Или работодатель должен вернуть уплаченные за меня налоги?

1) Получить пособие по беременности и родам могут не все иностранки, а только подлежащие обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством:

• постоянно проживающие иностранки с видом на жительство;
• временно проживающие иностранки с разрешением на временное проживание;
• временно пребывающие в РФ гражданки стран ЕАЭС: Армении, Белоруссии, Казахстана или Киргизии

Правовое положение иностранных граждан в РФ регулируется ФЗ РФ № 115-ФЗ от 25.07.2002.

Временно пребывающий в РФ иностранный гражданин — это лицо, прибывшее в РФ на основании визы или в порядке, не требующем ее получения, и получившее миграционную карту, но не имеющее вида на жительство или разрешения на временное проживание.
Временно проживающий в РФ иностранный гражданин — лицо, получившее разрешении на временное проживание.
Постоянно проживающий в РФ иностранный гражданин — лицо, получившее вид на жительство.

Иностранные граждане имеют право на получение пособия по беременности и родам, если они являются постоянно или временно проживающими на территории РФ (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ). Причем вторые должны подлежать обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Иностранным сотрудницам, временно пребывающим в России, пособия связанные с материнством не полагаются. При этом Федеральный закон от 25 июля 2002 года № 115 «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» гласит, что случае, если такая иностранка трудится по трудовому договору, то она может рассчитывать на получение страхового обеспечения в виде пособия по временной нетрудоспособности при условии отчисления за нее страховых взносов работодателем за период не менее 6 месяцев, предшествующих месяцу, в котором наступил страховой случай, в данной ситуации — беременность.

Есть исключение для граждан государств, входящих в Евразийский экономический союз (граждане Белоруссии, Казахстана, Киргизии, Армении), которые работают в России по трудовым договорам, пособие по беременности и родам выплачивается по российскому законодательству за счет средств ФСС России. Ведь граждане этих государств имеют право на социальное обеспечение на тех же условиях, что и граждане России (п. 3 ст. 98 Договора о Евразийском экономическом союзе). А социальное обеспечение включает в себя в том числе страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (абз. 9 п. 5 ст. 96 Договора о Евразийском экономическом союзе).

2) В силу подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей и иных обязанностей, за выполненную работу, оказанную услугу за пределами РФ относится к доходам от источников за пределами РФ.

Если работник организации является налоговым резидентом РФ, то применяются положения ст. 228 НК РФ, в соответствии с которыми физическое лицо – налоговый резидент, получающее доходы от источников за пределами Российской Федерации, исчисление, декларирование и уплату НДФЛ производит самостоятельно по завершении налогового периода (Письма Минфина России от 06.10.2022 N 03-04-06/96611, от 07.07.2022 N 03-04-05/65409, ФНС России от 15.07.2021 N БС-4-11/9947@).

Если работник не признается налоговым резидентом РФ, то полученные им доходы не являются объектом обложения НДФЛ. Вознаграждение подлежит налогообложению в иностранном государстве в соответствии с законодательством данного иностранного государства (ст. 209 НК РФ, Письма Минфина России от 06.10.2022 N 03-04-06/96611, от 04.03.2022 N 03-04-06/15886, от 07.12.2021 N 03-04-05/99290).

Заметим, что приведенные выше правила применяются только в том случае, если трудовым или гражданско-правовым договором предусмотрено место выполнения работы (оказания услуги) в иностранном государстве (Письмо ФНС России от 15.07.2021 N БС-4-11/9947@, Письмо Минфина России от 14.04.2021 N 03-04-06/27827). Если работник фактически выполняет работу, находясь за пределами РФ, но в трудовом (или гражданско-правовом) договоре это не отражено, НДФЛ следует удерживать и уплачивать по общим правилам.

3) Когда работник стал нерезидентом, нужно исчислить НДФЛ отдельно с каждого выплаченного ему с начала года дохода по ставке 30%. При этом суммы дохода уменьшать на вычеты по НДФЛ не нужно, так как нерезидентам вычеты не положены (п. 3 ст. 210, п. 3 ст. 224, п. 3 ст. 226 НК РФ).

Сумму недоудержанного НДФЛ нужно удерживать из последующих выплат работнику начиная с ближайшей. Производить удержание можно только в определенных пределах (п. 4 ст. 226 НК РФ). В частности, общая сумма удержаний из оплаты труда работника не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

А если до конца года полностью удержать такой налог не получилось, налоговый агент должен сообщить об этом налоговому органу и работнику (п. 5 ст. 226 НК РФ). Невыполнение этой обязанности влечет штраф для налогового агента (организации, ИП) – 200 руб. за каждое непредставленное сообщение (п. 1 ст. 126 НК РФ), а для руководителя организации – от 300 до 500 руб. (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).