Здравствуйте!
В описанной ситуации есть несколько рисков, поскольку фактически ИП пользуется складом, но стороной договора аренды не является и арендные платежи вносит за другое лицо. Для целей гражданского и налогового учета важно, чтобы документально подтверждались именно право пользования помещением и экономическая обоснованность расходов.
Если ИП просто оплачивает аренду за арендатора по его договору с собственником, без оформления отношений между сторонами, налоговая может поставить под сомнение возможность учета таких расходов при УСН «Доходы минус расходы». Формально ИП не несет расходы по своему обязательству, поскольку у него нет договора аренды или иного основания для пользования складом. Кроме того, возможны вопросы о безвозмездном пользовании помещением или о наличии неоформленной субаренды.
Оптимальным вариантом является оформление трехстороннего соглашения между собственником (арендодателем), первоначальным арендатором и ИП. В таком соглашении необходимо прямо указать, что ИП фактически пользуется частью или всем помещением, определяются размер платы, порядок расчетов и права и обязанности сторон. При этом важно определить, кем является ИП в этих отношениях.
Если собственник согласен передать помещение непосредственно ИП, наиболее безопасный вариант — заключить новый договор аренды между собственником и ИП (при необходимости с расторжением или изменением первоначального договора). Тогда ИП будет иметь прямое обязательство перед арендодателем, а арендные платежи будут подтверждаться договором аренды, актами приема-передачи помещения и платежными документами.
Если же сохраняется первоначальный договор аренды, а ИП фактически занимает помещение, то правильнее оформить договор субаренды между первоначальным арендатором и ИП с письменным согласием собственника (если оно требуется по условиям договора или закону). В этом случае плательщиком арендной платы будет ИП перед арендатором, а арендатор, в свою очередь, остается обязанным перед собственником.
Что касается трехстороннего соглашения: само по себе оно может создать обязательства ИП перед первоначальным арендатором, если в нем будет предусмотрено, что ИП компенсирует арендатору стоимость пользования помещением или принимает на себя оплату аренды. То есть нужно четко прописать, кто является получателем платежа и за что именно производится оплата. Иначе может возникнуть ситуация, когда ИП фактически оплачивает чужой долг, но не имеет понятного основания для включения расходов в налоговую базу.
Для ИП на УСН «Доходы минус расходы» арендные платежи могут учитываться при соблюдении требований статьи 346.16 НК РФ (расходы на аренду относятся к учитываемым расходам) и статьи 252 НК РФ (расходы должны быть обоснованными, документально подтвержденными и связанными с предпринимательской деятельностью). В качестве подтверждающих документов обычно необходимы: договор аренды либо субаренды (или трехстороннее соглашение с четко определенным правом пользования), акт приема-передачи помещения, платежные документы, а также документы, подтверждающие использование склада в деятельности ИП.
Если ИП будет платить непосредственно собственнику за арендатора, желательно дополнительно оформить соглашение о переводе долга либо соглашение о возложении исполнения обязательства на третье лицо по правилам статьи 313 ГК РФ. Однако такой документ сам по себе не заменяет договорного основания для пользования помещением и не всегда будет достаточным для налогового учета расходов.
Таким образом, наиболее защищенная конструкция для ИП — это либо прямой договор аренды с собственником, либо договор субаренды с согласованием собственника. Трехстороннее соглашение возможно использовать, но в нем обязательно нужно закрепить право ИП пользоваться складом, размер платы, порядок расчетов и обязанность предоставить документы для подтверждения расходов.
С наилучшими пожеланиями, Хабас Феликсович.
