Виктор, здравствуйте. Расчёт руководителя «по броням должно было быть ещё миллион» сам по себе не доказывает, что Вы получили эти деньги и похитили их. Здесь важно раздельно защищаться от обвинения в краже и фиксировать нарушения Ваших трудовых прав.
Прежде всего не подписывайте под давлением признание в хищении, расписку о долге, согласие возместить миллион или документы задним числом. Если предлагают подписать акт проверки, получите копию и укажите несогласие с выводами, если действительно не согласны. Объясняйте только известные Вам факты; предположения о движении денег за других людей делать не нужно.
Письменно попросите расчёт суммы, акт проверки и документы, на которых основано требование. По статье 247 ТК РФ работодатель должен установить размер ущерба и причины его возникновения, запросить объяснение работника и предоставить ему возможность ознакомиться с материалами проверки. Отдельно должны проверяться реальные оплаты гостей, передача наличных, доступ к сейфу, изъятия денег и изменение таблиц.
Принципиальная разница: по статье 238 ТК РФ с работника взыскивают прямой действительный ущерб, а не неполученную прибыль. Если номера фактически не продавались и денег за них никто не получал, предполагаемая выручка не становится автоматически недостачей. Если же деньги поступали и исчезли, это требует отдельной проверки. Без документов нельзя ни признать миллион доказанным ущербом, ни обещать, что проверка обязательно закончится отказом.
При несогласии добровольно возмещать сумму, превышающую средний месячный заработок, взыскание по статье 248 ТК РФ производится через суд. Само обвинение не позволяет работодателю просто забрать всю зарплату в счёт миллиона. Основания полной материальной ответственности также должны быть установлены, а не предполагаться из должности администратора.
Сохраните имеющиеся у Вас законно полученные доказательства работы: графики, переписку с руководителем, сведения о выплатах, передаче смен и наличных. Не изменяйте таблицы и не удаляйте сообщения. Попросите сохранить видеозаписи и исходные данные учёта. Персональные данные гостей и внутренние документы в открытой ветке не размещайте.
Если вызовет полиция, выясните, по какому материалу и в каком статусе Вас вызывают; обращение работодателя ещё не означает установленную вину. По подозрению в хищении лучше давать объяснения после консультации с адвокатом. Право не свидетельствовать против себя закреплено статьёй 51 Конституции РФ, но это не означает, что законный вызов можно игнорировать.
Отсутствие письменного договора не лишает Вас трудовых прав, если Вы фактически работали с ведома или по поручению работодателя либо его уполномоченного представителя — статья 67 ТК РФ. По неоформленной работе и переработкам можно обратиться в трудовую инспекцию, а при споре — в суд. Точный расчёт часов и оплаты нужно делать по доказательствам. Для требований о невыплаченной зарплате статья 392 ТК РФ устанавливает год со дня соответствующего срока выплаты; для других трудовых требований сроки могут быть короче.
Если хотите, можем продолжить здесь и составить последовательность действий и письменную позицию по недостаче, отдельно от требований по зарплате и переработкам.