На время отсутствия генерального директора необходимо оформить доверенность с указанием переданных лицу полномочий. Доверенность – понятие гражданского законодательства и является в соответствии со статьей 185 ГК РФ письменным уполномочием, выдаваемым одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность выдается на срок не более трех лет, а если срок не указан, она действует в течение одного года с момента выдачи. Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время ее отменить. А лицо, которому выдана доверенность, вправе отказаться от нее в любое время (часть 1 статьи 188 ГК РФ).
В доверенности, надо отразить только те полномочия, которые директор доверяет осуществлять своему заместителю.
Кроме этого, для возможности подписывать финансовые документы обязательно наличие образца подписи лица, замещающего генерального директора, в банковской карточке. Об этом необходимо позаботиться заранее.
Исполняющий обязанности генерального директора, независимо от того, является ли он заместителем или иным сотрудником, должен подписывать документы от своего имени с указанием своей должности по штатному расписанию. Проставление в документах перед фамилией директора от руки «И.О.» и своей подписи недопустимо, поскольку должности «исполняющий обязанности» не существует. Полномочия тому или иному сотруднику делегируются официально, на основании правовых документов, поэтому подпись и расшифровка подписи должны совпадать.
Замещение должности не проходит на безвозмездной основе. Согласно статье 151 ТК РФ исполняющему обязанности временно отсутствующего сотрудника положены доплаты, размер которых устанавливается соглашением сторон трудового договора.