Организация дополнительного профессионального образования, оказывает услуги дистанционного обучения

Здравствуйте, уважаемая Катерина! 

Для удобного удаленного взаимодействия между преподавателями Вашей организации дополнительного профессионального образования Вы можете использовать электронные подписи в соответствии с положениями Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. 

Согласно положениям настоящего Закона, документ, подписанный электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для того, чтобы электронный документ был признан равнозначным документу на бумажном носителе, необходимо наличие квалифицированной электронной подписи на электронном документе, в соответствии с положениями статьи 6 настоящего Закона.

Для получения квалифицированной электронной подписи каждому из преподавателей необходимо обратиться в соответствующий удостоверяющий центр, перечень которых представлен на официальном портале Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. 

Однако различными учебными учреждениями уже сейчас применяются простые электронные подписи, которые также позволяют признать электронный документ равнозначным документу на бумажном носителе. 

Для этого необходимо соблюдение условий, установленных статьями 6 и 9 настоящего Закона. Так, для признания простой электронной подписи, участникам электронного документооборота следует составить соглашение о применении таких электронных подписей, в котором будут указаны правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и будет установлена обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Данный подход подразумевает создание внутренней системы электронного документооборота организации. 

Таким образом, одним из вариантов решения Вашей проблемы может быть применение электронной цифровой подписи в рамках электронного взаимодействия. 

Здравствуйте Катерина.

Общие положения регулируются  Приказом Министерства просвещения РФ  от 26 августа 2020 года N 438 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным программам профессионального обучения»:

18. Формы проведения квалификационного экзамена устанавливаются организацией, осуществляющей образовательную деятельность.

Также согласно положениям  Приказа Министерства образования и науки РФ от 23 августа 2017 года N 816  «Об утверждении Порядка применения организациями, осуществляющими образовательную деятельность, электронного обучения, дистанционных образовательных технологий при реализации образовательных программ»:
 
 

3. Организации, осуществляющие образовательную деятельность (далее — организации), реализуют образовательные программы или их части с применением электронного обучения, дистанционных образовательных технологий в предусмотренных Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» формах обучения или при их сочетании, при проведении учебных занятий, практик, текущего контроля успеваемости, промежуточной, итоговой и (или) государственной итоговой аттестации обучающихся.

В данной ситуации, вариантов может быть несколько:
— письменная  ведомость, которую  необходимо направлять на подпись, что в настоящее время у Вас и введено;
— электронная подпись;
— электронная ведомость.
Согласно Письму Минобрнауки России от 21.04.2015 N ВК-1013/06 «О направлении методических рекомендаций по реализации дополнительных профессиональных программ» (вместе с «Методическими рекомендациями по реализации дополнительных профессиональных программ с использованием дистанционных образовательных технологий, электронного обучения и в сетевой форме»):

Процесс тестирования должен быть автоматизирован. Должны быть обеспечены автоматизированная обработка результатов тестирования, процедура оценивания, системы документирования результатов тестирования, хранения результатов тестирования и персональных данных слушателей.

При итоговой аттестации в режиме обмена файлами …должно быть обеспечено хранение указанных файлов или сообщений и персональных данных слушателей.

Если вести речь об электронной ведомости, соответствующий раздел,  касающийся их ведения, сохранения, заполнения  и передачи,  должен быть  включен в Положение об итоговой аттестации, в  день  итоговой  аттестации  ведомость  сохраняется педагогом, и сразу направляется в электронной форме по электронной почте и уже является основанием подтверждающим прохождение итоговой аттестации,   далее он распечатывает  итоговый вариант ведомости,  заверяет результаты работы студентов по дисциплине своей подписью против каждой фамилии, и в таком варианте уже отсылает почтой.
Для этого уже потребуется помощь программистов, который либо разработают программу электронных ведомостей, также алгоритм работы с программой, либо нужно приобрети уже готовую программу.
Например:
Ознакомительная версия программы «Электронные ведомости» и справочное руководство, по ссылке: https://www.mmis.ru/programs/vedkaf

Согласно Письму Министерства образования и науки РФ от 30 марта 2015 года N АК-820/06  «О направлении методических рекомендаций по итоговой аттестации слушателей»:

Заседания итоговых аттестационных комиссий оформляются протоколами (приложение N 1). 
Протоколы заседаний итоговых аттестационных комиссий подписываются председателем аттестационной комиссии (в случае отсутствия председателя — его заместителем), секретарем итоговой аттестационной комиссии и хранятся в архиве образовательной организации согласно номенклатуре дел.

 
Т.е. следует разработать и утвердить Инструкцию по заполнению бланка протокола  заседания  аттестационной  комиссии,  которая  бы регулировала порядок проведения заседания в дистанционной форме, а также то, что протокол подписывается только председателем и секретарем, соответственно только между ними обмен должен происходить именно для подписания протокола, при этом в протокол вносятся секретарем мнения членов комиссии,  которые они формируют в электронной форме и передают секретарю.
 

Во вложении к ответу файл (пример).