Можно ли как то грамотно отписаться и не предоставлять подтверждающую документацию?

Ольга, добрый день.

Правильнее было бы конечно же ознакомиться с требованием.

Полагаю вопрос у ФНС возник в связи с выдачей денежных средств подотчет на хоз. нужды сотруднику возможно генеральному директору?

И ФНС инициировало проверку с целью обложить указанные выплаты НДФЛ и страховыми взносами.

---

У Вас производилась оплаты с бизнес карты или осуществлялись перечисления?

Уточните пожалуйста  назначение платежа если осуществлялись переводы?

Эти ответы важны для того чтобы разобраться в обстоятельствах детально, в настоящее время для полноценного ответа информации не достаточно.

---

Если глобально, то налоговый орган прав, риск признания указанных выплат в подотчет выплатами зп с целью обложения НДФЛ и СВ очень высок.

Что касаемо реального положения дел относительно хоз. нужд:

Согласно Указаниею Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»:

Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. 
Отсутствие авансового отчета и подтверждающих документов рассматривается как доход подотчетного лица.

Приведу пример одного из громких дел по схожим обстоятельствам, которое стало даже предметом рассмотрения в высшей инстанции Верховного суда РФ в 2020 году:

Решение Арбитражного суда Курской области по делу А35-12731/2017:

Таким образом, при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных руководителем ООО «Альфа-Строй» Гаспаряном В.Г., а также доказательств, подтверждающих оприходование обществом товарно-материальных ценностей в установленном порядке, согласно статье 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом руководителя (подотчетного лица) Гаспаряна В.Г. и подлежат включению в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц.

Указанная правовая позиция подтверждается постановлениями Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 по делу № А53-8405/2011, от 05.03.2013 № 13510/12 по делу №А53-270/11. 

И судебная практика складывается именно подобным образом.

Только в случае если сотрудником осуществлен возврат подотчетных ДС, то НДФЛ не возникает — это следует из разъяснений ФНС России — письмо от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@

Здравствуйте Ольга.

Налоговый орган может прислать уведомление с требованием предоставить подтверждающие документы на основании налогового законодательства, регулирующих применение упрощенной системы налогообложения (УСН), и норм, касающихся налогообложения и учета денежных средств.

Основные нормы НК РФ, которыми можно обосновать такое требование:

Статья 346.12 НК РФ — устанавливает порядок применения УСН, в том числе обязанности налогоплательщика по уплате налогов и ведению налогового учета.
Статья 88 НК РФ — регламентирует процедуры требования документов и информации налоговыми органами в ходе налогового контроля и проверок.
Статья 93 НК РФ — об обязанности налогоплательщика предоставлять документы и пояснения по требованию налогового органа.

В данном случае, что бы Вам помочь, нужно понимать, чем обусловлено это уведомление — камеральная проверка, предпроверочный анализ и т.д., поскольку в зависимости от этапа или процедуры зависит конкретный алгоритм защиты. Так если это требование в порядке ст. 88 НК РФ, достаточно просто пояснений. Если это требование по ст. 93 НК РФ — документы Вы представить обязаны. Ну и много других нюансов нужно знать. Например когда была представлена декларация по УСН, а также расчеты по страховым взносам за 2024 год, поскольку, как резонно отмечает мой коллега, возможно, налоговый орган подозревает скрытые выплаты заработной платы. 

Здравствуйте.

По общему правилу, требование налогового органа о предоставлении документов, подтверждающих расходы, в рамках камеральной проверки декларации по УСН «Доходы» является неправомерным. Однако полностью игнорировать такое требование рискованно.

Ваша позиция основывается на пункте 7 статьи 88 Налогового кодекса РФ. Согласно этой норме, при проведении камеральной проверки налоговая инспекция вправе истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения и документы только в строго определенных случаях, а именно если:

выявлены ошибки или противоречия в представленной декларации;
налогоплательщик использует налоговые льготы;
заявлена сумма налога к возмещению из бюджета.

Поскольку при применении объекта налогообложения «Доходы» расходы не влияют на расчет налога, а льготы и возмещения, как правило, отсутствуют, законных оснований для запроса первички по расходам у инспекции нет.

НО! Важно понимать, что стоит за этим требованием. Зачастую такой запрос — это не формальность, а признак того, что инспекция проверяет определенные гипотезы, например:

Переквалификация подотчетных сумм в доход физического лица. Если денежные средства выдавались сотрудникам (например, директору), но по ним нет авансовых отчетов, подтверждающих целевое расходование, налоговая может счесть эти суммы доходом физлица. Последствия — доначисление НДФЛ и страховых взносов.
Выявление схем «дробления бизнеса». Анализируя ваши расходы, инспекция может пытаться найти связи с другими взаимозависимыми компаниями для доказывания схемы ухода от налогов.

При этом аргумент, что вы не обязаны иметь эти документы, юридически несостоятелен. В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», все организации обязаны вести бухучет и хранить первичные учетные документы, независимо от применяемой системы налогообложения.

Судебная практика

Позиция о неправомерности истребования документов о расходах у «упрощенцев» на объекте «Доходы» является устоявшейся и поддерживается судами. Ключевым актом по этому вопросу является:

Постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 11.11.2008 N 7307/08, в котором суд прямо указал, что истребование документов, не связанных с исчислением налога, является незаконным.

Нижестоящие суды последовательно придерживаются этой позиции.

Рекомендуемый алгоритм действий

Не игнорируйте требование. Полное игнорирование может повлечь штраф по п. 1 ст. 126 НК РФ (200 рублей за каждый документ) и спровоцировать более пристальное внимание к вашей компании, вплоть до выездной проверки.
Подготовьте мотивированный письменный ответ. В нем вежливо, но твердо откажите в предоставлении документов.
В ответе сошлитесь на пункт 7 статьи 88 НК РФ и укажите, что применяемая вами система налогообложения (УСН «Доходы») не предполагает учета расходов при исчислении налога, а в представленной декларации отсутствуют ошибки и противоречия.
Завершите письмо фразой: «Просим уточнить, какие именно ошибки, противоречия или несоответствия сведений были выявлены в представленной нами налоговой декларации, послужившие основанием для истребования документов, не относящихся к расчету налоговой базы по УСН «Доходы»».
Направьте ответ в налоговую инспекцию по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Таким образом, правильная стратегия — это не игнорирование, а направление грамотного письменного ответа, который продемонстрирует вашу юридическую позицию и заставит инспекцию действовать строго в рамках закона.