ФНС просит предоставить приказ о порядке проверки контрагента и соблюдение должной осмотрительности

Добрый день!

Согласно п.10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды» факт нарушения контрагентом налогоплательщика своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в частности, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом.
Вы указываете

Фактически у нас нет строгих правил по проверке контрагентов

Обычно проверка контрагентов и их руководителей (учредителей) происходит по нескольким базам из открытых источников, собственно сервисы   непосредственно ФНС РФ, Арбитражные суды, ФССП РФ.
Вы можете сделать приказ или регламент, где указать на необходимость проверки контрагента  при заключении договора по указанным базам  на наличие информации и  непосредственно запрос самого контрагента (паспортные данные руководителя, главного бухгалтера и тп). То что дата в приказе будет  не текущая, а более ранняя в целом никак  не повлияет.
Если проигнорировать требование налогового органа и не представить такой документ, то могут возникнуть дополнительные вопросы в части работы с контрагентами, которые могут являться фирмами «однодневками» (возможные проверки в последующем).

Добрый день!

Вот, что указывает ФНС относительно должной осмотрительности:

Понятие «должной осмотрительности» при выборе контрагента (введено в налоговую практику Постановлением Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53) подразумевает использование налогоплательщиком всех доступных ему возможностей и инструментов для получения и проверки информации о контрагенте на предмет его благонадежности.

На практике отсутствует какой-либо исчерпывающий алгоритм проверки потенциального контрагента, тем не менее, при принятии решения о заключении договора с новым (незнакомым) поставщиком, необходимо соблюдать минимум основных негласных правил.

при поиске информации в сети Интернет можно также воспользоваться некоторыми конкретными сайтами:

— для проверки сведений о государственной регистрации потенциального поставщика необходимо посетить страницу Федеральной налоговой службы: https://egrul.nalog.ru;- сведения о задолженности по налогам можно получить на сайте: https://service.nalog.ru/zd.do;- информация о дисквалифицированных лицах расположена на сайте: https://service.nalog.ru/disqualified.do;- сведения о вынесенных регистрирующими органами решениях о предстоящем исключении недействующих юридических лиц можно получить на странице: http://www.vestnik-gosreg.ru/publ;- информация о юридических лицах, с которыми отсутствует связь по указанному ими адресу расположена на сайте: https://service.nalog.ru/baddr.do;- сведения об участии налогоплательщика в судебных спорах можно найти на страницах: www.sudact.ru, www.arbitr.ru;- на сайте Федеральной службы судебных приставов можно посмотреть информацию об исполнительных производствах, возбужденных в отношении будущего контрагента: www.fssprus.ru;

Возможно составить датой ранее документы, которые закрепляют порядок проверки. Но ФНС может запросить результаты проверки, т.е. файлы или распечатки с результатами проверки на дату заключения договора с контрагентом. Поэтому хотя бы еще составить нужно и заключение в отношении этого контрагента на дату подписания договора или ранее. Совсем если ничего не предоставлять, могут и к вам вопросы быть от ФНС. Плюс нужно еще смотреть как выполнял обязательства контрагент. Если, что то не выполнял, писали ли Вы ему претензии и т.д. Была ли вообще реальная работа с контрагентом.

Максим, здравствуйте!

ФНС просит предоставить приказ о порядке проверки контрагента и соблюдение должной осмотрительности

Проверка контрагента осуществляется, как правило, на этапе подписания договора, поэтому порядок проверки и перечень документов, которые необходимо запросить у контрагента, обычно включаются в локальный акт о договорной работе. Также в организации может иметься отдельный локальный акт о проведении проверки контрагента по определенным критериям.

Подобные локальные акты облегчают процедуру контроля за подписанием договоров, но их наличие не является обязательным. Поэтому на запрос ФНС Вы можете ответить, что локальных актов о порядке проверки контрагента в настоящее время нет, но в ближайшее время планируется их разработка и принятие. 

если прямо ответить что регламентирующих проверку приказов и положений нет и проверка не проводилась?

Никаких санкций за это законом не предусмотрено. Но проверка контрагента в вашем случае наверняка имеет место при подписании договора — как минимум проверяются полномочия руководителя, действующее ли юридическое лицо и пр. Поэтому можно указать в ответе, что проверка осуществляется, но регламентирующие её документы в настоящее время не утверждены. 

уместно ли сейчас написать эти документы (что в них писать?), утвердить их прошлой датой?

Регламент по проверке контрагента желательно сделать, причем не только на случай подобных запросов контролирующих органов, а для упорядочения договорной работы, снижения рисков оспаривания сделок и их неиспонения контрагентами.

Обычно в регламент включается перечень документов, которые необходимо запросить у контрагента — копии учредительных документов, выписка из ЕГРЮЛ, документ, подтверждающий полномочия единоличного исполнительного органа и пр. Ответственность за проведение проверки можно закрепить за определенным работником, включив такую обязанность в его должностную инструкцию, трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Что касается подписания такого документа «задним» числом — это риск, и юрист не вправе давать подобные рекомендации. С локальным актом, который содержит обязанности по проведению проверки, должен быть ознакомлен работник, который будет отвечать за ее проведение. Причем ознакомлен под роспись, с включением такой должностной обязанности в должностную инструкцию. Организовать это «задним» числом проблематично.