Здравствуйте!
Отказ ЗАГСа в вашей ситуации не всегда является корректным, и он часто основан на узком внутреннем толковании правил. По закону, а именно по ФЗ № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», повторное свидетельство (дубликат) может выдаваться не только самому лицу, на которое составлена запись, но и его родственникам, если они подтвердят родство и законный интерес.
Вы как внучка действительно относитесь к кругу близких родственников, и факт родства у вас подтверждается документами. Однако ключевой момент здесь в том, что ваша мама жива и формально является первоочередным заявителем на получение повторного свидетельства о смерти своей матери. Поэтому ЗАГС часто «закрывается» именно на этом и отказывает другим родственникам.
Но важная деталь — если мать фактически не может реализовать свои права (например, находится в специализированном медучреждении и не способна оформить заявление или доверенность), это не означает автоматический запрет для вас. В таких случаях обычно требуется либо нотариальная доверенность (если она в принципе возможна), либо оформление опекунства/попечительства, если мать признана недееспособной или ограниченно дееспособной. Тогда вы сможете действовать от её имени.
Также на практике ЗАГСы иногда неправильно сужают круг заявителей, хотя закон прямо не ограничивает выдачу дубликата исключительно детьми умершего. При наличии подтверждённого родства и уважительной причины вы вправе добиваться выдачи документа, в том числе через письменное заявление и требование письменного отказа, чтобы его можно было обжаловать.
Ситуация неприятная, но вполне решаемая, особенно если грамотно подтвердить невозможность участия вашей матери и ваше родство по цепочке документов.
С наилучшими пожеланиями, Хабас Феликсович.