Как зафиксировать входящее заявление?

Здравствуйте! Я работаю в компании, наш юр адрес совпадает с фактическим. По этому адресу находится фитнес клуб и там заседает управляющий этим клубом. Гендир сидит в другом клубе сети. Канцелярии нет, а бухгалтерия и отдел кадров - в третьем месте находятся. Мне нужно подать заявление на запрос документов (приказ о приеме, должностные инструкции, справка о среднем заработке и проч.), принимал на работу меня гендир (его закорючка стоит), если это важно. Пыталась подать заявление по месту работы (то есть по юр адресу компании), у меня не приняли и сказали что мне самой надо бегать и все это собирать по отделу кадров и бухгалтериям. Насколько я знаю работодатель обязан мне в течении какого-то времени с момента получения заявления эти бумаги предоставить по закону. А как правильно зафиксировать момент принятия моего заявления? Может ли администратор это сделать, или обязательно высокостоящая должность должна расписаться? Хочется чтобы потом в случае чего не выбросили и не сказали, что не получали. Есть возможность заказным письмом, но хотелось бы побыстрее утрясти вопрос, если это возможно. Заранее спасибо!