Подпись директора в бухгалтерских документах ООО

Добрый день, Сергей.

Как решить эту проблему?

Сергей Клязник

Решение проблемы предельно простое: директор должен от имени юридического лица выдать доверенность на право подписания накладных и иных необходимых документов. После получения доверенности в документе будет указана подпись и ФИО конкретного лица, которое произвело отпуск товара. Согласно ГК РФ:

Статья 185.1. Удостоверение доверенности

...

4. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

Если директор с какого-то момента начнёт ставить крестик в отгрузочных документах — как на это отреагирует налоговая? Как правильно изменить подпись директора и документально зафиксировать это?

Сергей Клязник

Не надо этого делать — усложните себе жизнь.

Надо также понимать, что пока у Вас в документах нет понимания кто конкретно отгружал товар — будет действовать принцип «коллективной безответственности», т.е. в случае какой-то конфликтной ситуации Вы даже работника к ответственности привлечь не сможете, поскольку Вам будет сложно доказать, что конкретный документ подписан конкретным человеком

Сергей, здравствуйте.

Подпись гражданина фиксируется в его паспорте — если не будет совпадать подпись в паспорте и в документе — это основание полагать, что подпись поддельная (многие банки даже документы тормозят, если по их мнению подпись НЕДОСТАТОЧНО ТАКАЯ ЖЕ как в паспорте). 

А так как документ, подписанный заведомо неправомочным лицом — поддельный, то не исключена в том числе уголовная ответственность. 

УК ст. 327

3. Использование заведомо подложного документа — наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев.

В вашем случае более рациональным (и законным тем более) вариантом будет выдача стандартной доверенности на подпись подобных документов своим сотрудникам. 

С уважением, 

Роман Новиков

Здравствуйте, Сергей.

Как решить эту проблему?

Сергей Клязник

выдать доверенности на отпуск ТМЦ от организации, тогда отпускающий груз гражданин ничего не должен будет подделывать. Но тогда эти люди смогут утверждать, что они работники организации, если ими такие функции выполняются на постоянной основе.

Подпись директора сложная, хотим заменить её на условный «крестик», который смогут ставить все сотрудники

Сергей Клязник

т.е. собираетесь заниматься подлогом документов? Зачем вам это...

Здравствуйте, Сергей! В Вашем случае, на мой взгляд, 2 возможных варианта: либо установить соглашением сторон, что можно использовать факсимиле при подписании документов (включить это положение в условия основного договора, например, путем дополнительного соглашения). Либо выдавать доверенность от ООО каждому конкретному лицу, которое осуществляет отгрузку (он не обязательно должен быть сотрудником ООО). Менять подпись — это весьма своеобразное решение, в таком случае возникнет вопрос ее подделки в случае спора, а нужно ли Вам это?

Здравствуйте, Сергей!

По факту отгрузку товара производят разные люди и в отгрузочных документах (счетах, накладных, счетах-фактурах) ставят факсимиле директора. Понимаем, что это не хорошо и возникнут проблемы с налоговой, многие клиенты распознав факсимиле требуют переделывать документы «живой подписью».

Как решить эту проблему? 

Я бы не назвал это проблемой. Это просто нарушение законодательства. Факсимильная подпись допустима в документообороте между сторонами, если это установлено в договоре. Контролирующие органы смотрят на факсимиле в первичных документах крайне негативно, так как ст.9 закона о бухгалтерском учете предусматривает именно личную подпись должностного лица.     

А так как у вас только один директор — то именно он и должен подписывать все документы. И никто иной.  

Подпись директора сложная, хотим заменить её на условный «крестик», который смогут ставить все сотрудники. Если директор с какого-то момента начнёт ставить крестик в отгрузочных документах — как на это отреагирует налоговая? 

Вы создадите себе только кучу новых проблем. От бесконечных проблем с непризнанием отгрузок по таким документам и споров на контрагентами, до уголовной подделки документов. 

Как правильно изменить подпись директора и документально зафиксировать это?

Если фактически подписывают другие люди, то трудоустраивайте их в компанию, выдавайте доверенность или издавайте приказ, наделяющий их полномочиями, прописывайте их в договорах и пусть они подписывают документы своей нормальной подписью. Это наиболее простой и правильный способ оформления первички в вашей ситуации.  

Полностью поддерживаю коллег, позволю себе немного добавить.

Коллега выше поднимал вопрос о том, что, может быть, вы не хотите давать основания в последующем доказать факт трудовых отношений. Если поставки, подписание ТТН происходит нечасто, выдавайте специальные доверенности (на день, на конкретную поставку). Это не решить проблему в корне, но немного её минимизирует.

Также коллега выше писала о соглашении об использовании факсимиле.

Это тоже выход, главное в соглашении указать.

*должности, ФИО работников, подписи которых могут быть выполнены с помощью факсимиле; 

*образцы (поставить оттиски); 

*перечень документов, которые можно заверить факсимиле; 

*срок действия соглашения ( пока любая из сторон письменно не уведомит другую сторону о своем намерении расторгнуть это соглашение/ пока не сменится должностное лицо/конкретный срок).

А если говорить о смене подписи, то приведу вам ссылку на наш же ресурс, где обсуждалась схожая тема: https://pravoved.ru/question/7...

Добавлю только, что если речь пойдет о подлинности подписи и дело дойдет до экспертизы, то подпись должна быть не как у вас, а ваша (даже если она не точь-в-точь как в паспорте). Почерковедческая экспертиза будет устанавливать, вы ли расписались или нет, а не похожа ли подпись на ту, что в паспорте или в банковской карточке.