Как ответить ФНС на требование о доначислении налогов за сотрудника на НПД?

Здравствуйте. Если физлицо состоит или в последние два года состояло с Вашей организацией в трудовых отношениях, его доходы от организации, в том числе по гражданско-правовому договору, не облагаются НПД (п. 1 и 8 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). В этом случае организация остаётся налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов, а налог, который физлицо уплатило само, её обязанность не погашает: по Определению СКЭС ВС РФ от 03.02.2025 № 309-ЭС24-20306 уплаченный НПД засчитывается в НДФЛ только по добровольному волеизъявлению самого физлица и не уменьшает штраф по п. 1 ст. 123 НК РФ. Поэтому, если трудовой договор с ним есть или был расторгнут менее двух лет назад, в ответе ФНС (пояснения по п. 3 ст. 88 НК РФ подаются в течение 5 рабочих дней) спорить не с чем: нужно подать уточнённые 6-НДФЛ и РСВ и приложить заявление самого работника о зачёте его НПД в счёт обязанности организации. Если же трудовых отношений не было, в пояснениях нужно сослаться на договор с конкретным результатом, акты, чеки «Мой налог», отсутствие подчинения внутреннему распорядку и графику, оплату за результат, а не за время, и наличие у исполнителя других заказчиков. Для выбора варианта уточните, есть ли с этим человеком трудовой договор (действующий или расторгнутый менее двух лет назад) и что это за требование: о пояснениях в рамках камеральной проверки или об уплате по уже вынесенному решению. Пришлите требование в личный чат, и я подготовлю текст пояснений в ФНС под Вашу ситуацию.

Татьяна, отвечать ФНС только фразой «он сам платит НПД» недостаточно. Сначала нужно установить, почему инспекция считает выплаты облагаемыми НДФЛ и страховыми взносами.

Если это Ваш действующий работник либо бывший работник, уволенный менее двух лет назад, выплаты за работы/услуги по гражданско-правовому договору не относятся к объекту НПД — пункт 8 части 2 статьи 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Доход в рамках трудовых отношений также исключён из НПД. Поэтому регистрация человека самозанятым и уплата им налога сами по себе не освобождают работодателя от его обязанностей.

Если трудовых отношений с Вами не было и человек действительно оказывает самостоятельные услуги, нужно представить предметные пояснения и документы: договор, задания, результаты работ и акты, платежи и соответствующие чеки НПД, подтверждение статуса на даты выплат. Объясните фактическую самостоятельность исполнителя: как определялся результат, кто выбирал время и способ работы, было ли подчинение Вашему графику и внутренним правилам. Один договор с названием «ГПХ» или чек не опровергает фактические трудовые отношения. Не следует придумывать обстоятельства или оформлять документы задним числом.

Структура ответа: реквизиты требования; какие выплаты и периоды оно затрагивает; основание Вашего согласия или несогласия с каждым доводом ФНС; перечень подтверждающих документов. Если нарушение действительно было, вопрос об уточнении 6-НДФЛ и РСВ решается по конкретным выплатам и расчётам, а не путём формального возражения о наличии статуса НПД.

Также нужно различать требование о пояснениях, требование об уплате и акт/решение проверки: порядок реакции и сроки у них различаются. Готовый окончательный ответ без самого документа инспекции составлять рискованно.

Уточните, какой именно документ получен и когда, по какой статье НК РФ он направлен; работал ли этот человек у Вас по трудовому договору и когда уволен? Можно приложить обезличенную копию требования. ФНС подтверждает эти ограничения в официальной базе НПД: npd.nalog.ru/faq/ . 

Здравствуйте.
Сам по себе статус НПД и то, что исполнитель самостоятельно платит налог через «Мой налог», еще не означает автоматически, что требование ФНС неправомерно. Нужно посмотреть, по какой причине инспекция считает выплаты объектом для НДФЛ и страховых взносов.
Если это действительно не работник, а самостоятельный исполнитель по гражданско-правовому договору, в ответе ФНС нужно показать отсутствие признаков трудовых отношений: исполнитель не подчиняется трудовому распорядку и графику, самостоятельно организует работу, получает оплату за конкретный результат, не занимает штатную должность, а по выплатам формирует чеки НПД.
Важно проверить и другое: если этот человек одновременно является Вашим работником либо уволился менее двух лет назад, выплаты от бывшего работодателя не могут облагаться НПД. В таком случае требование ФНС может быть обоснованным.
К ответу на требование обычно прикладывают договор, акты, чеки из «Мой налог», подтверждение статуса НПД на даты выплат и пояснения о фактическом характере отношений. Основной аргумент должен быть не «он сам заплатил налог», а отсутствие оснований для переквалификации отношений в трудовые.
Если пришлете мне в чат само требование ФНС, договор с исполнителем и несколько актов и чеков, я смогу подготовить ответ именно по доводам инспекции.

Здравствуйте, Татьяна!

Налоговые органы нередко направляют требования по результатам автоматического анализа, побуждая бизнес добровольно доплатить налоги без назначения выездной налоговой проверки.

Главный барьер закреплен в профильном законе о самозанятых: выплаты не подпадают под льготный режим, если исполнитель состоял с организацией в трудовых отношениях в течение предшествующих 2 лет. Если гражданин не работал в штате, применение режима правомерно. При этом довод о самостоятельной уплате налога инспекция с высокой вероятностью отклонит, так как обязанности по исчислению НДФЛ и уплате страховых взносов закон возлагает на компанию.

Важно разделять требование о пояснениях по статье 88 Налогового кодекса РФ и решение по проверке. Инспекция запрашивает обоснование, поэтому подавать уточненные расчеты до анализа документов нецелесообразно. В ответе недопустимо называть исполнителя сотрудником, чтобы исключить предпосылки для применения норм Трудового кодекса РФ.

Защита строится на подтверждении гражданско-правового характера отношений. Требуются договор с фиксацией конкретного результата, акты сдачи-приемки, чеки, а также отсутствие рабочего места, графика работы и подчинения трудовому распорядку.

Я готов оценить риски и разработать обоснованный ответ. Для анализа ситуации уточните:
1) Состоял ли исполнитель в штате компании в течение последних 2 лет?
2) Какая статья закона указана в шапке требования?
3) Подчиняется ли исполнитель трудовому распорядку и предусмотрена ли фиксированная оплата независимо от объема услуг?
После Ваших ответов или направления файлов в чат я в течение 1 рабочего дня подготовлю проект мотивированных пояснений в инспекцию.