Учредители ООО хотят оформить топливные карты и транспондеры (для оперативного проезда по платным дорогам)

Как можно решить этот вопрос не загружая бухгалтерию?

 Здравствуйте.

Если речь идет о том, что учредители, которые не являются сотрудниками ООО и они используют автотранспорт организации, то получается, что они должны как-то урегулировать отношения — аключением договора аренды или каким-то иным образом.

Если же они являются сотрудниками, то обязанности по оформлению путевых листов нет. Путевой лист — это один из первичных документов, подтверждающих производственную направленность затрат в налоговом учете (зарплату водителя и стоимость ГСМ) на основании пробега авто и расхода топлива. Его обязаны оформлять те организации, которые перевозят пассажиров и грузы ( п. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ).

Для подтверждения налоговых расходов на арендованный автомобиль, используемый для служебных поездок, можете воспользоваться и другими документами, закрепив порядок их оформления в учетной политике. Это вытекает из Письма УФНС от 09.07.2019 N 16-15/116577@, а также Минтранса от 14.05.2019 N ДЗ/10239-ис и Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354. Например, это может быть маршрутный лист или отчет из системы спутниковой навигации, если таковая имеется.

Отметки о прохождении сотрудниками медосмотра и о проведении техконтроля арендованного легкового автомобиля, который используется для служебных поездок, проставлять в документе не обязательно.

Если Вам потребуется дополнительная консультация по этому вопросу и/или составление документов, либо возникнут иные правовые вопросы, Вы можете обратиться ко мне в чат за персональной консультацией.