Использование скана печати и подписи в документах

Добрый день. Скан печати и подписи не являются электронно-цифровой подписью с точки зрения действующего законодательства. Обмен документами в Вашем случае возможен в электронном виде, что в дальнейшем Вас обязывает к отправке документов с «живыми» подписями и печатью.

Нет такой документ не является официальным документом. Согласно ФЗ Об электронной подписи:

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электроннойподписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.
3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

Вопрос по поводу юридической значимости этих печати и подписи. На каких документах ее можно ставить, и затем отправлять контрагентам, без оформления оригиналов?
Евгений

Уточните это именно электронная подпись или скан документов?

Если скан, то требуются конечно оригиналы, если электронная подпись, то смотрите условия догвоора

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью
1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

Выходит, отправка договора или акта в электронном виде с печатью и подписью все равно влечет за собой оформление оригиналов таких же договора или акта?
Евгений

Зависит от того, что у вас прописано в договоре, требуется ли предоставлять оригиналы документов или нет

Здравствуйте, Евгений!

Согласно ст.160 ГК РФ 1. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.
Двусторонние (многосторонние) сделки могут совершаться способами, установленными пунктами 2 и 3 статьи 434 настоящего Кодекса.
2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Согласно ст.434 ГК РФ 2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
3. Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 настоящего Кодекса.
То есть, в принципе, вы можете заключать договор посредством направления таких документов. Однако, нужно исключить недобросовестные действия работников. Подпись руководителя должна быть проставлена именно руководителем.

Если вы обмениваетесь подобными документами укажите обязательно об этом в договоре. Также укажите, что такие документы приравниваются к оригинальным документам.

Желаю удачи!

Евгений, добрый день.

В принципе, есть пункт 3 статьи 75 АПК РФ:

3. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Верховным Судом Российской Федерации.

Но на практике, другая сторона по делу может легко оспорить юридическую силу таких документов, а Вам будет сложно доказать, что они на самом деле были подписаны и отправлены уполномоченным лицом.

Отвечая на Ваши вопросы, договор и акт об оказании услуг я бы не рекомендовал подписывать только в электронном виде.

Что касается счета на оплату, учитывая, что это односторонний документ, если Вам по нему заплатили, я больших рисков для Вас не вижу. Но если Вы его только отправили и ждете оплату, контрагент может затягивать с ней, а потом заявить, что ничего не получил. В итоге, мы снова приходим к проблеме, обозначенной выше.

Здравствуйте, Евгений. Сами по себе сканы (по существу, копии) подписей и печатей никакого юридического значения не имеют.

Если необходимо придать электронному документу юридическую значимость, он должен быт подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП). Скан — всего лишь копия, отображение чего-либо.

С другой стороны, арбитражные суды без проблем принимают в качестве доказательств электронную переписку. Поэтому если речь не о действительности собственно подписи и печати, изготовленных в виде скана, такая переписка может быть (но не обязательно будет) принята судом в качестве доказательств с учетом требований, предъявляемых процессуальным законодательством к доказательствам.

Если же речь о юридической значимости в бухгалтерских документах подписи и печати, изготовленных путем сканирования, они не могут приниматься как подтверждающие действительность документа. Такие документы должны либо подписываться собственноручно уполномоченным лицами, либо, в случае изготовления в электронном виде, подписываться ЭЦП.

Добрый вечер Евгений! все юридически значимые документы, направленные в эл виде со сканом печати и подписи должны быть продублированы и отосланы на бумаге, иначе они будут не действительными и правовых оснований влечь не будут, а если вы хотите придать электронному документу юридическую силу, он должен быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП).