При работе с другими городами (да и в своем городе для ускорения процесса) удобнее пользоваться ЭДУ (электронный документооборот). Хотелось бы узнать, понять, на сколько это безопасно с юридической точки зрения? Если будут какие-то вопросы, споры или суд, защитит ли бумажка из ЭДУ? Или лучше все-таки по-старинке, обмениваться оригиналами с живыми подписями по Почте РФ?
Здравствуйте!
Все зависит от того, что написано в Ваших договорах. Если в договоре вы предусмотрели обмен документов по ЭДУ, то такие документы будут носить письменный характер и иметь юридическую силу. Судебная практика признает такие документы, если стороны согласовали условие об ЭДУ в договоре.
Как вариант можно прописать следующее условие:
В целях оперативного обмена документами Стороны договорились
о возможности использовать в качестве официальных документов, переданные посредством электронной почты сканированные образы документов, с последующей отсылкой оригиналов этих документов в течение 10 (десяти) рабочих дней.
Оригиналы документов должны быть отосланы заказной или курьерской почтой при этом ответственность за достоверность и иные возможные злоупотребления в передаваемых документах возлагается на Сторону, использовавшую данный способ передачи документов.
Владимир, день добрый!
Во первых все зависит от объемов и оборотов вашей компании.Переход на возможность применения организацией электронного документооборота был закреплен следующими нормативными документами:
— Федеральным законом от 20.02.1995 N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»;
— Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
— Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
— Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
— Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
— Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».
Кроме того, в 2009 г. по поручению Правительства РФ Минфин России и ФНС России проводили пилотный проект по обмену электронными счетами-фактурами. В 2010 г. Федеральным законом от 27.07.2010 N 229-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования» были внесены изменения в Налоговый кодекс РФ, появилась возможность составления и обмена счетами-фактурами в электронном виде. В 2011 г. Минфин России Приказом от 25.04.2011 N 50н утвердил Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи.
На текущий момент, для гарантированного использования электронных документов, Вам придется использовать ЭЦП.
Ну или вы можете использовать следующий пункт в ваших контрактах:
В целях исполнения настоящего Договора, Стороны признают, что любая корреспонденция по Договору считается полученной по дате личного вручения, дате
получения почтовой связью по соответствующей отметке о получении, дате возврата
письма, при условии его отправки по известному адресу.
Стороны предусматривают, что переписка между ними по вопросам, так или иначе касающимся настоящего договора (включая сам договор, счета, счета-фактуры, акты
выполненных работ, а также уведомления, письма, претензии), может осуществляться посредством факсимильной и электронной связи, при условии, что:
-выбранный способ связи позволяет достоверно установить, что документ исходит от
стороны по договору;
— оригинал направленного документа будет предоставлен в течение 5 (пяти)
календарных дней, с даты его направления упомянутым способом.
При этом оригинал документа должен быть направлен по почте заказным письмом с
описью вложения с уведомлением о вручении или вручен стороне договора под
роспись. Оригинал документа считается полученным стороной договора с даты,
указанной в уведомлении о вручении или отметкой о вручении.
ЭЦП у меня есть, а как же без нее через ЭДУ работать? Я не понимаю, можем ли мы с клиентом просто использовать ЭЦП? Защитит ли ЭДУ с ЭЦП в суде при наличие каких-то разногласий и споров? Или в любом случае нужно будет обмениваться оригиналами с подписями?
Если ваш документооборот построен на обмене документами с использованием ЭЦП, то в данном случае вы можете использовать ЭДУ без обмена документов на бумажном носителе.
Здравствуйте.
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ
Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью
1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Если ЭЦП квалифицированная, то работайте спокойно.
То есть все равно придется после этого посылать оригиналы заказной или курьерской почтой? Нельзя просто использовать ЭДУ и все?
Можно, если Вы заключите соглашение об ЭДУ