Нужно ли будет в данном случае уплачивать НДФЛ и страховые взносы с данных оплат?

Здравствуйте. Организация может самостоятельно приобрести лектору билеты и оплатить гостиницу, но по НДФЛ безопаснее исходить из наличия налогового риска, а по страховым взносам такие расходы прямо освобождены при надлежащем оформлении. Для обычного физлица, не являющегося ИП или плательщиком НПД, подп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ прямо исключает из базы по страховым взносам как возмещение документально подтвержденных расходов, связанных с исполнением договора ГПХ, так и непосредственную оплату таких расходов заказчиком. Минфин в письме от 31.01.2025 № 03-04-06/8582 рассмотрел практически идентичную ситуацию с лекторами и демонстрационными семинарами и подтвердил, что расходы на их проезд и проживание страховыми взносами не облагаются.

С НДФЛ специального безусловного освобождения для таких расходов нет. По подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ оплата организацией товаров или услуг за физлицо признается его доходом в натуральной форме, когда она произведена в интересах этого физлица. В том же письме от 31.01.2025 № 03-04-06/8582 Минфин указал, что оплата не в интересах физлица дохода не образует, однако применительно к билетам и гостинице лектора прямо не признал такие расходы необлагаемыми НДФЛ. Более ранняя позиция Минфина и ФНС была строже и сводилась к обложению НДФЛ стоимости проезда и проживания исполнителей по ГПХ. Поэтому утверждать, что при прямой оплате билетов и гостиницы НДФЛ точно отсутствует, оснований нет.

В вашей ситуации я бы изменил договор до оплаты расходов. Нужно отдельно предусмотреть, что место и даты оказания услуг определяются ООО, участие лектора в конкретной конференции или выставке необходимо для исполнения договора, а ООО самостоятельно оплачивает перевозчику и гостинице расходы на проезд к месту оказания услуг и обратно и проживание за период мероприятия. Эти суммы не являются вознаграждением исполнителя. Дополнительно необходимо сохранять программу конференции, приглашение или заявку на участие, билеты, документы гостиницы и документы, подтверждающие выступление лектора. Это существенно усиливает позицию, что расходы понесены прежде всего в интересах ООО, а не предоставлены физлицу как дополнительное благо.

Итого. Страховые взносы с документально подтвержденных билетов и гостиницы начислять не требуется. По НДФЛ позиция без налога возможна, если расходы объективно осуществлены исключительно в интересах ООО, но она не является безрисковой. Если задача состоит в максимально консервативном налоговом учете, стоимость проезда и проживания следует включать в доход лектора для целей НДФЛ.

Добрый день!

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные как в денежной, так и в натуральной форме. В силу пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам в натуральной форме относится оплата за налогоплательщика организациями товаров (работ, услуг) в его интересах.

Минфин России в ряде писем (например, от 26.07.2021 № 03-04-05/59664, от 22.09.2021 № 03-04-06/76866) указывает, что оплата организацией проезда и проживания исполнителя по договору ГПХ признается доходом этого лица в натуральной форме, так как данные расходы связаны с выполнением им услуг и осуществляются в его интересах. В этом случае организация как налоговый агент обязана исчислить, удержать и перечислить НДФЛ. Существует и иная позиция, поддерживаемая ФНС России и частью судебной практики (например, постановления ФАС Московского округа от 26.03.2013 № Ф05-1962/13, от 09.03.2007 № КА-А40/1026-07). Суть ее заключается в том, что если поездка исполнителя обусловлена исключительно интересами заказчика (например, для участия в выставке, проводимой заказчиком), то экономическая выгода у исполнителя не возникает. Следовательно, такие суммы не являются доходом, облагаемым НДФЛ. Чтобы минимизировать риски, в договоре ГПХ следует четко прописать, что поездка исполнителя осуществляется исключительно в интересах заказчика для выполнения конкретного задания. Однако, учитывая противоречивость практики, организация должна быть готова отстаивать свою позицию в суде, если решит не удерживать НДФЛ.

В отношении страховых взносов ситуация более определенная. Согласно пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ, не подлежат обложению страховыми взносами суммы, выплачиваемые плательщиком на возмещение фактически произведенных и документально подтвержденных расходов физического лица, связанных с выполнением работ, оказанием услуг по договорам ГПХ, а также оплата плательщиком таких расходов. Таким образом, расходы организации на оплату проезда и проживания исполнителя по договору ГПХ не облагаются страховыми взносами, при условии наличия документального подтверждения (билеты, счета из гостиниц, отчеты исполнителя).

Для учета расходов в целях налогообложения прибыли (ст. 252 НК РФ) затраты должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Если обязанность по оплате проезда и проживания исполнителя прямо предусмотрена договором ГПХ, такие расходы могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), как затраты, произведенные в интересах организации для получения дохода.

Если консультация была полезна, буду признателен за оценку «+» и, при желании, благодарность через кнопку в моём профиле. Для расширенной консультации и подготовки документов напишите мне в личный чат.