен- достаточно скриншотов — где будет указано дата, время и видна суть переписке

но должно быть из переписки четко ясно- между кем и кем она идет и о чем именно

например об оформлении группы _____ в вк такой то, в том числе размещении там фото товаров или чего то еще.

Скриншоты можно так сделать, можно заверить нотариально, но это стоит денег и не дешево.

На эту тему есть пленум суда

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 23.04.2019 N 10
«О применении части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации»

55. При рассмотрении дел о защите нарушенных интеллектуальных прав судам следует учитывать, что законом не установлен перечень допустимых доказательств, на основании которых устанавливается факт нарушения (статья 55 ГПК РФ, статья 64 АПК РФ). Поэтому при разрешении вопроса о том, имел ли место такой факт, суд в силу статей 55 и 60 ГПК РФ, статей 64 и 68 АПК РФ вправе принять любые средства доказывания, предусмотренные процессуальным законодательством, в том числе полученные с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в частности сети «Интернет».
Допустимыми доказательствами являются в том числе сделанные и заверенные лицами, участвующими в деле, распечатки материалов, размещенных в информационно-телекоммуникационной сети (скриншот), с указанием адреса интернет-страницы, с которой сделана распечатка, а также точного времени ее получения. Такие распечатки подлежат оценке судом при рассмотрении дела наравне с прочими доказательствами (статья 67 ГПК РФ, статья 71 АПК РФ).

Еще иногда для фиксации скриншотов используют

www.webjustice.ru/