Здравствуйте, я как ООО продал холодильную установку ИП в сентябре 2020 года, в декабре 2020 года я получил

Здравствуйте,

В соответствии со ст. 518 ГК 

Покупатель (получатель), которому поставлены товары ненадлежащего качества, вправе предъявить поставщику требования, предусмотренные статьей 475 настоящего Кодекса, за исключением случая, когда поставщик, получивший уведомление покупателя о недостатках поставленных товаров, без промедления заменит поставленные товары товаром надлежащего качества.

Т.о. из документов на замену товара покупатель должен предоставить только документы, подтверждающие, что товар приобретен у Вас. 

Порядок приемки и предъявления претензий в зависимости от того, что прописано в договоре. Направьте к Покупателю представителя для осмотра установки и составления акта о выявленных недостатках.  

Холодильная установка технически сложный товар, не работать может как из-за производственных недостатков, так и по вине покупателя (неправильная эксплуатация, монтаж с недостатками...). Это может установить только экспертиза (расходы на нее возмещает тот, по чьей вине возникли недостатки), если дело дойдет до суда, экспертизу лучше назначить в суде.