Как ИП оформить водителя в штат?

Добрый день. Водителя к ИП нужно оформлять по трудовому договору. В договоре укажите должность водителя, место работы, трудовую функцию, режим работы, зарплату, условия труда и другие обязательные условия. Приём оформляется именно трудовым договором, отдельный приказ о приёме сейчас не обязателен, его работодатель вправе издать по своему усмотрению. Это следует из ст. 68 ТК РФ.

До допуска к рейсам нужно проверить водительское удостоверение нужной категории, организовать обязательный медосмотр при поступлении на работу, инструктажи по охране труда и дальнейшие обязательные медосмотры водителя. После оформления приёма необходимо передать в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1. При приёме сведения подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Актуальный порядок СФР размещён здесь. Для перевозок также потребуется правильно организовать путевые листы и предрейсовые медосмотры. Требования к путевым листам Минтранс разъясняет здесь.

Если хотите, можете написать мне в личный чат кнопка «Общаться в чате» я подготовлю договор под вашу схему.

Добрый день. Как юрист, я дам вам пошаговый алгоритм оформления водителя в штат для ИП. Процесс включает несколько обязательных этапов: от сбора документов до подачи отчетности.

 Этап 1. Запрос документов у водителя
Перед заключением договора вы обязаны запросить у будущего сотрудника определенный пакет документов. Их перечень установлен статьей 65 Трудового кодекса РФ и включает:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Трудовую книжку (если она велась ранее в бумажном виде). Если сотрудник устраивается впервые, ее оформляете вы. Для впервые устраивающихся с 2020 года бумажные книжки не заводятся, сведения ведутся в электронном виде.
СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования). Если его нет, вы оформляете его вместе с сотрудником.
Документы воинского учета (военный билет или приписное свидетельство).
Водительское удостоверение — обязательно для водителя для подтверждения права управления транспортным средством.
Документ об образовании или квалификации, если наличие такового требуется для занимаемой должности.
 Этап 2. Заключение трудового договора
Трудовой договор — это главный документ, регулирующий ваши отношения. Заключается он в письменной форме в двух экземплярах, один из которых остается у водителя.

Обязательные условия трудового договора (ст. 57 ТК РФ):

Место работы — фактический адрес, где водитель выполняет свои обязанности. Для водителей, работа которых носит разъездной характер, указывается организация-работодатель. Важно: указывать марку и госномер автомобиля в договоре не рекомендуется, так как это создаст проблему при замене машины.
Трудовая функция — работа по должности «водитель». Рекомендуется разработать и приложить к договору должностную инструкцию, чтобы детально описать все обязанности.
Характер работы — для водителей грузового транспорта это часто разъездной характер работы (если он может ежедневно возвращаться домой) или работа в пути (для дальнобойщиков и междугородних рейсов). Это условие вносится в договор обязательно.
Условия оплаты труда — размер оклада, система премирования (если есть), даты выплаты зарплаты (не реже чем каждые полмесяца).
Режим рабочего времени и времени отдыха — необходимо соблюдать нормы, установленные для водителей (ст. 329 ТК РФ). Водители не могут работать по совместительству, если это связано с управлением транспортными средствами по основному месту работы.
Обязательные медосмотры — это обязательное условие для водителей (ст. 328 ТК РФ). В договоре нужно указать, что водитель обязан проходить предварительные (при приеме), периодические (в течение работы) и предрейсовые медосмотры. Организовать эти осмотры должен работодатель за свой счет.
Этап 3. Оформление приказа о приеме на работу
После подписания трудового договора вы можете издать приказ о приеме на работу (форма № Т-1). Этот документ обязателен для оформления сотрудника, если это предусмотрено вашими внутренними документами. Приказ издается на основании подписанного трудового договора.

 Этап 4. Отчетность в Социальный фонд России (СФР)
В день приема на работу или на следующий рабочий день вы обязаны подать в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (ранее форма СЗВ-ТД). Это отчет по персонифицированному учету, который подтверждает, что сотрудник принят на работу.

 Альтернативный вариант: договор ГПХ
Иногда предприниматели рассматривают договор гражданско-правового характера (ГПХ). Это возможно, но крайне рискованно. Если инспекция труда или налоговая обнаружит признаки трудовых отношений (постоянная работа, подчинение графику, использование вашего автомобиля), такой договор могут переквалифицировать в трудовой. Последствия — штрафы и доначисление взносов. Для грузоперевозок физическое лицо без статуса ИП по ГПХ — самый рискованный вариант.

 Упрощенная система для микропредприятий
Если ваш ИП является микропредприятием (доход до 120 млн рублей в год и до 15 сотрудников), вы можете вести кадровый учет по упрощенной форме. Но это не отменяет перечисленные выше обязательные шаги по оформлению работника.
Если ответ вам помог поставьте + под этим кометарием

Здравствуйте. 

Оформить водителя можно по трудовому договору (безопаснее) или по ГПХ (только если водитель — ИП).

Для трудового: паспорт, СНИЛС, права, заявление, приказ, уведомление в СФР.

Важно: самозанятого (физлицо без ИП) для грузоперевозок нанимать нельзя.

Здравствуйте, Альбина!

Коллеги верно обозначили базовые шаги оформления, однако не раскрыли обязательные отраслевые требования к найму водителей грузового транспорта, несоблюдение которых создает риск предписаний и штрафов от трудовой инспекции по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

До подписания трудового договора стандартного пакета документов недостаточно. Водитель грузового автомобиля допускается к рейсам только после прохождения за счет работодателя обязательного психиатрического освидетельствования и предварительного медицинского осмотра по статье 220 ТК РФ. Без положительного медицинского заключения допуск к работе запрещен. Если кандидат устраивается на работу впервые, бумажная трудовая книжка не оформляется вовсе, учет ведется строго в электронном виде.

В трудовом договоре обязательно зафиксируйте разъездной характер работы по статье 57 ТК РФ, порядок возмещения расходов в служебных поездках по статье 168.1 ТК РФ и нормативы режима труда и отдыха по статье 329 ТК РФ. Не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора или издания приказа, необходимо направить в Социальный фонд России подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Подача этого отчета автоматически запустит процедуру регистрации Вас как работодателя в СФР по страхованию от травматизма.

Я готов подготовить трудовой договор под Вашу модель перевозок и составить комплект кадровых документов. Для предметной работы уточните:

1) Является ли водитель Вашим первым наемным работником в статусе ИП?
2) На каком виде грузового транспорта планируются перевозки и относятся ли перевозимые грузы к категории опасных?
3) Предполагаются ли рейсы в пределах одного региона или запланированы междугородние маршруты?

Как только Вы ответите на эти вопросы или пришлёте материалы в чат, я в течение 2–3 рабочих дней после их получения подготовлю для Вас проект трудового договора с защитными условиями и пошаговый кадровый чек-лист.