Добрый день! У нас в организации сотрудники имеют разъездной характер работы. Какой договор нам необходимо заключать с сотрудниками на использование личного транспорта и какие компенсации ГСМ мы должны оплачивать? И будет ли это облагаться налогами?
Добрый день! Если работа сотрудника носит разъездной характер, то можно внести изменения в трудовой договор, путем заключения дополнительного соглашения, в котором указать, что Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (основание — паспорт транспортного средства серии ______________________).
Используемое транспортное средство, имеет следующие характеристики:
легковой автомобиль марки (модели):_______________________, год выпуска
___________, рабочий объем двигателя ___________ см куб., государственный регистрационный знак _____________, идентификационный номер (VIN) ________, цвет_________.
Работнику выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере ___________ руб., а также возмещаются расходы:
— на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива (распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р) на основании представленных чеков АЗС и путевых листов;
— по техническому обслуживанию и текущему ремонту с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.
Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателя.
Контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства: степень его износа и срок полезного использования Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19; п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260;
интенсивность его использованияПисьмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@.
Поэтому лучше привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника какую-нибудь методику расчета компенсации.
