Здравствуйте.
Оформить удостоверение ветерана боевых действий (а справка выдаётся именно на его основании) сотрудник ВГА может через порядок, установленный Постановлением Правительства РФ № 1242 от 01.08.2023 - оно распространяется на лиц, состоявших в правоотношениях с организациями, содействующими выполнению задач ВС РФ в зоне СВО. ВГА Херсонской области под эту категорию подпадает.
Здесь важный момент: заявление и документы принимает не Минобороны напрямую, а сама организация (в вашем случае - администрация района или ВГА региона), которая обязана в течение 5 дней передать пакет в комиссию Минобороны. То есть первый шаг - не в военкомат, а к кадровику по месту работы.
У вас ещё есть предыдущий опыт участия в боевых действиях (ЧР) - это отдельная история. Если по нему статус ВБД уже присваивался ранее, это не конвертируется автоматически в справку по СВО - периоды учитываются раздельно, и по каждому нужно отдельное подтверждение (либо один документ должен включать оба периода, если комиссия так решит оформить). Здесь важно правильно составить заявление, чтобы не пришлось проходить процедуру дважды из-за формальной ошибки.
Дальше есть нюансы со сроками командировки (не менее 6 месяцев, либо уважительные причины досрочного возврата), с перечнем подтверждающих документов именно для гражданского персонала ВГА - и вот тут обычно и возникают отказы или затягивание процесса.