Я составила, проверьте пожалуйста не подставляю ли я в ней себя?

Здравствуйте!

Да, конечно. В вашей ситуации текст объяснительной лучше проверить до передачи работодателю, поскольку из описания видно, что вопрос уже вышел за рамки обычного трудового нарушения: служба безопасности отдельно заинтересовалась документами, а формулировка про «подделку документов» потенциально может иметь не только дисциплинарные последствия.

Особенно важно не писать в объяснительной лишнего и не использовать юридически опасные формулировки вроде «подделывала», «фальсифицировала», «обманывала клиента», «для получения прибыли устанавливали одно, а в документах указывали другое», если вы лично не принимали решения о такой схеме и не имели соответствующих полномочий. Статья 327 УК РФ предусматривает ответственность, в частности, за подделку официального документа в целях его использования, а использование заведомо подложного документа также отдельно предусмотрено законом.

При этом сам факт того, что вы перенесли стоимость неподошедших запчастей на другие наряды той же организации, не означает автоматически наличие хищения или причинение ущерба, особенно если общая стоимость работ для государственного заказчика не увеличилась. Но здесь критически важны конкретные документы, условия государственного контракта, порядок оформления нарядов и то, что именно было указано в документах и кто принимал решение об указании этих сведений.

С точки зрения трудового права работодатель действительно вправе затребовать объяснение перед применением дисциплинарного взыскания; при этом должны учитываться тяжесть проступка и обстоятельства его совершения.

Пришлите мне вашу составленную объяснительную полностью, желательно именно в том виде, в котором собираетесь её отдавать работодателю. Я разберу её буквально по предложениям и отмечу, какие формулировки вас могут подставить, какие лучше убрать или заменить, где необходимо разграничить ваши личные действия и действия компании/руководства, а также что имеет смысл добавить в вашу защиту.

В вашем случае я бы пока не передавал работодателю окончательный вариант, пока мы не посмотрим текст. Особенно нужно внимательно проверить фрагмент про оформление документов и установку аналогичных запчастей — именно там сейчас находится наиболее потенциально опасная часть ситуации.

С наилучшими пожеланиями, Хабас Феликсович.

В текущем виде объяснительная напрямую подставляет вас под увольнение «по статье» (утрата доверия / грубое нарушение) и уголовную ответственность (ст. 159, 160 УК РФ).

Главные ошибки в вашем тексте
«В связи с этим я отразила данные позиции в заказ-наряды по другим автомобилям...»

В чем опасность: Вы собственноручно признаетесь в служебном подлоге и внесении заведомо ложных сведений в официальные учетные и расчетные документы госклиента.
«По учетным данным указанные позиции были выданы… Фактически они не устанавливались, а находятся у меня...»

В чем опасность: Это прямое письменное признание в присвоении вверенного имущества (ст. 160 УК РФ). По учету деталь ушла и списана, на машине ее нет, а лежит она у вас в шкафчике или дома. Служба безопасности зафиксирует это как хищение / растрату.
«Устное поручение от согласующего представителя Андрея… заказ производился без заказ-нарядов...»

В чем опасность: Вы признаете грубое нарушение внутреннего регламента работы с коммерческими/государственными заявками (заказ деталей «на словах» без открытого заказ-наряда).
Как переписать объяснительную безопасно
Цель объяснительной:

Исключить признание в умышленной фальсификации и сокрытии деталей «у себя».
Показать, что запчасти заказывались в рамках непрерывного обслуживания автопарка конкретного контрагента.
Отразить, что детали фактически находятся на рабочем посту / складе ожидания и подлежат штатному оприходованию / рекламации, а не «присвоены».
Рекомендуемый безопасный вариант
Генеральному директору [Название компании]

от [Ваша должность] [ФИО]

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

По факту оформления предварительного заказа и распределения номенклатуры запасных частей по автомобилям контрагента [Название компании-клиента] сообщаю следующее:

13.07.2024 в рамках оперативного взаимодействия по обслуживанию автопарка [Название компании-клиента] от уполномоченного представителя заказчика поступила предварительная заявка на подготовку запасных частей (элементы выхлопной системы и рулевого управления) в связи с планируемым заездом транспортных средств на ремонт.

В целях сокращения сроков простоя техники контрагента и заблаговременного обеспечения поставок мною был сформирован предварительный заказ через отдел запчастей.

После фактической поставки и входного контроля инженером [ФИО] было установлено, что часть позиций на сумму 5 000 руб. имеет конструктивные расхождения и не подлежит установке на прибывшие автомобили. В связи с регламентом работы поставщика по невозвратным позициям и комплексным договором обслуживания автопарка данного контрагента, данные позиции были предварительно разнесены в рамках открытых нарядов по машинам того же заказчика (Nissan Teana, Volkswagen Transporter, Kia Sorento) без превышения утвержденных лимитов финансирования и без изменения итоговой стоимости обслуживания.

Указанные запасные части физически сохранены, находятся в служебной зоне сервиса в статусе технологического резерва для последующего использования при ремонте парка заказчика либо оформления соответствующей внутрискладской рекламации.

Каких-либо действий, направленных на причинение финансового ущерба предприятию либо получение личной выгоды, не совершалось. Ситуация обусловлена исключительно производственной необходимостью оперативного обеспечения ремонтного процесса.

Приложения:

Копия служебной переписки по заказу запасных частей от 13.07.2024.
Заключение/переписка с инженером [ФИО] о несоответствии параметров деталей.
[Дата]

[Подпись] / [Расшифровка подписи]
Перед сдачей обязательно убедитесь, что неподошедшие запчасти физически лежат на складе/в рабочей зоне сервиса, а не в ваших личных вещах, чтобы при проверке СБ не составила акт об обнаружении неучтенных ТМЦ.Рад был помочь разобраться в вопросе, я вас очень прошу оставите свой положительный отзыв.