Как обеспечить сотрудников ЭЦП и ПЭП?

Здравствуйте, Николай. Понятие электронного документа содержится в ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», регулирующего отношения в сфере поиска, получения, передачи, производства и распространения информации.

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. 

Так же:

В целях бюджетного учета в качестве электронного документа рассматриваются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, составленные в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, либо, в случаях, предусмотренных законодательством, простой электронной подписью -п. 1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н

Учитывая эти нормы, можно выделить несколько признаков электронного документа:

— электронный документ должен быть изначально сформирован в электронном виде с помощью информационной системы или ресурса (программы), то есть такой документ должен быть сформирован именно путем ввода исходной информации в программный продукт лицом, ответственным за документальное оформление соответствующего факта хозяйственной жизни;

— электронный документ должен быть подписан ЭЦП или в установленных случаях ЭП, которые придают ему юридическую значимость;

— в информационной системе или ресурсе с помощью электронного документа может осуществляться передача и обмен информацией (электронный документооборот);

— электронные документы должны храниться на электронных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.

То есть электронный образ (скан-копия) бумажной версии первичного документа или регистра не является электронным документом.

Электронный документооборот возможен при наличии единого информационного пространства. Для обеспечения прозрачности, открытости и подотчетности деятельности государственных органов и органов управления государственными внебюджетными фондами, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, а также для повышения качества их финансового менеджмента за счет формирования единого информационного пространства и применения информационных и телекоммуникационных технологий в сфере управления государственными и муниципальными (общественными) финансами предназначена система «Электронный бюджет».

Надеюсь мои разъяснения были для Вас полезны.