Как закрыть личное дело, если корабль ушел в поход?

Здравствуйте. У мужа сложилась нижеследующая ситуация, подскажите, пожалуйста, как ему поступить? На протяжении 3-х годичного контракта матросом в Черноморском Флоте муж нес службу на трех разных кораблях одной дивизии. Сейчас контракт закончился. Ему не могут заполнить личное дело, потому что второй корабль, на котором он служил ушел в поход на 3-4 месяца. В строевой части 3-го корабля объясняют, что могут закрыть дело без учета службы на втором корабле (а это год стажа). 2,5 месяца назад мужа перевели на 3-ий корабль и отправили в заслуженный отпуск. Неоднократно за время отпуска он ездил в строевые части кораблей по поводу решения данного вопроса, а также обращался в дивизию кораблей, но безуспешно. По этой же причине муж не может получить удостоверение участника боевых действий (из-за пробела в личном деле). А так-же получить командировочные расходы во время службы на 2-ом корабле.

Спасибо.